公文学习之函

函，国家机关、企事业单位都可以使用。它是公文中运用最为灵活的一个文种。

一、函的适用范围

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

它的使用范围较为广泛，大体有以下几种情况：第一是商洽工作，就某些工作事项进行联系和协商，如《关于建立XX康宁贸易公司的函》、《关于借调日文翻译协助工作的函》。第二是询问和答复问题，探询对方的意见和反映、陈述本单位所掌握的情况，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。第三是向平行或不相隶属的业务主管部门请求批准事项及这些业务主管部门答复所请求的事项，如《XX省机械工业厅关于榨糖机交货事宜的复函》。过去某些单位在向本级甚至下级的主管部门提出请求批准事项时，往往用请示，这种做法是不妥的。请示是上行文，被限定于下级向上级请求指示或批准，而在对不是发文机关的上级，甚至是发文机关级别低的机关提出请求批准事项时用请示，是不严肃的。平行或不相隶属的业务主管部门]之间请求批准事项时，均应用“函”。第四是向对方申明看法，陈述有关情况和问题，使其知明晓谕。

二、函的特点

第一，行文关系比较灵活。函主要用于平行或不相隶属的单位相互之间的往来，既可以是具有隶属关系的单位，也可以是没有隶属关系的单位，平级之间或上下级之间都可以使用。收函件的单位不论其社会地位高低、大小均以平等身份进行联系。

第二，具有商洽性和咨询性。函主要用于平行或不相隶属单位之间就一般事项进行联系、商洽或者对其主要业务范围的某-特殊具体事项的请求批准予以答复。而不涉及某一方面或者全局性的国计民生、方针政策等重大事件，一般不具有指导或指示作用。

第三，具有双向性。既有问函，又有复函。

三、函与通知的区别

第一，性质、目的不同。函的目的用于平行或不相隶属机关之间的互相商洽公务或询问与答复问题。它的性质是商洽平行式的公文，一般不具有指挥、 指导性。通知的目的除主要用于传达告知性质外，还具有上级对下级的指导作用。

第二，行文关系不同。函主要在同级机关和不相隶属机关之间使用，它不受上下级、平级隶属关系的限制，属平行文。通知，除会议通知外，一般用于上级机关对下级机关行文，其大部分内容属于下行文。

第三，作用效力不同。函的作用是商讨、询问、答复问题，它没有领导作用，一般不具有行政的约束力，更没有法律效力。通知则可用于上级对下级布置工作、发布文件、作出指示等，具有行政的约束力。

四、函与批复的区别

第一，从概念上加以界定。函是用来相互商治工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的。批复是专门用来答复请示事项的。

第二，从作用与行文关系上来区分。批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能是下行文。而函的答复更多为平级行文，并只是商洽性联系与咨询的答复。

五、请示函与请示的区别

公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有以下两点：

第一，请示是上行文，函是平行文。

第二，请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。

六、函的分类

函按其内容性质分，有商洽函、询问函、告知函和答复函等。

按其行文方向分，可分为去函(也称为发函)和复函两种。

七、函的格式与写法

函的一般格式包括：标题、受文单位、正文、落款与日期。其写法如下。

(一) 标题

一种是全要素标题， 即包括发文单位、事由及文种。其中事由应是对正文主要内容的准确而精练的概括。如《国务院办公厅关于同意国务院农村税费改革工作小组及其办公室更名的复函》、《广东省华侨商店供应公司关于请求退赔霉坏变质粉丝贷款的函》；另一种是由两要素组成，即由事由和文种组成，如《关于催促贯彻全国方便食品科技会议情况的函》、《关于请归还xx市社会文化服务公司开办费借款的函》。

(二) 受文单位

去函的受文单位一-般只有一个，但有时因问题涉及两个以上单位，也可以同时把两个以上单位写上，其写法与其他公文一样。

(三) 正文

函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。

去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求，最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。“事项”部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简明扼要，又要交代清楚。“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求，就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂，或要求多，可以单列一段来写，甚至分条列项来写。但无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都要谦和。

复函正文的一般结构是：先引述来函，可引来函的文件名称、发文字号、主要内容。如“贵厂X字X号文悉”这样的格式，也可以直接写“电悉”、“函悉”。 然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，准确表达本机关的意见，态度要鲜明。复函的结尾一般可写上“此复”、“特此函复”等话语。在复函中要针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意。同意将怎么办；不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。文中应言简意赅。

(四) 落款与日期

函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并加盖公章。

八、撰写函的注意事项

第一，表达要简要明白，切忌用语烦琐和词不达意。

第二，行文要恳切实在，直陈其事，切忌转弯抹角和玩弄词句。

第三，措辞要适度得体，正确体现机关的职权范围，既不过分寒喧，也不简单生硬。