文书的利用

文书的利用是指对外机关发来的文件，特别是上级机关发来的文件，进行传阅、传达、贯彻、落实,并根据文件精神和本机关的实际情况，制定具体实施意见和办法等一系列行为。另外，在文书处理完毕整理归档之后,对文件的查阅、参考、研究等行为，也属于文书利用的范畴。

1. 文书利用的原则。在文书的利用工作中，有两条原则应该遵守:

(1) 既要保密又要方便。在利用文书的过程中,不能只顾急于传达贯彻文件而忽视了文件的保密规定，任意扩大文件的传达范围，会造成失泄密现象;不能只强调文件的保密，把文件锁在柜子里，不按照文件的规定及时向有关人员传达、贯彻、落实,适时推动工作的开展。也就是说，文书的利用既要考虑保密要求，又要考虑对实际工作的推动，将利于保密和便于工作结合起来。

(2) 既要坚持原则又要机动灵活。在文书利用的过程中，既要考虑上级文件的基本原则、基本标准和基本要求，贯彻落实文件精神不走样，不打折扣，按文件的要求处理问题，又要结合本地区、本机关、本部门的实际情况,具体问题具体分析，在不违背原则的基础上，做某些机动灵活的变通处理。

2. 文书利用的方式。文书利用的方式大致有以下几种:

(1) 文件的传阅和传达。收到外机关特别是上级机关的文件之后，由文书人员安排本机关领导人进行传阅，并根据领导人的批示，向机关有关人员传达文件，使其了解文件的内容。这是文书利用的最基本的方式。

(2) 文件的承办和拟制。收到来文之后，要根据文件的要求进行承办。有时需要对文件进行回复，如对下级的请示进行批复、批转报告、答复上级的询问、处理检举揭发信等;有时需要起草新文件，如对上级发来的方针政策性、指导指示性文件,需要根据本地区、本部门和本机关的实际情况，拟制新的贯彻落实的文件，根据上级的法规性文件，制定适合本地区、本部门的具体实施办法或细则等。总之，在承办过程中，要对原文加以利用，也就是说，回复和起草新文件，离不开原文件。

(3) 文件的查阅和借阅。在机关工作中经常遇到以下情况:根据以往的发文和上级来文精神解决、处理各种问题;在拟制本机关的文件时，需要参考以往有关文件;解决群众需要和应该解决的问题，需要根据以往的文件;向上级机关提意见和建议，亦需要根据以往的文件精神;等等。凡遇上述情况，都需要向文书及档案部门调阅已处理完毕的文件。因此，我们说查阅和借阅文件,也是文书利用的一种方式。

(4) 文件的复印和汇编。一些上级发来的重要文件，因份数较少，传阅、传达起来很不方便，需要进行复印或翻印;有些经常使用的重要文件,特别是涉及方针政策以及法规性文件,为了提高文件的使用率，有时把它们汇编成册,发给有关人员和部门;有些重要资料，如统计数据、典型材料等，往往也要进行复印或汇编。文件的复印和汇编亦是重要利用手段之一。 但是,复制、汇编机密级秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编人公文的最高密级标注。汇编，确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

(5) 建立阅文室。为了方便文书的利用和利于保密，国家要求，在有条件的机关单位，尤其是文件收发量较大的单位，应建立阅文室。

建立阅文室可以发挥以下几方面的积极作用:

首先，便于领导安排阅读时间。传阅文件时，领导人须在限定时间内阅完文件，否则将会影响他人阅读。建立阅文室，领导人可不受时间限制，自行安排阅文时间。工作忙时，可集中精力处理工作;工作闲时，可随时去阅文室阅读文件。这样，既保证了阅文时间，又保证了阅文质量。

其次,有利于提高文件周转率和办文效率。在传阅文件时，领导人往往由于忙于处理事务而造成文件的积压，延长了文件传阅的时间。在阅文室阅文就不会出现这种情况了。一位领导阅读后，另一位领导就可以接着阅读文件，阅读的周期大大缩短。另外,在传阅文件时，由于文件周转慢、周期长，领导人的批办意见自然得不到及时承办，势必延缓办文速度。在阅文室阅文，领导人的批办意见文书人员马上就可以见到，可以立即办理,大大提高了办文效率。

再次，有利于加强文件的管理和保密。文件集中保管在阅文室，可以防止阅文范围之外的人接触，防止了文件的丢失和泄密,有利于文件的管理。

最后，有利于提高文书工作效率。传阅文件，文书人员的重复劳动多，工作担子重，集中在阅文室阅文，可以减少很多不必要的劳动，节省时间，有利于文书人员集中精力管理文件，提高文书工作效率。