水灾档案的防护

档案备份，指对档案、档案信息管理系统及电子数据采取某种技术手段和方式进行复制，建立“副本”,以便在档案、档案信息管理系统及电子数据遭受破坏或其他特定情况下，档案信息不致丢失，减少灾害对档案造成的损失。目前档案备份主要采取异质备份（即对档案采取各种形式的复制）和异地备份（将档案原件的复制份放在异地）两种方式。

建立档案信息管理系统的容灾备份。为避免由于灾害或故障使信息系统瘫痪，在系统建设时考虑其容灾。档案信息管理系统的容灾必须满足三个要素：首先，系统中的软、硬件环境、数据都具有冗余性，即一个系统发生故障，另一个系统能够保持系统正常运转，数据传送顺畅；其次，具有远距离性，因为灾害总是在一定范围内发生，因而充分远的距离才能够保证数据不会被一个灾害全部破坏；第三，容灾系统要追求全方位的数据复制。

电子数据备份。档案馆的电子数据主要包括电子化的文件目录、案卷目录、数字化全文、 电子文件等。电子数据的备份，就是使用存储介质，定期将系统中的数据复制下来，以保证灾害和故障发生时数据能尽快恢复，将损失降到最低点。若要将完整、准确的电子数据在特定情况下恢复，就要保证数据备份的频率以及备份介质上数据的保存时间符合预期设计的目标。各级档案馆可根据档案信息系统自身特点及对电子数据的保存需求，制定相应的备份策略。

档案备份工作不容小觑。2018年5月28日，菲律宾马尼拉市发生的一场大火差点让菲律宾国家档案馆毁于一旦。菲律宾国家档案馆保存的出生和死亡档案、城镇规划档案以及税收记录为人们了解和研究16世纪第一次全球化的历史以及西班牙殖民时期菲律宾人民的生活状况提供了珍贵的资料。正是得益于菲律宾国家档案馆较强的档案备份意识，通过将这些珍贵历史档案进行数字备份、制作缩微胶卷及异地保存等方式，才将这场大火造成的损失降到了最低。

做好档案、档案信息管理系统及电子数据的备份，是抵御突发性自然灾害破坏、确保档案安全的一项重要措施。各级档案馆必须建立完善有效的备份机制。

（二）档案建筑的防灾考量

在多洪涝、多风患发生的区域，档案馆造型设计应该少花哨，多选稳定状造型，抬高地基。选择防水防潮、抗风防火性能优异的建筑材料，屋顶选择有组织排水结构，各种载体库房要避开底层和顶层易发生水患的区域。库内不应设置给水点，给排水管道不应穿越档案库房区。加强馆内、周边管线和排水系统的管理。

（三）应急预案的制定与演练

对本地区历史上的曾发生过的灾害进行梳理，结合本地区自然环境特点制定应急预案。应急预案要坚持以人为本，不仅要有科学性、针对性，而且要有可操作性。应急预案应包括以下内容

●编制和实施预案的有关危机情况和背景：

●应急处置工作的目标和要求

●应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置工作队伍的数量、分工、联络方式、职能及调用方案：

●有关协调机构、咨询机构以及能够提供援助的机构、人员及其联系方式

●抢救档案的顺序及其具体位置，库房常用及备用钥匙、重要检索工具的位置和管理人员

●档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置等

●向同级党委、政府和上级档案行政管理部门报告的联系方式

●其他预防突发事件、救灾应注意的事项。

有了应急预案，还应定期开展演练。演练包括时间、地点、参加的人员，演练内容，活动评估等。

（四）防灾减灾培训教育  

积极开展防灾减灾宣传活动，树立公共安全意识和社会责任意识。开展多种形式的防灾减灾培训教育活动，通过专题讲座，科普展览、知识竞赛等形式普及应急知识。积极开展灾害应急处置培训，增强档案工作人员面临灾害的随机应变能力和科学处置能力。