工程文件归档时间

一、按建设程序和工程特点归档

(一) 分阶段分期归档

工程项目建设是按照基本建设程序组织进行的，当在一个阶段工作完成之后， 需要将这一阶段形成的工程文件进行整理和立卷并归档。当某阶段中 的一项工作延续时间很长，则可以把这个阶段的归档工作划分为几个小段或几期来进行。在每期的工作完成后，将每一期的文件进行整理立卷和归档。比如在工程准备阶段各项工作结束之后，可将所形成的工程准备阶段文件整理、归档;如这一阶段文件多，可再分为立项工作阶段、勘察设计阶段、用地拆迁阶段、招投标阶段等分期进行文件整理立卷并归档。在工程实施阶段结束后，施工单位和监理单位等应将各自形成的工程文件整理、归档。同样，如文件多，可按施工阶段再分期整理归档。在工程竣工验收阶段，竣工验收工作结束之后，即可将所形成的竣工验收文件整理、归档。

(二) 分部分项工程完成后归档

工程施工是按分部分项工程组织的，一般是按专业或工程部位分类划分的，完工后工程文件可进行整理和归档。以建筑安装工程为例:

建筑安装工程按专业可分为土建工程、给排水工程、电气工程、智能化工程、通风工程等。这些专业工程都可以独立的组织施工，完工后形成的工程文件均应独立的整理立卷、归档。如果每个分部工程中又分成若干项分部工程施工，分部工程所形成的施工文件仍应独立组卷归档。

(三) 单位工程竣工后归档

建设项目是按单位工程组织建设施工和管理的，单位工程竣工就意味着工程准备阶段文件、工程实施阶段文件和竣工图等文件都已形成。勘察、设计、施工、监理等单位应将单位工程建设过程中所形成的工程文件向建设单位和本单位档案管理部门归档。

二、参建单位文件归档时限

对一个建设工程而言，归档包括两个方面:一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理部门移交;二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理部门移交。勘察、设计、监理和施工文件的归档都有时限要求，应在规定时限内向本单位档案管理部门和建设单位归档。

(一) 向建设单位归档

1. 勘察单位

建设单位在与勘察单位签订勘察合同时，应明确提供勘察文件的内容和形式，以及移交勘察文件的时限要求。一般规定，勘察单位应在勘察任务完成后将勘察文件按照合同规定的时限要求向建设单位归档。

2. 设计单位

一般建设项目的设计可按初步设计和施工图设计两阶段进行，技术复杂的建设项目可增加技术设计阶段，即按三个阶段进行。因此，建设单位在与设计单位签订设计合同时，要明确分段完成设计任务和提供设计文件的时限要求。在设计单位全部设计任务完成并经审查合格后，应将全部的设计图纸及相关文件整理立卷并向建设单位归档。

3. 施工单位

施工单位是工程项目的实施者，施工过程中会形成大量的施工文件。由于施工文件种类多、数量多，应分阶段归档。建设单位与施工单位签订施工合同时，应根据工程项目规模、施工季节和施工特点等明确施工任务及时限要求，并在完成施工任务的同时，分阶段、分专业及时收集整理施工文件。整个施工任务完成后，工程竣工验收前向建设单位归档，以保证竣工验收工作的顺利进行。

工程项目中如有分包工程，分包单位应将形成的工程文件整理后，按总包单位明确的时限要求，及时向总包单位移交。

4. 监理单位

监理单位是受业主委托，对项目建设，特别是对施工实施监督管理者，在工程项目建设中也会形成一定数量的监理文件。建设单位与监理单位签订监理合同时，应明确监理任务和时限要求，并将监理过程中形成的监理文件整理立卷。同样，在单位工程项目监理任务完成后，工程竣工验收前向建设单位归档。

(二) 向本单位档案管理部门归档

各参建单位按规定要求，凡需要向本单位档案管理部门归档的文件，应单独立卷归档。勘察、设计、施工、监理单位档案管理部门保存的工程档案主要是本单位在工程建设过程形成的或与本单位工作密切相关的文件。这些文件由工程勘察、设计部门、施工单位项目经理部、监理单位项目监理部分别向各自单位的档案管理部门归档。工程文件的整理立卷、归档工作应符合规范标准和本单位档案管理部门的要求。比如施工文件的归档，首先，应由项目经理组织施工文件的自审和整理立卷;立卷的施工文件须由项目经理审核、签字后向本单位即工程公司档案管理部门移交;最后，经档案管理部门审核合格后，由档案管理部门档案人员与项目经理部档案资料员办理归档手续。