企业档案利用工作概述

(一) 档案利用工作的概念

档案利用是档案室(馆)以所保管的档案信息资源为依托，通过一定的方式方法提供档案信息，为企业生产、经营、科研等活动服务的一项业务活动。

企业档案利用工作的主要内容有:

1. 熟悉室(馆)藏档案信息的内容和成分，各种检索工具的使用方法;

2. 了解企业的全貌和生产、技术、科研、基建、经营、管理和党群组织等各方面的情况，分析和预测利用者对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；

3. 积极开展档案咨询服务，向利用者介绍室(馆)藏中有关档案的信息线索；

4. 按照规定的制度和手续，向利用者提供他们所需要的档案文献，为领导决策、企业管理、生产经营一线工作服务。

(二) 档案利用工作的基本要求

企业档案利用工作的基本要求是为档案利用创造条件，简化手续，提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案的利用效果，加大宣传力度。企业档案部门一要明确服务方向，端正服务态度。二要熟悉档案情况，及时准确提供。三要了解和研究利用者的需要。四要正确处理档案利用和保密的关系。五要借助利用效果宣传，增强企业各界的档案意识。六要运用现代化管理手段，提高利用水平。

(三) 制定档案利用制度

档案利用工作制度主要包括以下几个方面的内容:

1. 提供利用的范围

提供利用的范围应包括提供利用的用户范围和提供利用的档案范围。具体来说，利用制度应当明确规定本企业档案部门为哪些部门、人员提供利用服务，为哪些工作活动服务;规定档案及其信息加工材料的使用范围与方式，哪些档案及其信息加工材料可以内部阅览或外借或复制或开放利用，哪些档案应控制使用或不可直接提供原件等。

2. 利用凭证

一般来讲， 在企业内部利用库藏档案及其信息加工材料，都应有身份证明(包括工作证)、使用证明，并有相关领导和部门的审批手续。

3. 交接手续

企业档案部门在开展档案及其信息加工材料的外借、阅览及复制等利用活动时，要对提供利用的档案及其信息加工材料一一清点，并做好相应的利用登记。在归还时交接双方也应当认真检查清点，并在利用登记表中注销。

4. 借阅期限

借阅期限的规定主要针对外借利用的情况，是指利用者对应当归还的档案及其信息加工材料的使用时间限制。企业档案部门必须对利用者使用档案及其信息加工材料的时间做出规定和限制，对于超过使用时限的情况，应有催还与续借的相应办法与措施。

5. 使用守则

在开展阅览室利用工作中，档案部门应当对利用档案及其信息加工材料的方式、方法及注意事项等做出严格规定，对违反规定的事项提出处理办法，规定阅览开放时间等。在利用制度中规范利用行为，其目的是满足用户需要，维护档案的完整与安全，防止档案遭到涂改、圈点、污染、撕毁等破坏及泄密事故发生。