外国文件管理机构

国外文件管理机构有两种形式:一种为内设机构；另一种独立于组织之外，归档案部门管辖，属档案系统。前者起源于中世纪的欧洲，后者起源于20世纪40年代的美国。当今各国的文件管理机构以后一种形式居多，但称谓不尽统一，职能也有差别。

（一）外国文件管理机构溯源

欧美档案学者认为,西方的文件管理源于中世纪欧洲的行政机关登记室的工作实践。当时文件管理和档案管理的界限没有明确，欧洲一些国家，如德国、英国实行的是登记室制度。

国际档案理事会《档案术语词典》对“登记室”所作的解释是:“机关、团体、组织中负责形成、管理和保存现行案卷文件和半现行文件的部门。”

登记室制度在欧洲一些国家一直延续到今天。

（二）外国文件中心的形成与发展

文件中心是一种不同于登记室的文件管理机构，它不是机关的内部机构，往往独立于机关之外，属档案系统。

文件中心最早出现在美国。第二次世界大战期间，美国军事机关(海军部)形成的文件数量急剧增加。为战争需要，海军部设置了临时库房，集中保存平时已不常使用的数量庞大的文件，取得了较好效果。这种临时性库房就是文件中心的最初形式。战争结束后，美国联邦政府各机构新产生的文件迅速增长，其中半现行文件大量积累。为了妥善和有效地集中保存这些半现行文件，各机构纷纷仿效海军部，成立了过渡性保管机构——文件中心。由于这种机构对库房的要求，没有档案馆那样高，适应二战以后美国的经济形势，很快在全国各地推广开来。

和美国一样，二战后，许多国家都堆积有大量已不常利用但还未到移交年限或未到销毁年限的半现行文件，他们在探索如何贮存和处置这些文件的策略时,受到了美国文件中心的启发，认为文件中心是集中保管半现行文件的经济、有效的组织形式。于是，文件中心或类似的机构在一些国家应运而生。

文件中心因其适应了当今社会各机关实行现代管理的客观需要，又符合文件的形成和运动规律，很快显示出其诸多优越性和可行性。世界上建立文件中心或类似机构的国家越来越多，除美国之外，还有加拿大、英国、法国、德国、荷兰、挪威、瑞典、瑞土、苏联、波兰、罗马尼亚、前南斯拉夫、马来西亚、菲律宾、巴基斯坦、秘鲁、澳大利亚等许多国家。此外，一些独立不久的第三世界国家，如赞比亚、坦桑尼亚等，也开始建立文件中心来集中保管半现行文件。

文件中心的形式，各国有所不同。在联邦制国家，文件中心分联邦文件中心和非联邦的文件中心，它们都负责保管半现行文件。在中央集权制国家，有中央级和地方级文件中心之分。除此之外，也有按性质、按系统建立的文件中心。可见，文件中心不是国家体制或档案工作管理体制的必然产物，而是文件生命运动规律的体现。此外，文件中心的名称，在各国也不尽相同。如在英国称“中间档案馆”；在法国称“文件中心”、“进馆前文件寄存处”或“部际档案馆”；在苏联称“机关联合档案馆”；在马来西亚称“文件服务中心”，等等。当然大多数国家还是沿用了美国“文件中心”的称谓。

（三）外国文件中心的性质与任务

联合国教科文组织对文件中心的定义是:“在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”从这个定义中可以看出，文件中心的性质是一种过渡性的半现行文件管理机构，它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。文件中心的任务是:

第一，负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。

第二，负责为文件形成机关及时提供优质、高效服务，或经文件形成机关同意为其他用户提供服务。

第三，负责对半现行文件进行最终处置,即移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁。

（四） 外国文件中心的现状与分布

文件中心自20世纪40年代产生以来，至今虽未遍布世界各国，但确已植根于许多国家，其中以北美和欧洲文件中心的管理最为完备。

美国和加拿大这两个北美国家的文件中心最具代表性，不仅成立时间早，而且规模大、类型多。美国是文件中心的发源地，它的文件中心有三种类型:其一是联邦文件中心，共14个，内含2个全国性的，12个地区性的；其二是非联邦性的文件中心，包括州文件中心、大学文件中心等；其三是商业性文件中心。这三种类型中，以联邦文件中心规模最大。加拿大目前有7个地区性联邦文件中心和1个全国性的人事文件中心，按照1966年颁布的《加拿大公共文件管理法》规定，它们分属归口的档案馆管辖。

欧洲各国除有传统的机关内部的文件管理机构登记室之外，二战后还设立了独立于机关之外的半现行文件管理机构，这种半现行文件管理机构没有统一的称谓。英国称“中间档案馆”，用来保管政府各部门的半现行文件。法国由枫丹白露现代档案馆兼管政府机关的半现行文件，此外，法国的许多省先后成立了文件中心，附属于省档案馆。德国既有中间档案馆，又有文件中心。俄罗斯保管半现行文件的机构主要是机关联合档案馆，这是由苏联延续下来的。机关联合档案馆在性质上类似于文件中心，但有自己的特点。在亚洲有两个国家的文件中心较具代表性，一是马来西亚的文件服务中心，二是菲律宾的地区性文件中心。在非洲,赞比亚在全国建立了5个文件中心，它们归国家档案馆领导，负责接收和保管所在地区政府机关日常工作不常使用的半现行文件。