会计资料的归档

单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

1．定期

定期，是指单位会计机构在本机构保管期内，根据实际工作情况制定应归档的会计资料的收集、整理、立卷频率（周期），整理立卷周期最长不得超过一年。电子数据的收集和传递效率更高，可考虑适当缩短会计资料整理立卷的周期，按周、旬或月的频率对电子会计档案进行归档。

2．整理立卷

整理立卷，是指将办理完毕并具有保存价值的会计资料，依其形成规律和有机联系组合成为档案管理机构认可的会计档案的工作过程，各类会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（1）会计凭证。

会计凭证按全年顺序统一编号，卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。具体要求如下：

①装订记账凭证，原则上以一张记账凭证汇总表为一册，也可分订两册以上，用分数号编号；如记账凭证较少，也可将两张或三张记账凭证汇总表的记账凭证合并装订一册，但不得跨月装订。

②原始凭证过大时，要折叠成比记账凭证略小的面积，注意装订线处的折留方法，装订后仍能展开查阅；原始凭证过小时，可在记账凭证面积内分开均匀粘平。

③摘掉凭证中的大头针等所有铁器。

④装订会计凭证要加封面、封底，封面有关内容都应填写，签章齐全。

⑤会计凭证装订处是凭证的左上角，一般左右宽不超过2厘米，上下长不超过2.5厘米。

⑥装订后要将装订线用纸打个三角封包，并将装订者印章盖于骑缝处，在脊背处注明年、月、日和册数的编号。

（2）会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他须整理、立卷。具体要求如下：

①会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账页是否齐全，是否按顺序排列。

②会计账簿装订顺序为会计账簿装订封面、账簿启用表、账户目录、按本账簿页数项顺序装订账页、会计账簿装订封底。

③活页账簿去空白页后，将本账页数项填写齐全，撤账夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

④装订后的会计账簿应牢固、平整，不得有折角、掉页现象。

⑤会计账簿的封口处，应加盖装订印章。

⑥装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

⑦会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日记账、银行存款日记账、明细账。

（3）会计报告。

①会计报告编制完成

并按时报送后，留存报告均应按月装订成册。

②会计报告应整理平整，防止折角。

③会计报告在装订前，应按编报目录核对是否齐全。

④会计报告的装订顺序为会计报告封面、会计报告编制说明、各类会计报表及附注、会计报告封底。装订的会计报告、报告上边和左边应对齐。

⑤会计报告按保管期限分别编制卷号。其中，月、季度会计报告全年按月、季顺序编制卷号，半年和年度会计报告按年顺序编制卷号。

电子归档文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求可参考《会计档案案卷格式》（DA/T39）。

3．会计档案保管清册

会计档案保管清册，是指单位会计机构为了便于会计档案的科学管理，按照一定规律编写的会计档案详细目录。进行会计档案电子化归档的单位，须在保管清册中标示电子会计档案和纸质会计档案。会计档案保管清册的编制格式和要求可参考表

会计档案保管清册（参考格式）

【填表说明】

单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。

案卷号：案卷的顺序编号，用以固定和反映档案的排列顺序。

类别：分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料四大类。

题名：会计凭证类档案可以空缺题名，其余档案的题名可以由整理立卷的会计人员自拟。案卷题名应准确概括会计档案的形成单位、时间、内容、类别。文字力求简练、明确。

起止时间：填写本案卷会计档案的起止年月。

保管期限：按照新《管理办法》附表1《企业和其他组织会计档案保管期限表》和附表2《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》填写保管期限。

卷内张数／件数：纸质会计档案在此填写本案卷内所含张数，不能按照粘贴或装订后的整页或整本填写数量。例如：5张发票粘贴在一张A4纸上，卷内张数应为5张而不是1页；一份会计报表有10页，卷内张数应为10页而不是1份。电子会计档案以件为单位整理，一份电子文件即为1件。

备注：填写需要特别说明的情况。实行会计档案电子化归档的单位，须在此标示电子会计档案或纸质会计档案。

各单位可根据实际情况设计会计档案保管清册表格样式，编制会计档案保管清册，以有利于档案检索和清点工作为宜。

会计档案保管清册由单位会计管理机构编制，通常按年编制，用以准确反映截至编制日时点已整理立卷的全部会计档案基本信息。会计档案保管清册是会计档案的完整目录清单，与会计档案的实际保管地点无关。也就是说，即使会计档案移交给单位档案管理机构保管，会计档案保管清册中也要体现已移交的档案。会计档案保管清册应当与会计档案移交清册一同移交给档案接收方，交接双方依照两个清册共同清点交接。如果移交时间短于1年，会计档案保管清册的编制频次应当与移交时间相匹配；如果移交时间长于1年，会计档案保管清册应至少按年编制。会计档案保管清册至少应当一式两份，移交时应在纸质保管清册上与会计档案移交清册履行相同的签字手续，移交方和接收方各留存一份。

会计档案保管清册可与案卷目录相同，或用案卷目录代替。有案卷目录的可不用编写保管清册。

会计报表及其他会计资料的整理组卷可参照《归档文件整理细则》（DA/T22）进行。