高校档案信息化建设中的云计算应用

关键词：广东省高校；档案信息化建设；云计算；云档案

在信息时代，高校档案管理部门致力于档案信息化建设，我国高校档案数字化建设中，通过信息录入、图像扫描和数据库转变等方式，把各类档案资料转变成计算机数字识别形式，最终形成和纸质档案信息一致的数字化档案信息，基于云计算技术的特点和众多优势，可以将其引入到高校档案信息化建设之中，不断提高高校档案服务和管理工作。

一、云计算和云档案

1.云计算。云计算（CloudComputing）是把负载均衡、并行计算、分布式计算、网络存储、虚拟化和效用计算等传统网络技术和计算机技术进行融合发展的产物。通过云计算技术的应用，用户可以通过互联网随时随地获取自己想要的各类服务，而且云中资源用户也可以随时随地获取相关数据，随时扩展和按需使用，并且为此而付出相应的费用。云计算的核心内容就是把计算机网络中的各类资源能够进行统一管理和统一调度，从而将其构成一个统一的计算资源池，用户为此而付出相应的费用。云计算包含了软件即服务、平台即服务和基础设施即服务三个部分。第一，软件即服务是指各个服务厂商把用户所需要的各种软件统一安装在自己的服务器上，用户则根据自己所定制和使用的各类软件类型数量及使用时间的长短来付费，而且还可以通过各类浏览器向客户提供软件维护管理、软件运行环境和软件等，用户则可以通过自己终端连入网络，随时随地调取和使用自己定制的软件，节约了大量为配置软件和软件系统维护的费用[1]23-24；第二，平台即服务是指软件开发平台作为一种服务，以SaaS模式提供给客户使用，PaaS厂商则为客户提供各类应用程序开发环境和各类相关软件和硬件资源，用户可以在这个平台上开发自己需要的各类应用程序，也可以通过网络和服务器为其他客户提供服务；第三，基础设施即服务则是指用户通过网络从厂商提供的计算机基础设施获得各类服务，为了更好地实现IaaS服务，厂商则可以把网络中多台服务器所组建的“云端”基础设施，把存储和计算能力、内存和输入输出设备等各类资源整合成为一个资源池，从而为客户提供更好的虚拟化服务器和存储资源器，用户则根据自己的需求租用各类硬件设施。

2.云档案。毋庸置疑，云计算可以为客户提供相应的数据存储和计算中心。云计算所提供的这些数据存储中心具有很强的可靠性和安全性。正因为如此，云计算用户也不用担心数据因为病毒入侵或者数据丢失而烦恼。从目前来看，很多用户认为存储在电脑里面的数据和信息才具有很强的实用性和安全性，但是在实践过程中发现，存储在电脑里面的信息和数据同样不安全和不可靠，存储在电脑上的一些数据和信息仍然会出现丢失和难以恢复的问题，主要是由于人为操作不当或者是病毒入侵，甚至是一些不法分子利用电脑病毒，处心积虑恶意偷窃数据信息等。一般而言，高校云档案主要是由各个高校的档案管理部门所提供，把这部分信息存储在云档案平台之上，可以强化对这些档案信息的保管和管理，最大限度确保档案资料的完整性和安全性。并且，为了确保这部分档案信息的安全，必须要采取严格的权限管理要求。而且，在云档案管理中，只需要一台可以上网的电脑，不用安装相关软件，就可以真正实现档案资源的共享利用，避免资源浪费。

二、云计算在广东省高校档案信息化管理中应用的优势

档案信息化管理是指在档案管理活动中，全面使用现代信息管理技术，对于档案资源进行全面管理和利用。当前，在广东省各个高校档案管理中，档案信息化建设已经开展，而云计算技术在档案管理信息化建设中的应用，则可以有效解决人员、技术和财力不均衡问题

