基于区块链技术的电子档案管理

作者：石磊  山西省档案馆

摘 要： 在当前的新兴技术中，区块链技术是较具代表性的一种。在区块链技术主要的应用领域中，电子档案管理备受人们关注。通过在电子档案管理中应用区块链技术，能够提高档案管理效率，对电子档案的获取、归档等都有明显的助益。本文在对电子档案管理进行分析时，则基于区块链技术视角，对区块链技术的基本特征进行简要概述，接着对区块链技术在电子档案管理中的具体应用进行探讨，并深入分析了区块链技术下的电子档案管理模型，最后提出了区块链技术在电子档案管理中的应用前景。

区块链技术在世界范围内已经获得了高度关注。在我国，社会各界都开始加深对区块链技术的研究，并积极地对区块链技术进行应用。可以看出，区块链技术这种具有颠覆性的技术应用模式，对于社会发展具有较大的推动作用。区块链技术同时也是一种前沿技术，我国也开始逐渐加大对区块链技术研发与应用的投入，随着技术的进一步成熟，区块链技术在金融、版权交易以及电子行业等领域都有了相关的应用。而在档案管理领域，区块链技术则能够帮助构建更加完善的电子档案管理系统，能够帮助电子档案实现更优质的创建与保存工作。作为电子档案管理人员，应重视对区块链技术的应用模式研究，致力于提升区块链技术与电子档案管理工作的融合度。

一、区块链技术的基本特征

对区块链技术进行深入了解可知，其具备较为鲜明的特征，主要表现在以下四个方面：首先是去中心化。这一特征可以看做其本质特征，强调的是在区块链架构中，分布节点遵循的是对等的分布关系，而区块链技术中的具体数据信息验证、存储以及处理等操作可以独立完成，与中心处理节点的依赖程度较低。在去中心化特征下，系统的运行基础为分布式共同识别机制，通过各个节点的共同作用即可操控与维护整个系统；二是信息的不可篡改性。区块链技术的运行依赖于共同识别机制，在这一机制下，分布式节点能够首先完成区块数据封装节点工作，并可以同时对区块赋予使用权限，而在这一过程中，数据信息无法被篡改；三是可追溯性。在区块链技术中的数据具有一定的顺序性，其顺序排列原则为时间顺序原则，在链状数据结构中，整个区块链数据的都有时间戳以及哈希指针等标志，因而具有较强的可追溯性；最后则是数据的安全性。基于区块链技术的上述特征，可以进一步看出区块链技术下数据的安全性与真实性。鉴于区块链技术的分布式网络架构，其中每一个节点都能够实现对区块链内部所有信息的完整存储。

二、区块链技术在电子档案管理中的具体应用

（一） 防止档案被恶意删改

在电子档案管理工作中，管理人员应确保档案信息真实性与安全性。档案信息代表的是真实的企事业单位信息，关系到企事业单位的长期发展，因而必须要加强对档案信息的安全防护，防止档案被恶意删改。而通过对区块链技术的应用，可以优化电子档案的存储结构，即变为分布式存储，可以协同各个部门，包括档案行政主管部门、档案管理部门以及保管机构等；还可以结合信息技术构建档案信息网络，加强网络节点获得档案副本的唯一性设置，同时确保获取的档案副本真实有效。对于每一个网络节点，要设置公钥、私钥以及签名等权限，确保档案信息访问安全得到保障。每一个网络节点都要加强防删改设置，一旦其中一个节点出现删改行为，其他的节点也会立即收到信息反馈，在这种系统状态下，若想实现对其中一个节点信息的删改，则要征求其他节点的同意，由此来避免出现随意删改档案信息的行为。

