公文学习之纪要

一、纪要的适用范围

会议纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要是一种特殊文种，主要用于传达会议的主要精神和要求，与会单位共同遵守执行的事项，以沟通情况、交流经验、统一认识，指导工作。它是在归纳、整理会议记录及其他有关会议材料的基础上，按照会议的宗旨和要求，针对会议讨论研究的工作事项和问题综合整理而形成的，它既可以反映会议的基本情况、主要精神和中心内容，也能够用以解决问题、统一协调各方面的步调，还可以向上级机关汇报会议情况。例如《xx大学思想政治教育工作座谈会会议纪要》。

二、纪要的作用

纪要记载会议情况，向上级汇报，向下级传达，供有关方面了解情况、反映问题，因而能帮助上级了解情况，指导下级在工作中更好地贯彻党的方针政策。另外，纪要是贯彻传达会议的议定事情，要求有关单位共同执行，特别是“纪要”一旦被领导机关批转或转发，就同其他上级机关所发的正式文件一样具有指导下级工作的作用。

三、纪要的特点

(一) 纪实性

纪要是会议的产物，其内容是对会议情况的真切记录和科学整理，没有任何虚构成分，具有真实性。

(二) 综合性

纪要不仅反映领导机关的意图和结论，也反映与会者的意见及会议的一般过程。

(三) 及时性

纪要对写作时限要求很紧、很严，有的是在会议将近结束时就要写出，多数是在会议结束后较短时间内就要写出来。

(四) 特殊性

纪要形成后，一般只主送各有关与会单位。同时，由于与会各单位的地位、组织系统归属、具体职能范围各不相同，因此，它与其他公文文种不同，一般不单独对下行文。如需下发执行，应下发通知，将纪要作为附件发出。

四、纪要与决议的区别

纪要与决议都是以反映会议精神和结果为主的公文，但它们有一定的区别。

(一) 内容、性质不同

纪要的事由可大可小，面且可以是周知的。决议的事由一般都是单位或部门里的重大问题或事项，一般不具有周知性。纪要对会议情况有一个客观的介绍，对一些决议事项要作出说明或者阐述，而决议没有这方面的内容。

(二) 形成程序不同

纪要是在会议记录的基础上概括提炼出来的内容要点，写好后只需主管领导审阅同意，即可正式发文。决议必须经过某一级机构或组织的正式会议审议表决这一法律程序。在法定的半数以上票数通过后才能生效并正式发文。

(三) 内容含量不同

纪要的内容可多可少，事件可大可小。可以是某一事项的决定，也可以是不同性质的事项的决定。决议只能是对某一方面或某一特定的重要问题作出决定，一般不涉及日常的具体工作，更不同时涉及多方面或多项事务。

五、纪要与会议记录的区别

纪要与会议记录都是会议文体，都具有很强的纪实性，它的区别主要表现在以下几方面。

(一) 对象不同

记录一般是有会必录，凡属正式会议都要作记录，作为内部资料，为了存档备考，或作为进一步分析研究问题和检查总结工作的依据。纪要主要记述重要会议情况，其作用是上呈下达会议精神。所以，只有当会议需要向上级汇报或向下级传达会议精神时，才有必要将记录整理成“纪要”。

(二) 方法不同

会议记录必须随着会议进程进行，有会必录，逐项记载，越详细越好，直至会议结東。纪要必须在会议结束后，在会议记录的基础上加工整理而成。

(三) 写法不同

记录作为客观纪实材料，它要求原原本本地记录原文原意。纪要是将记录经过加工提炼之后形成的正式公文，它集中反映了会议的精神实质，具有高度的概括性和鲜明的政策性。

(四) 作用不同

会议记录不具备指导工作的作用，一般不向上级报送，也不向下级分发，只作为资料和凭证保存。纪要经过上级机关审批，就可以作为正式文件印发，有的还直接在报刊上发表，让有关单位贯彻执行，因而它对工作有指导作用。

六、纪要与会议简报的区别

(一) 承担任务不同

会议简报只是简报的一种形式，它的作用只是为了交流信息和提供情况，以达到沟通情况的目的，一般不具有约束力。纪要，当它作为指示性文件出现的时候，具有一定的权威性。它的结论可以指导有关方面统一认识， 它的决定要求有关方面贯彻执行。

(二) 篇幅长短不同

会议简报要求文字简约，以“简”为特征。纪要则不受篇幅限制，该长则长，当短即短，以“要”为主要特征。

(三) 形成时间不同

会议简报一般在会中分期编号，随时交流；而纪要通常在会后形成。一个会议可以出一期或若干期简报，但纪要只能有一个。

七、纪要的种类

纪要从本身反映的内容和性质及作用来看，大体可分为三种。

(一) 指令性纪要

这种纪要，大都是各级党政机关的领导集体开会决定问题后，所使用的一种通知型的纪要，或者是范围较大或重要方面的工作会议综合整理的纪要。这类纪要，既有对党的方针政策的具体贯彻意见，又有对这一重要工作各种思想认识的统一，还包括工作的具体部署、要求。这类纪要意在要求与会单位及有关方面共同遵守、共同执行。如《全国企业干部人事制度改革经验交流会纪要》。

(二) 通报性纪要

这种会议纪要主要内容只是概述会议的综合情况，意在向有关单位或全社会通报，作周知或备查之用。例如《北京市xxx局办公会议纪要》。

(三) 座谈会纪要

座谈会是为了探讨、解决某个问题，由某此单位或组织发起，召集有代表性的人员参加。这种会议规模可大可小，意见不强求一致，旨在求同存异。座谈会纪要除了要记载会议的基本情况、主要成果及取得一致的意见外， 还要反映有代表性的不同意见。

八、纪要的写法

纪要的格式一般包括标题、 时间、正文等项。

(一) 标题

纪要的标题有两种写法：一种是单标题，如《xx大学思想教育工作座谈会纪要》，其标题只有一个语法结构；另一种是双标题，如《探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第一次学术讨论会纪要》，这里有两个语言结构，前一个是主标题，概括会议的主题，后一个是副标题，说明会议的名称及所用文种。

(二) 时间

纪要的时间，一般是纪要形成的时间，有时也可以写会议结束的时间。纪要的时间一般写在标题下方的居中位置，并且首尾加圆括号。

(三) 正文

纪要的正文一般包括开头、主体和结尾三部分。

1. 开头部分

用简练的文字写出会议概况：介绍召集会议的单位、会议的目的、开会的时间及地点、会期、参加人员、会议的议程和进行情况等。

2. 主体部分

主要写会议内容，即会议研究的问题，讨论的意见及所形成的结果。这部分的表述方式比较灵活多样，可以加写序号，按问题的顺序逐一表述，也可以直接以小标题形式表述，还可以按内容性质加序号分若干部分表述。

3. 结尾部分

有两种写法: 一种是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务:另一种是不另写结尾，正文的主体部分结束就是全文的结尾，一般工作会议纪要常常采用这种写法。

九、撰写纪要应注意的事项

第一，要真实、准确地概括会议内容，尤其是会议的决议事项。纪要，既要忠实于会议的实际内容，又要做好归纳整理工作，不能随主观意图增减或更改会议的内容，而必须做到真实、准确地表达会议内容。

第二，要突出反映会议的重点内容，这主要是指重点反映会议所讨论的问题及形成的统一意见，即会议明确和解决的问题。

第三，纪要的写作要及时，如果拖延时间过长，会给人“时过境迁”之感，影响公文的效果。