(一) 归档范围
企业在各项活动中形成和使用大量的文件材料，这些文件材料中，有本企业制发的，也有上级、同级和下属单位送来的;有主送的，也有抄送的;有主办的，也有协办的;有重要方针政策的，也有一-般事务性的; 有单份的，也有重份的;有长期有效的，也有短期适用的。在收集时，不是所有文件都要归档，而是要正确判断其保存价值，区别对待。在确定文件材料归档范围时，既要防止“有档不归”，也要防止“凡文必档”，做到应收尽收、应归尽归。
1. 企业文件材料归档范围
企业有4个方面的文件材料应纳入归档范围：
(1) 反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。
(2) 本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。
(3) 本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料，所属和控股企业报送的重要文件材料。
(4) 有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
这是从企业自身形成的文件材料和外部发来的文件材料两个不同侧面进行原则性、指导性和宏观性的规定，同时，赋予了企业确定本单位文件材料归档范围的自主性和灵活性，便于企业从实际出发，根据自身的职能活动，合理界定文件材料的归档范围。
2. 企业文件材料不归档范围
企业可以不归档的文件材料范围包括:
(1) 有关机关和上级主管单位制发的普发性、不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
(2) 本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
(3) 非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。
(4) 所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、 情况反映，其他社会组织抄送、不需本企业办理的文件材料。
(5) 其他不需归档的文件材料。
这是企业可以不归档范围，是供企业进行参考和选择的，而不是绝对不能归档。企业可以根据自身实际，将其中需要归档的文件材料列人归档范围。如有的企业将发文留存两份，一份作为档案保管，一份按年度编制成发文汇集，作为资料保管，以便提供利用。有的企业将主要领导参加各类社会活动的文件收集归档等。
(二) 归档责任
管理类文件材料的归档应由形成部门负责，坚持“谁形成、谁具体承办、谁归档”的原则，每个企业员工在工作中形成应归档的文件材料后，应按规定交本部门兼职档案人员，各部门兼职档案人员应按时将本部]形成的所有应归档文件材料交企业档案管理机构。企业应通过岗位责任制和目标考核制度等，加强对应归档文件材料的归档管理。
(三) 归档时间
1. 管理类文件材料的归档时间，一般应在办理完毕后的第二年一季度完成归档工作。
2. 对于一些特殊的文件材料，可以针对具体情况适当放宽归档时间。例如，一些未办结的案件，可等到整个案件结案后，将文件材料整理好，根据办案部门的需要可以继续保存一年后再行归档; 对于企业产品销售工作中形成的市场信息、用户调查等动态信息，可采用复制的办法将原件按阶段归档。
3. 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档。
4. 重大活动、重要会议形成的文件、照片、录音、录像等，在活动结束后应随即归档。
(四) 归档要求
1. 文件形成部门应根据归档范围和归档要求，定期整理应归档文件材料，编制归档文件目录及移交清册，经双方在移交清册上签字确认后，移交档案管理机构。
2. 归档的文件材料应齐全完整、真实准确，签章完备。没有签字签章或签字签章不完备的应要求相关责任人补签。
3. 归档的文件材料的制 成材料和书写材料必须符合档案保管保护的要求。
4. 归档文件一般应为原件。特殊情况下，如果无原件，可归复印件，对接收的外单位的文件，在无法提供原件的情况下，最初接收的文件可视为原件，并在备注项或备考表中说明原件保存处。
5. 归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。
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