（二）保障档案安全储存

在现代化建设进程中，各个行业和企事业单位在发展过程中都越来越重视档案管理，电子档案作为档案建设的必然发展趋势，已经得到广泛认可与应用。对于科技行业而言，其发展档案的作用更是不言而喻。在科技行业下的企事业单位，对于档案较为重视，且在档案管理中，将科技档案的安全存储工作看做核心。在科技档案中，主要的记录内容为科技活动的原始数据，一旦出现科技档案的损毁，将造成严重的后果。在区块链技术下，对电子档案进行管理时，尤其要关注对科技档案的安全储存管理，而在实际的科技电子档案管理过程中，管理人员应把握以下两个要点：一是要积极保障信息安全。由于科技方案具有高度保密性，因而具有较多需要高度保密的数据信息，因而在区块链技术下，要对科技档案信息存储结构进行优化构建，确保高保密信息在限定范围内传播，并使用科学的信息加密技术；二是对电子档案信息存在安全的保护。对于档案而言，应重视其可修复性。在区块链技术下，可以实现对档案的电子化构建，因而可以避免档案被轻易损坏，而对于已经损毁的档案也可以借助相关技术进行修复。区块链技术的应用实现了电子档案的分布式存储，即对每一个节点都进行了档案备份，及时出现节点故障导致档案信息丢失，也可以通过备份对数据进行恢复，因而可以保障档案信息具有高度安全性。

（三）促进档案有效共享

在各种档案形式中，民生档案是主要的档案形式之一，而对于这一档案形式而言，在管理过程中，应注重档案信息的有效共享。民生档案与公众生活的关系较为密切，且信息涉及到不同的机构和部门，要想发挥民生档案的促进公众管理的作用，则要提高信息的共享度。在区块链技术下，电子档案管理人员基于提高信息共享性对档案进行管理时，应积极地构建档案信息的共享网络，在对电子档案进行加密的基础上实现对电子档案的有效利用，实现有效开放与关键信息保密，避免侵犯公众隐私权。

三、基于区块链技术的电子档案管理模型设计

（一）归档前的准备工作

电子档案的形成需要一定的程序，在文件创建阶段，创建人员会接收到电子文件，此时，电子档案创建人员要针对接收到的文件进行加密处理，并明确保密期限和利用范围。对于档案利用范围划分不明确的电子档案，在利用时，相关单位和个人应上报，经审批后赋予使用权限，确保不出现电子档案信息的随意获取问题。

（二）电子档案的信息存储

在区块链技术下对电子档案进行管理，管理人员要关注电子文件的管理责任，当其转移到档案部门时，电子档案管理模块的业务系统以及电子档案管理系统要做到电子档案数据信息的管理工作，存储代理部门要对电子档案的内容和元数据进行处理，同时要结合电子档案内容进行摘要计算，确保得到一个固定长度的数字摘要 hash1。而对于保密性较强的文件，则要加强档案利用权限管理，管理人员要确定涉密电子档案的利用权限，在设定保密期限后，科学推算解密时间。存储代理要进行一系列的操作，首先要在代码中写入角色和时间，建立更加智能的合约模式，并在新区块中存入电子档案档号、hash1 值等信息。在智能合约模式下，可以实现用户权限的有效管理，区块链的 hash1 值的向外输出需要用户获取权限以及涉密电子档案保密期结束后才能进行。新区块体的储存数据是有容量值限制的，存储的数据达到设置容量，此时就要对新区块构造区块头，要使用时间戳等特征值进行构造，并将其与区块链的末端相连。如果在电子档案管理过程中出现利用权限以及保密期限方面的变化，管理人员要建立新版本的电子档案信息，并将其存入区块链中。

