组织全宗内常用的档案分类方法有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
1.年度分类法
年度分类法是运用得最广泛的档案实体分类法,这是因为一个立档单位在一个年度内形成的档案往往存在着最紧密的联系。立档单位的工作常以年度为单位制订计划和进行总结,对其档案按年度分类,能够看出这个单位逐年发展情况,可以较好地维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程。另外,这种分类方法同现行的文书处理工作制度吻合,文书部门按年度进行立卷和移交案卷,自然而然地把档案分成不同类别。
应用年度分类法时,关键在于确定文件的准确日期。一般情况下,文件的日期比较明确,但也有一些特殊情况：
(1)文件上有属于不同年度的几种日期,如签署日期、批准日期、发文和收文日期等,这时就要确定最能说明该文件特点的日期。如一般发文和内部文件应按制发日期归类;指示、命令等指令性文件按签署日期归类;法规性文件一般以批准、生效日期归类;收文以收到日期或公布日期为依据归类,等等。
(2)文件上没有标注具体时间的,要想办法考证分析出时间。考证的方法有很多,可以根据文件的内容、文件的制成材料、格式和文件上的各种标记来判定档案的准确日期或大致日期。
(3)专业部门的工作除了使用通用年度以外,还使用专门年度,如学年度、会计年度等。这些专业部门的档案应分别按通用年度和专门年度分类,其主要业务工作的档案分类按专门年度进行,而其他工作形成的档案仍按通用年度进行分类。同时,采取交叉设类的方法,如：2007年度与2007—2008学年,2008年度与2008—2009学年,依次类推进行交叉设类,类内统一进行整理。
2.组织机构分类法
一个单位的档案是由各个组织机构在其业务活动中形成的,每个组织机构都承担着一定的职能和任务,所形成的档案一般都具有同类性质和关联性。因此,按组织机构进行分类,能概要地反映立档单位内部各个组织机构工作活动的面貌,保持全宗内文件之间在来源方面的固有联系。
按组织机构分类一般是以立档单位内第一层组织机构作为一级类目,必要时可分到第二层机构,作为二级类目。机构名称即类名,各类的顺序按规定的顺序或习惯顺序排列。涉及几个机构的档案,在一个立档单位内应有统一规定,将之合理地分入相应类别。
3.问题分类法
又称事由分类法,是一种逻辑分类方法。这种分类方法能够保持档案在内容方面的联系,比较突出地反映立档单位主要工作活动面貌,便于按专题查找和利用档案。按问题分类时要以档案内容中最基本的问题设类,反映立档单位主要面貌,类目体系应简明,符合逻辑,层次不宜过多。由于档案内容所涉及的问题十分复杂,按问题分类时主观随意性较大,分类的一致性和准确性差,因此这种分类方法不宜单独采用,应与其他分类方法结合使用。对于问题分类法的使用应特别慎重,不要轻易打乱组织机构而先按问题分类,一般是在不适宜按组织机构分类,或者每个组织机构内文件数量很多需要再分属类的情况下,才采用问题分类法。 |
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