集中统一、分级负责管理人事档案既是人事档案的管理原则，也是人事档案的管理体制。
“集中统一”是指人事档案必须集中由组织、人事、劳动部门统一管理，具体业务工作由直属的人事档案部门负责，其他任何部门或个人不得私自保存人事档案，严禁任何个人保存他人的人事档案材料，违反者要受到追究。
《干部档案工作条例》指出：干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。《干部档案工作条例》第30条还明确规定：严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的，要依法处理。这就明确规定了公共部门人事档案材料的所有权属于国家，并由国家授权由组织、人事、劳动部门统一管理。这一管理原则，便于加强对人事档案工作的领导，促进这些单位的领导人把人事档案工作纳入议事日程。
“分级管理”是指全国人事档案工作，由各级组织人事部门根据其管理权限负责某一级人员的人事档案材料，并对人事档案工作进行指导、检查与监督。一般来讲，工人档案由所在单位的劳动（人力资源）部门管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，干部档案是按干部管理权限由各级组织、人事部门分级管理，即管哪级干部，就管哪一级干部档案，使人员管理与档案管理的范围一致。这种管人与管档案相统一的管理体制，使人事档案工作与人事工作的关系非常密切，有利于各级组织、人事部门对人事工作的领导，也可以为人事档案的管理与利用提供组织保障。
在市场经济条件下，应注意级别不要分得太细。一旦级别分级过细，过分强调管人与管档完全一致，势必导致分散多头管理、管档单位与兼职人员过多等问题，因而实行适度分级即可。由于党政机构与企事业单位及其他机构的工作性质、职能任务不同，其人事档案的管理级别应区别对待。首先，党政机构人事档案管理应适度分级。由于我国传统上把人才人为地分成中央、部委、市属、部门和民营等几大块管理，所以我国人事档案所在机构和人事档案形成者历来存在级别之差，且分得过细。从人事档案所在行政机构的级别上说，有中央级、省级、市级、县级、乡镇级等；从党政机构人事档案形成者的行政级别来说，有一般科员级、副科级、正科级、副处级、正处级、副厅级、正厅级、副省级、正省级、副部级、正部级等。由于各级别的人事档案形成者所处的地位与身份不同，从事的工作性质不同，对国家所作贡献有大小之分，其档案的保存价值、保密范围也必然存在一定差异，因此，过去人事档案管理所分的级别很细，不同级别由不同机构保存，这对于重要人物档案的保管和保密具有有利的一面，但分得过细，则不便保管和利用。特别是社会主义市场经济条件下，民主化程度提高、透明度增强、各类人员级别变化较大，各类人员工作单位和工作性质不像计划经济时期那样稳定，而是具有较大的灵活性，可以进行合理流动和自由择业，政府机构人员也面临着分流、下岗的问题，现有近一半的机关干部将被精简，被精简下来的机关干部将向企业集团、监督机构、中介组织、个体企业等领域分流，一些国家公务员可能转化为企业干部或职工，一些普通干部也有可能被提拔为官员。因此，人事档案管理的级别不宜像过去那样实行过细过严的等级体制，而采取适度分级较为合理。如省级党政机构的人事档案分为两个级别即可，副厅级以上官员的人事档案由省委组织部档案机构管理，副厅级以下官员及国家公务员由人事档案部门管理。市县级党政机构更不宜分级过细。