（三）电子档案的检索与验证

电子档案管理需要加强检索与验证管理，用户在对档案进行利用时，需要对档案目录进行查阅，在各种渠道支持下可以获得电子档案的档号，并将其上报给电子档案管理单位，同时提出检索请求。电子档案管理人员要在接收到请求后对用户信息进行搜索与判断，接着在区块链上联系档号进行最新版本档案信息区块的检索。存储代理会通过秘钥对区块上的信息进行解码，在解码之后，智能合约会对其进行自动化的运行，在运行时，能够更加智能的识别用户角色和电子档案的解密时间，并可以判定是否输出hash1 值。一旦获得 hash1 值，电子档案管理系统数据库会获得检索代理提交的 hash1 值与档号。此时在验证用户信息时，拥有 hash1 值代表的用户可以验证通过，可以进一步对档案进行查阅。检索代理可以根据获得的档案内容进行数字摘要 hash2 值的计算。用户在登录时，要对 hash1 与 hash2 值进行验证，若两值相等，则可以证明档案的真实以及无残缺性，用户可以放心的使用电子档案的数据信息。

（四）不真实电子档案的追溯与恢复

在对 hash1 和 hash2 值进行验证时，若出现两值不相等的情况，检索代理需要及时的将错误信息进行提交，管理员要在区块链中存储的档案信息来判断档案变化原因，要进一步明确是由技术故障导致的还是由信息篡改导致的，要积极地进行追责。接着，管理员要积极地对档案进行修复，修复时要以区块链记录和数据库日志为依据，并进一步计算新的数字摘要 hash3。接着对 hash1 和 hash2 进行比对，若两值相等，则证明档案恢复有效。

（五）电子档案移交及移交后的检索验证

对电子档案进行管理时，需要做好电子档案的保存工作，在对电子档案进行一段时间的保存后，对于价值较高的电子档案，要及时地进行移交，在移交时，文件形成机构要将代理保管档案的秘钥同时移交给档案馆。用户在检索电子档案资源时，就可以在电子档案长期保存系统中提交档号与区块链中的hash1 值，检索代理会比对 hash1 与 hash2 值，在验证通过后就可以对档案进行获取。

四、基于区块链技术的电子档案管理的发展前景展望

（一）开展区块链环境背景下文件档案管理适用性的研究

区块链技术在当前的电子档案管理工作中虽然已经有了相关应用，但是在实际的应用过程中，还是会存在各种问题，区块链技术虽然在应用时投入较少，但是收益也不高。因而，在电子档案管理中如何更有效地利用区块链技术已经成为电子档案管理工作的重点。在当前的技术发展环境下，电子档案管理人员应加强区块链背景下电子档案管理适用性的研究，确保能够提高区块链技术与电子档案管理工作的融合度。

（二）借助区块链技术提供高效可靠的元数据替代方案

在电子档案管理工作中，电子文件自产生时就已经和元数据进行封装。电子档案管理人员在应用区块链技术的前提下，能够加强电子文件与元数据的管理，避免出现二者分离管理的弊端。在区块链技术下，档案馆的运作管理对元数据的依赖程度降低，可以实现对电子文件全生命周期的自动化与智能化管理，从而形成更加可靠的元数据替代管理方案。

（三）借助区块链技术打造有效的电子文件在线利用服务

区块链技术在电子档案管理的应用过程中使用了非对称加密算法，在该算法下，能够构建更加完善的分布式网络。且针对每一个网络节点都具备公钥和秘钥。公钥的作用在于能够对加密和进行验证操作，是一种公开度较高的程序。基于电子档案数据信息的加密管理需求，要针对网络节点进行秘钥设置，实现对公钥的解密操作。区块链技术的存在则能够对公钥以及私钥操作进行有效控制，确保加密和解密操作顺利进行。

五、结语

电子档案管理工作需要区块链技术的支持，在应用区块链技术时，电子档案管理人员要认识到区块链技术的特性。在具体应用过程中，则要重视对电子档案信息安全性的管理，要避免出现档案信息被删改的情况，同时还要具有档案利用和共享意识。而在未来电子档案管理的过程中，对区块链技术进行应用则要设计更加科学的电子档案管理模型，并加深区块链背景下电子档案管理适用性研究，积极寻求更加可靠的元数据替代方案，重视电子档案的在线利用服务功能的开拓，确保提高区块链技术下电子档案管理工作的成效。

参考文献

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