编制案卷封面及脊背

1.文书档案案卷封面项目

GB/T 9705—2008 《文书档案案卷格式》所设计的案卷封面项目及其填写方法如下:

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1)全宗名称。全宗名称相同于立档单位的名称，填写时必须用全称或通用简称

2)类目名称。类目名称指全宗内档案分类表中的第一级类目的名称。

3)案卷题名。案卷题名即案卷标题，一般由档案整理人员自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确，字数以50字内为宜。

4)时间。时间应填写卷内文件所属的起止时间。

5)保管期限。保管期限项按整理时所划定保管期限填写。

6)件、页数。装订的案卷要填写总页数。不装订的案卷要填写本卷的总件数。

7)归档号。归档号填写文书处理号。有的单位将案卷目录中的室编案卷号作为归档号填写，方便了档案室保管和统计档案，利于以后将档案移交档案馆。

8)档号。案卷封面的档号由全宗号、目录号、 案卷号组成。

2.文书档案案卷脊背项目

案卷脊背项目包括全宗号、 目录号、年度、案卷号，一般用阿拉伯数字横排书写。

3.文书档案案卷封面及其脊背的填写

1)卷盒封面的填写

卷盒封面填写全宗即立档单位名称，填写时必须用全称或通用简称。

2)卷盒脊背项目的填写

全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。

年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2010。

保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代码。

起止件号：填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接。

机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。该项为选择项，分类方案类目中没分机构（问题），则不用填写。

盒号：填写档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

1.案卷封面的编制

1)案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式(封面式样见图A1。虚线内为提示项/下同）。

2)案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。

3)立卷单位：应填写负责科技文件组卷的部门或项目负责部门。

4)起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。

5)保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

6)密级：应填写卷内科技文件的最高密级。

7)档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成；

全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；

分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定；

项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；

目录号：填写目录编号；

案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

8）档案馆号：应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。

2.案卷脊背的编制

1)案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A2。

2)案卷题名、保管期限、档号，填写方法同上（案卷封面填写）。

3)案卷脊背项目可根据需要选择填写。