。1.云计算技术可以有效降低广东省高校档案管理的成本。当前，广东省各个高校档案信息化建设差距还非常明显，信息化还没有完成形成规模化，各个高校之间对于档案信息化建设的重视程度和基础设施投入不均是导致差距的主要原因。在广东省各个高校档案管理中引入云计算技术，则可以有效弥补那些经济实力较差高校档案管理部门实施档案管理信息化建设的不足，借助于云计算技术建立云档案平台，减少服务器维护和购置成本，降低档案管理人员对于档案管理软件和硬件的操作难度。

2.云计算技术可以实现广东省高校数字档案的存储和共享。当前，随着广东省高校档案管理信息化建设的发展，档案资料也开始由传统的纸质档案向音频、图像、视频、文字等多媒体进行扩展[2]43-45，而且在实际档案管理过程中，可以通过云档案平台，提供超大容量的档案存储空间，广东省各个高校档案馆之间还可以共建信息资料共享平台，每个相关成员可以通过这个共享平台浏览在云档案平台上的电子档案，大大提高了档案信息的利用率。

3.云档案技术可以提高广东省高校档案信息资源的安全性。云计算是一种IT资源集成，是一种管理模式，而不是一种具体的技术或产品。为了更好保障云档案平台数据信息的安全，云档案平台采取了多种安全技术控制书库的存储、访问、传输和利用，确保这些档案信息的完整性、保密性。甚至对这些档案信息进行两套平台的存储和备份，一套数据存储于资源库中，而另一套系统则应用于应用库中，两套系统同步备份和更新，确保档案信息的安全。

4.云计算技术可以有效扩大广东省高校档案信息资源的使用对象。高校档案信息资源的利用价值体现在各个方面，要不断扩大广东省高校档案信息的使用对象，确保大部分档案信息可以被使用者所查询和使用，这是高校档案信息化建设的主要目标。通过高校云档案平台的建设，利用先用的计算机网络技术，可以给各类移动信息平台、手机和平板电脑等移动终端发送相关信息，并且把这些信息及时存储在云档案平台之中，建设本单位档案管理服务器，而且还可以便捷档案信息使用操作，使这些档案信息可以随时随地为人们所使用。

三、云计算在广东省高校档案信息化建设中应用所面临的问题

尽管云计算技术具有诸多优势，但是在广东省档案信息化建设中，还存在着一些弊端，主要体现在以下几个方面：

1.数据还存在一些安全性问题。虽然通过云档案平台的建设，可以有效确保档案信息资料的安全性，但是在这个云档案平台中存储着海量档案信息，这些信息甚至可能涉及一些科研机密信息，关系到各个高校的生存和发展[3]14-17。为了确保云档案平台的共享性和服务性，高校云档案平台需要开放相应的访问接口和权限，给存储在这些云档案平台上的信息带来很大的安全威胁。安全性是影响到高校云档案平台建设的关键问题，如何确保这些档案信息的安全性，是广东省云档案平台建设的核心问题。

2.数据还存在标准不统一的问题。当前，云计算技术虽然十分火热，但是在此背后，还存在着标准不统一的问题，每个档案管理单位和组织可能站在本部门本单位利益的基础上，对云档案平台技术进行解读，便于获取相应的经济效益或社会效益，缺乏统一的标准已经成为制约广东省高校云档案平台建设的重要问题。当前，云计算在国际上已经成为标准化工作的热点，但这项标准化工作还处于起步阶段，还没有形成一个统一的标准体系，国内同样如此，在广东省高校的云档案平台建设中体现得十分明显。

3.存在操作规范不完善的问题。广东省高校云档案平台建设过程中，将会涉及大量档案信息资料的集中存储和管理，将会涉及各个高校的切身利益，涉及信息可持续性、服务可用性和信息安全性的问题，需要国家档案管理部门出台相关操作规范加以解决。但是，目前我国档案管理在云档案平台建设中，还存在个人信息和隐私保护空白，在信用水平监管方面较为滞后，一定程度上影响到广东省云档案平台建设。