其次，企事业单位人事档案管理可以不分级。对于企业事业单位的人事档案来说，可以不分级别，由各单位人事档案部门、人力资源部或综合性档案机构集中统一管理。因为这类机构的人员中从事党政领导工作的人数较少，大多从事科研、教学、生产、开发等工作，了解、使用这类人员主要看业绩和贡献，各种级别的人事档案内容大体相同，其保密程度不存在大的差别，不需要像党政机关分级别分别保管，完全可以由所在单位人事部门或综合性档案机构统一管理，这样可以防止一个单位的人事档案分散在几个部门保管或一个人的档案分别由不同部门保管。同时，此类机构的“干部本位”观念将逐渐淡薄，如国有企业同行政级别逐渐脱钩，企业、厂长经理实行自我推荐民主选举，企业干部处于动态之中，企业干部级别变动频繁，企业干部级别不像党政机构官员和国家公务员相对稳定，企业干部级别有时很难确定，所以企业的人事档案没有必要实行严格的等级管理。高校的校长、书记及有关领导也大多是专业人才、专家，校长一职并不是终身制，不当校长后仍从事自己的专业教学与科研活动。至于普通教师虽然有讲师、副教授、教授等各种等级，但每个人处于变化之中，现在是讲师，一段时间后可能是副教授、教授，而且这些职称在聘任制下也不是终身制，因此，更没有必要分级别管理其人事档案。
维护人事档案真实、完整与安全，既是人事档案管理中需坚持的基本原则之一，又是对人事档案管理工作最基本的要求。
所谓“真实”，是指人事档案管理中不允许不实和虚假人事材料转入人事档案。应注意鉴别挑选真实内容的人事档案材料，这是能否发挥人事档案作用的前提，假如人事档案材料不真实，是不能用来作为凭证的；否则，会给工作和有关人员带来损失。人事档案材料形成于不同的历史时期，它的产生与一定的历史条件相联系，不可避免地带有时代色彩。特别是在历次政治运动中形成的人事档案材料，确实具有某些局限性，有些内容现在看来是不妥甚至是错误的。为了确保人事档案的真实性，从1980年以来，根据中央组织部的有关规定，在全国范围内，对每个干部的档案进行了认真的复查、鉴别和审核，将那些在历史上形成的已经失实的干部档案材料和丧失利用价值的干部档案材料，经过清理鉴别，及时剔除出去了。
例如，在“文化大革命”运动中形成的干部审查材料，已归入干部档案的，凡属于诬蔑不实、无限上纲的材料，必须剔除销毁。干部违心写的与事实不符的检查交待材料，应退还给本人。只有经过复查做出的组织结论、与结论有关的证明材料和确实能反映干部实际情况又有保存价值的材料，才归入干部档案，以维护干部档案的真实性，使干部档案准确可靠，符合本人的实际情况，体现党的实事求是的思想路线。
所谓“完整”，是指保证人事档案材料在数量上和内容上的完整无缺。数量上的完整，是要求人事档案材料齐全，凡是一个人的档案材料应该收集集中保存在一起，不能残缺和短少，才能反映一个人的历史和现实面貌；内容上的完整，是要求随时将新的人事档案材料补充进去，一个人的档案材料中应能反映各个时期的情况，不能留下空白。从干部管理制度看，更改干部档案各类材料内容都属于干部审查工作范围，也是干部档案鉴别工作的重要内容，要求必须真实、准确、材料完整、手续齐备，这是一项十分严肃的工作。无论是干部本人还是组织部门都必须尊重历史，根据干部档案产生的时间、历史背景，客观分析其所起的历史作用，以确定干部档案的可靠程度。值得注意的是，近年来，在落实中央组织部制定的有关干部政策工作中，特别是在关于干部待遇、干部选拔方面出现了一些问题。从干部档案管理角度来看，有些干部在申请更改干部档案有关材料时，年龄越改越小，参加工作时间越改越早，学历越改越高，甚至有人要求更改各类政审结果……因而给干部管理和干部档案管理造成一定的难度。尤其在部分履历情况基本相似的干部中引起不良影响，表现为在待遇上攀比，在职务、职级、职称晋升上计较，甚至发展为个人之间相互不信任。实际工作中，有的单位由于档案转递制度不健全，一个人的档案材料分散在不同的地方，支离破碎，无法看到一个人的全貌。有的由于长期不补充新材料，致使人事档案内容老化、陈旧，不能反映现实面貌。
