公文的格式

公文的基本组成部分有：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。

为了叙述方便，我们把它们分成几个部分。

（一）文头

文头即文件头的简称。在公文首页上端，约占首页的1/3。其中包括发文机关标识、发文编号、紧急程度、秘密等级等。

1. 份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2. 发文机关标志：即是什么单位的文件，如“北京市人民政府文件”。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标识通常用大的字体标写，用套红以示庄重、醒目。

3. 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。每份公文都有编号，位置在公文标识的正下方，如“京政发﹝2006﹞58 号”。公文的编号有重要的作用，它便于公文的分类登记和管理，也便于受文单位回复时不必引用公文标题全文，只引用公文编号即可。

4. 紧急程度：即公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，以便提醒收件人及时处理。

5. 密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（二）标题

每份公文都要有标题，它关系到一篇公文的精神格调和色彩。如果每一篇公文的标题确切、鲜明、富有吸引力，就能使人急欲一读。

公文标题与一般文章的标题不一样，有固定的格式，一般由“发文单位+事由+文种”组成，如《国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定》,也有的只由“事由+文种”组成，如《关于深化行政管理体制和机构改革的意见》;还有的由“发文机关+文种”组成，如《中华人民共和国主席令》。

（三）主送机关

即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般放在标题下，正文之上，顶格书写，后面用冒号（：）。如北京市人民政府文件，其主送单位是--------“各区、 县人民政府，市政府各委、办、局、总公司，各高等院校:”。发文机关和主送单位一般应写全称，特别是那些平时用惯简称的或涉外的文件，更要注意，不要写错。

（四）正文

即公文的主体，用来表述公文的内容。要求文字准确、简练，逻辑严密，标点符号正确。一般是一事一文。

（五）发文机关署名、签发人、成文日期

在公文的最后署上发文单位的名称并签上发文日期。发文机关署名要署发文机关全称或者规范化简称。上行文还应当标注签发人姓名。其作用是表明公文的具体责任者，督促各级领导认真严肃地履行职责，并为直接联系工作、迅速有效地询问和答复有关问题提供便利。

成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。日期必须写全，不得省略任何一项。

（六）印章

公文的印章简称“公章”，它是机关权力的印信，是公文合法生效的凭证。一般位置应“骑(齐)年盖月”。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（七）附注、附件和附件说明

附注指公文印发传达范围等需要说明的事项。

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。其本身原是相对独立的，一旦被某公文作为附件后，就成为该公文的组成部分。它使正件的内容具体化，为受文者正确理解和执行公文提供依据或参考。如无专门说明，其效用和正件相同。

附件说明即公文附件的顺序号和名称。

（八）抄送机关，除主送机关外

公文发给那些对所收公文无须承担直接办理、答复责任，而只需了解其内容的单位，要在公文的抄送栏列出其全称、规范简称或统称。其作用是与有关方面沟通情况，取得理解、支持与配合。如《北京市人民政府批转市出版局、市工商行政管理局关于加强出版管理的暂行规定》:

主送单位：各区、县人民政府，市政府各委、办、局，总公司，各高等院校；

抄送单位：党中央各部门，全国人大常委会办公厅，国务院办公厅、各直属机构，中央军委办公厅......市委办公厅，各部、委......市人民检察院、检察分院。

（九）印发机关和印发日期，公文的送印机关和送印日期

即对印制情况的介绍，以便使受文者与承印者、发送单位联系，并加强有关部门和人员的责任心。

（十）页码，公文页数顺序号

为了便于阅读和管理，公文要求将每页按顺序编上页码，标在下方。