4.存在用户认知度不高的问题。当前，云档案平台建设在全国各个高校档案信息化建设中还没有得到普及应用，而且云计算产品丰富，云计算开发商提供了大量的解决方案，面对着如此海量的云计算技术和产品，用户面临着选择难题，对于云计算产品的认可度较低，提升的空间和难度也较大。

四、云计算在广东省高校档案信息化建设中的应用策略

1.要积极构建基于云计算的档案信息化管理实现机制。第一，要科学设计广东省高校档案信息化管理系统云架构。基于云计算的广东省高校档案信息化管理系统主要是由档案管理云应用系统、云平台管理系统和基础设施三个部分支撑的，其中基础性的硬件设施包括计算性节点，如用于网络交换的相关设备、刀片或机架形式的服务器、网络安全性能保护设备等，而云档案平台管理系统的主要作用是对这些基础设施管理中各项功能进行整合。第二，要建立数字化档案下的云档案平台。在云计算技术下，广东省高校档案信息化建设的整体系统在建立过程中，必须要注重用户的便捷性，通过相关应用接口做开放处理，进行统一化的认证操作。要根据广东省高校档案信息化建设的特点进行分析，对各个用户的业务活动进行分析，采取C/C模式，主要是把云端和客户端有效结合起来的建设模式，用户通过客户端，依靠计算机网络进行云端接入，在完成相关身份认证以后，即可开展相关信息的查询和利用。

2.要依托云计算技术提高广东省高校档案服务能力。第一，广东省目前许多高校已经在推动档案信息化建设工作，基于云计算技术的云档案平台，可以面向多元化的客户需求，突破传统档案管理系统建设和应用模式[4]22-25，可以对高校大档案建设进行推进和实现，避免出现重复开发现象，对于各项应用进行科学规范操作，从而为广东省高校档案中的用户提供科学有效的档案信息平台服务。第二，要对广东省高校档案数据资源和检索服务进行统一整理。目前，广东省高校档案管理部门都对自身范围内的档案信息数据进行了充分利用，在云档案平台建设和应用过程中，把这些档案信息资源进行集中管理，并且参照不同的标准和要求，对这些档案信息进行存储和检索使用，通过调配存储在云档案平台中的档案资源，更好地对这些检索结果进行使用，提高了广东省高校档案信息资源查准率。第三，要对广东省高校档案信息数据进行整合。在广东省部分高校档案信息化建设中，已经配备了相应的存储设备和缩微设备，但是在这些档案信息设备使用过程中，还存在资源设备没有得到充分利用的状态，云档案平台的建设，可以对这些资源进行合理配置，把这些统一化的档案信息平台作为自身配置前提，将各类档案信息资源进行功能虚拟化处理，推动广东省高校档案信息化管理工作。

3.要不断提高广东省高校档案数据安全性问题。云计算技术的使用和云档案平台的建设，给高校档案管理带来便利的同时，也给高校档案资源的隐私性和安全性带来一定的威胁。在高校档案信息化建设过程中，这显得尤为重要。如何对存储于云档案平台中的信息资源进行安全存储，避免档案信息资源的非法利用，显得尤为重要。在云档案平台建设过程中，要把相关隐私增强技术引入其中，对自身档案管理平台的在线访问机制进行限制，把不法用户进行隔绝处理。而且还可以运用数据挖掘和信息数据恢复技术，把云计算技术和可信计算技术相互结合起来，积极建立起一个具有较高安全可靠性的云档案平台。

参考文献

[1]赵海峰.档案馆应用云计算技术的可行性分析[J].兰台世界，2012（7）.

[2]黄正鸿.云计算在档案信息化领域的应用启示[J].中国档案，2011（5）.

[3]蔡学美.档案云技术应用于档案信息化建设[J].办公自动化，2012（6）.

[4]李金朋，程城，杨国强.高校信息化建设现状与对策分析[J].光盘技术，2009（7）.