信息安全视角下档案信息化建设问题及对策

一、档案信息化过程中存在的安全问题

1.信息在传输、存储中存在泄露、损坏隐患。传统的档案运输和储存通常受到时间和空间的限制，需要耗费较多的人力、物力，但信息泄露的渠道较为单一，窃取和损坏信息的成本较高。而在信息化的档案管理中，档案数据的传输和存储一般通过互联网或者移动存储设备来进行，流通流程大大减少，成本低、速度快，但这同时也加大了信息泄露、丢失、篡改的风险，并且与传统纸质存储方式不同的是，数据信息一旦泄露便无法完全回收，这也导致其泄露的后果更为严重。而在档案的保管环节，也存在着数据损毁的风险，如不定期对电子器件、计算机系统进行定期的维护和更新，如一旦发生硬件损坏，就极有可能导致数据的丢失。

2.恶意攻击和病毒威胁。病毒攻击对档案信息化建设有着巨大威胁。随着大数据和云计算技术的应用，档案存储方式多样化，许多机构选择将档案数据存放在第三方云平台来降低数据管理的成本，这也一定程度上增加了档案数据被攻击的风险。同时，由于对信息化的过度依赖，缺乏应急机制，当发生病毒攻击事件时，档案管理工作直接瘫痪，对公民造成不便。2017年5月，比特币勒索病毒在全球超过74个国家爆发流行，我国多所大学和政府机构的档案管理系统被攻击，公民个人信息、院校学术资料被窃取锁定，给国家和人民带来了巨大的经济损失。

3.公民信息安全意识淡薄。公民个人信息安全意识淡薄也对我国的档案信息化管理造成了一定的影响。在公民进行电子信息的填报和存储时，对信息安全起不到足够的重视，如不注重个人电脑的病毒查杀和定期维护，浏览钓鱼网站使电脑被木马软件入侵等，这些行为都会导致公民的个人信息受到威胁。同时，在日常的信息数据处理时由于粗心大意，导致页面忘记关闭、密码没有遮挡等也都会泄露信息。2016年轰动一时的“高考志愿篡改”案的一部分原因就是由于部分考生未对初始密码进行修改，导致犯罪分子通过身份证信息来篡改这些考生的志愿，产生了极其恶劣的影响。

二、档案信息化的安全对策

1.建立规章制度，规范档案信息处理行为准则。为减少档案信息在传输和存储中的泄露风险，应建立严格行为准则来规范档案信息处理行为，可以借鉴《中华人民共和国计算机系统安全保护条例》和《中华人民共和国档案法》。明确每个人各个环节的责任，并采取责任倒追制度和第三方监督的制度来遏制内部数据泄露的情况。在进行电子档案归档的同时要进行纸质档案的备案，在关键的工作环节要进行摄像、录影对档案处理情况进行记录。同时，对扫描、复印、打印等行为要严格管理，需要第三方授权才可以进行档案数据的备录工作。此外，对进行档案传输存储的硬件设备要进行定期维护，聘请专业的维护机构，保证设备的有效性，在进行设备的更新换代时，要将其中的数据完全清理干净，防止档案被再次回收利用。

2.减少信息托管，定期更新系统。在管理档案时，重要的信息要尽量减少信息托管，如不得不采用信息托管的方式，要拟定较为严格的托管协议，明确双方责任。在平常的档案信息维护时，要及时更新防病毒系统，在大规模流行电脑病毒爆发的初期，要立即开展病毒防范工作，有技术能力自行处理的，要及时将防护系统布置全面，技术能力较为欠缺的委托专业机构来进行病毒防范工作。在已发生病毒入侵事件时，要及时做好事件记录并立即报警，切断数据传输，防止进一步的损失，同时建立完善的应急制度，在系统出现故障和入侵后采用传统的档案管理方式进行工作，保证日常工作可以顺利进行。

3.做好国民信息安全教育，提高国民信息安全意识。提高国民信息安全意识，可以从根本上提升档案管理的安全系数。首先，从政府层面，要制定严格的信息保护法规，进一步完善互联网信息管理条例和计算机系统安全保护条例，加强对信息安全知识的普及力度。其次，各档案管理单位和组织要根据国家制定的信息安全制度针对性地根据自身的特点制定相应的管理条例，在其官网醒目位置，发布信息安全知识普及的文章，在公民自行填写档案的页面，要设置提醒注意信息安全的提示，潜移默化地提升国民的信息安全意识。