所谓“安全”，是指人事档案实体安全与信息内容的安全。实体安全就是要妥善保管，力求避免人身档案材料遭受不应有的损坏，如丢失、破损、调换、涂改等。人事档案材料是一定的物质载体，以一定的物质形式存在，由于受自然和人为因素的影响，永远不遭受损坏是不可能的，因此，人事档案工作者应尽一切可能最大限度地延长档案寿命。信息内容安全，就是要建立健全人事档案的保管制度和保密制度，从内容上保证人事档案不失密、不泄密，不对相对人的个人隐私和权益造成损害。
总之，维护人事档案的真实、完整、准确与安全是互相联系、相互依存的统一体，是组织部门和每个干部的共同责任。真实准确是人事档案能否正确发挥作用的前提，离开了真实准确，维护人事档案的完整与安全就失去了意义。真实准确又必须以完整和安全为基础，仅有单份材料的准确，仍无法完整反映一个人的全貌。如果只考虑到人事档案的现实效用而热衷于更改人事档案有关内容，却忽视维护其真实、完整与准确，这不仅违反了历史实际和客观实际，背离了党的实事求是的思想路线，而且会给人事档案管理工作带来一定的难度，也会对个人的培养和使用起一定的副作用，因而是不可取的。
应该指出，党和国家对组织、人事工作历来十分重视，为了确保人事档案的真实性，中央组织部作出了一系列规定，从制度上保证人事档案的真实性。中央组织部明确规定：凡是归入干部档案的材料，必须是经过组织程序、由组织审查认可的真实材料。这些归档材料一般是和干部本人见面的，内容准确、实事求是、手续完备，符合归档要求。因此，只有既维护了人事档案的真实准确，又保证了人事档案的完整与安全，才能发挥人事档案应有的作用。
人事档案工作的目的是为了提供利用，这也是衡量和检验人事档案工作的重要标准。必须将这一原则贯穿到人事档案工作的各个环节中去，成为制定方针措施和安排部署工作的依据和指南。在收集、鉴别、整理等方面都要考虑这一原则，现在更应结合人事政策、制度及改革进程，积极主动为人事工作和其他工作服务。
现代社会，除上述三项基本原则之外，还应坚持人、档统一和适度分离的原则。
人、档统一是指个人的管理单位和人事档案的管理单位必须相一致，这样做有利于个人的有关材料及时收集、整理归档，也便于档案的利用，这就要求人事调动或管理权限变更时，档案应及时转递，做到人档一致。这种“档随人走”的做法一直被视为中外人事档案管理的一大差异及我国人事档案管理上的一大优势，是人事档案的相对集中与传统人事档案管理原则与体制的核心特征——人员的超稳定相连的必然结果，这一原则在过去是唯一的，是必须坚持的。
现代社会，人才市场的建立，辞职、辞退等一系列新的人事制度的实施，使工作人员与工作单位之间的关系由原有的超稳定状态逐步向具有一定程度的自由度方向发展。同时，市场经济在追求效益的前提下，对人才的使用越来越强调其现实业绩与能力，客观上要求改变传统的人事档案管理体制，建立与新的人事管理制度相适应的人事档案管理体制，在统一制度指导下，人事档案也应进行改革，大部分人事档案仍然需要坚持“档随人走”这一原则，而在特定条件下也可以分离，但一定要适度。我们可以借助现代管理手段而非档案保管处所来实现对人的全面了解与把握。例如，借助计算机技术和网络通信技术将分管于不同处所的某人的人事档案在信息的查询与利用实现集中，这样既可满足人事工作对人事档案的需求，同时又可解决现代社会条件下人们对保管人事档案实体的要求。
上述原则，是一个辩证统一的有机整体，是完成人事档案工作各项任务的基本保证。它决定和制约着人事档案工作的各个环节，决定和制约着人事档案的一切具体原则、要求和方法。
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