行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这些制度和原则，有利于公文传递的方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进人不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。
机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。按工作关系行文，能为公文产生实际效用确立保证，有利于各个机关在自己的工作范围内各司其职，不为无关信息所干扰，从而使各项工作有条不紊、高效地运行。
正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则。
(一) 按机关隶属关系和职责范围行文的规则
这条规则明确了两点:一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求;下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。如果没有这种直接的领导与被领导关系，党和国家的方针、政策就难以层层贯彻落实。除了这一层关系外,在我们国家现行管理体制中,还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系,其中有些部门属本级政府和上级有关部门双重领导,大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系,但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出,超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来,那只能是商治工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。
(二) 授权行文的规则
这条规则是上一条规则的引申。如果一个政府部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合,按隶属关系和职责范围又不具备布置工作、提出要求的行文权限时，就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署,请本级政府分管领导审批。经本级政府分管领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经x x政府同意”的字样。这里特别需要说明的是，各级政府办公厅(室)的行文都具有授权行文的性质(内部事务除外)。各级政府办公厅(室)以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关(部门)都应贯彻执行。由各级政府办公厅(室)下发的公文,可不在文首或文中标注“经xxx同意”的字样。
(三) 联合行文的规则
这条规则仍属第一条规则的引申。 同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级政府部门与下级政府之间可以联合行文;政府与同级党委军事机关之间可以联合行文;政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务,经过会商一致后可以联合行文。
联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
(四) 一般情况下不越级行文的规则
不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以，通常情况下不应越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交代的问题，可越级行文,特事特办,但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。
(五) 不越权行文的规则
第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其他部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况有权责令纠正或撒销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。
(六) “请示”不直接报送领导者个人的规则
“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点:一是未经文秘机构签收、登记，成了“账外公文”,公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹成了断线的风筝”。二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批,没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事,往往失去决策的科学性;不批，也有可能影响报送单位的工作。三是现实中一些单位拿着 直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物,借领导批示向对方施加压力,从而引起矛盾。所以，领导同志般不受理这类直报的请示，而是退给文秘机构统一签收、 登记、分办,这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序,造成了不必要的混乱。如果是上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”,最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中做出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。
(七) “请示”应文一事,只主送一个机关不抄送下级机关的规则
这条规则包括三项内容:一是一文一事。 机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果文数事 ，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是“请示”公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并做出答复。相关的机关或部门]采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统增加协调难度,影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后,再通知下级机关。
(八) “报告”中不得夹带请示事项的规则
“报告”和“请示”是两种不同的文种,适用范围有明显的界线，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考时使用的。上级机关对“报告”般不作答复，如果报告中夹带请示事项,很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握具体情况，又想请示解决问题，一般有两种办法:一是将“报告"和“请示”分开,形成两份公文分别上报;二是以请示公文为主,将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的理由。
(九) 公文由文秘机构统一处理的规则
为了使公文按正常的果道运转,按规范的程序办理.机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是:“收”由文秘机构统一签收拆封、清点分类、登记、拟办、分办、催办;“发"由文秘机构统一核稿，分送领导签批,然后再回到文秘机构登记、编号、缮印、校对、用印、分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，从而提高机关办事效率，保证公文质量。
行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文;而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本,供存档备查。 |
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