各级单位为了加强管理，及时了解下属单位的工作情况，以及为调整或制定方针政策、收集必要的信息，有针对性地开展领导、指导工作，都建立了比较完善的报告制度。报告制度是维系党政机关的公务活动、保证各级机关工作正常运转的一个重要方面。
一、报告的适用范围
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
报告通常用于向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的问题；汇报有关行政法规、规章、重大行政措施的执行情况：汇报上级交办的工作任务的完成情况；汇报一个时期或者一个方面的综合情况；提出纠正有关偏向的建议并建议转发执行；答复上级机关提出的询问；有关问题或事故的责任者检讨分析自己的错误等。
报告是一种陈述性的公文，从行文关系上看，是一种典型的上行文。
二、报告的特点和种类
(一) 报告的特点
第一，已然性。这是指将已经做过的事情或已经发生的情况及问题写成报告，其内容是客观现实的反映，而不是展望和推想。
第二，总结性。报告的内容是已经做过的工作或已发生的情况，在向上级报告的时候就要对问题进行综合分析、归纳，即总结。否则，写成的报告就会出现罗列现象和过程，失去写报告的意义。
第三，陈述性。在报告的写作方式上，主要使用叙述方法。做了什么工作，具体情况如何，应该如实地叙述清楚，其中包括必要的分析、说明及简单的议论，但就其内容上的表述手段，主要还是陈述性。
(二) 报告的种类
1. 按其呈报要求划分
(1) 呈报性报告是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，如《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》；
(2) 呈转性报告是指下级机关将有关事项或者要求报送上级机关，请求上级机关批准并转发给有关的机关、地区的报告，这类报告的结尾有“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”的字样，如《财政部关于严格财政管理制止乱开减收增支口子的报告》；
(3) 呈复性报告是指下级机关答复上级机关对有关事项的询问，一般是专题报告。
2. 按其内容划分
(1) 综合性报告
综合性报告是以各个单位或部I门的全面工作或多项工作为内容所写的报告。这种报告明显具有全局工作的阶段性总结的特点，如《X X市卫生局关于2009年工作总结的报告》。
(2) 专题性报告
专题性报告是专门就某项工作、某个问题或某方面的情况所写的报告，如《XX省人民政府办公厅关于国务院文件办理情况的报告》、《广州市经贸考察团关于赴云南贵州考察情况的报告》。专题性报告在反映某项工作或某个问题或某个方面情况时，完全可以从不同侧面来反映。例如，报告某项工作，应该从任务、做法、工作结果、今后意见等不同方面来反映，不应属于一个问题只谈一点情况。
(3) 工作报告
工作报告是指关于工作进程、经验、问题、意见的报告，也就是常说的综合报告。
(4) 情况报告
情况报告是指反映某工作情况的报告，也就是常说的专题报告，只是从不同角度划分而已。
三、报告的写法
报告的格式由标题、主送机关、正文、落款及日期四部分组成。主要部分的写法如下。
(一) 标题
一般由规范化的“三要素”的格式组成，即发文机关、报告内容和文种；也可以由事由和文种组成，省略其发文单位。
(二) 正文
报告的正文一般分为开头、主体和结尾三部分。
1. 正文的开头
一般是简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括。常采用的一般是简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括。常采用的方式是说明式或概括式，如《财政部关于严格财政管理制止乱开减收增支口子的报告》的开头，基本是说明式；《关于赴泰国参加“中国邮票展览"开幕式等情况的报告》的开头，是概括式。
2. 正文的主体
应集中反映报告的核心内容。其具体写法因报告种类不同而略有差异。综合性报告及呈报性报告、专题报告，因是汇报工作，按其内容基本上是采用顺叙法，即依次写明做了什么工作，取得什么结果，有什么经验或教训，今后如何打算等几方面的内容。具体安排结构时，方法也可以灵活。可以采取分块的写法，即将欲报告的内容分两块，一块写工作做法和结果，另一块写经验、教训及今后的打算。还可以采取分题结合式的写法，把报告的工作分成几个方面，把每一方面的工作与其相应的做法、结果等项结合起来写。呈转性报告，因其主要目的是反映对具体问题的意见，所以其内容安排宜采取顺叙法，即先写存在的问题，再写解决问题的具体意见。写解决问题的意见是重点。完全反映情况的报告格式比较固定，常以先叙述具体情况，再写具体分析的方法来安排。
3. 正文的结尾
一般的报告多无特殊的结尾，汇报完毕，即告结束。结尾常用语是“以上报告，如有不妥，请指正”。呈转性报告，其结尾比较固定，常用语是“以上报告，如无不妥，请批转XXX、XX X贯彻执行”。
(三) 落款及日期
如果标题是“两要素”的写法，或者即使标题是“三要素”写法，为了郑重起见，则应落款，即先写发文单位全称，再写成文的日期。
四、撰写报告的注意事项
第一，明确写作目的。一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据目的选择典型材料和重点内容。
第二，材料应确实、可靠。各单位通过报告向上级汇报工作、反映情况和问题，其目的是让上级机关正确掌握全面情况，以便制定相应的方针、政策。“报告” 材料要翔实、可靠，决不能用不负责任的“据说”、 “传闻”、“估计”和“可能”等材料。
第三，观点要正确。报告里不仅有材料，而且有根据材料概括出的观点。如果报告的观点错了，那么上级机关根据第二手材料综合的观点也会是错误的。
第四，文字要简练。 |
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