导语
归档是档案管理工作的第一道关口，也是决定档案资源质量的关键一步。在实际工作中，不少档案人员面临同样的困惑：上级来文哪些该留？本单位的会议记录算不算归档范围？红头文件是不是都得归档？无文号的统计报表要不要保存？
这些看似琐碎的判断，背后涉及一整套制度规范。2024年3月1日起施行的《中华人民共和国档案法实施条例》进一步明确了归档责任，规定应当归档的材料由各单位内设机构收集齐全、定期归档，任何机构或个人不得拒绝归档或据为己有。与此同时，“三合一”制度（档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表）正在全国机关全面推行，对企业归档范围表的编制审核工作也在持续深化。
本文依据《档案法》及其实施条例、国家档案局8号令和10号令等现行法规，系统梳理机关与企业文件材料的归档范围与不归档范围，并结合实操中的常见问题，为档案工作人员提供一份可直接对照使用的参考指南，建议收藏备用。
一、法律依据：归档范围的制度框架
（一）上位法：档案法及实施条例
《中华人民共和国档案法》第十三条规定了应当纳入归档范围的材料类型，包括反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的材料，反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动以及维护其权益和职工权益的材料，反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的材料，以及法律、行政法规规定应当归档的其他材料。
2024年施行的《档案法实施条例》第十九条进一步明确了归档责任主体：应当归档的材料由单位的各内设机构收集齐全，规范整理，定期交本单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何内设机构和个人不得拒绝归档或者据为己有。
（二）部门规章：8号令与10号令
机关文件材料的归档范围主要依据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。企业文件材料的归档范围则依据国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。两部规章的立法逻辑高度一致：以“利用价值、凭证价值、法定要求”为核心判定标准，分别从归档范围和不归档范围两个维度划定边界。
（三）配套制度：“三合一”制度
“三合一”制度将档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表整合为一份统一制度，用于规范档案形成、收集、整理、归档、鉴定、销毁全流程，是机关档案管理的基础性制度安排。目前各级机关正按照要求全面推行这一制度，企业归档范围表的编制审核工作也在持续推进。
二、机关文件材料：归档范围与不归档范围
（一）应当归档的四类文件材料
根据8号令第三条，机关文件材料的归档范围包括：
1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，以及下级机关报送的重要文件材料；
4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不予归档的四类文件材料
8号令第四条从文件来源角度，将不归档范围划分为四个类别：
1.上级机关文件中的不归档材料。普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2.本机关文件中的不归档材料。重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿和各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信和电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3.同级机关文件中的不归档材料。不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4.下级机关文件中的不归档材料。供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
深圳市档案馆在实践中进一步细化了判定标准，提出归档应遵循“三看”准则：看价值、不看红头；看关联、不看单位；看宏观、也看微观。尤其需要明确的是，归档不以红头、文号为标准，会议记录、人员花名册、统计报表等无文号但存史价值高的材料必须归档，而无长期留存意义的普通红头事务文件可以不予归档。
（三）保管期限的划分
机关文书档案的保管期限定为永久和定期两种，定期一般分为30年和10年。永久保管的主要包括：本机关制定的法规政策性文件、重要会议和重大活动的主要文件、重要业务文件、重要请示批复、机构演变和人事任免材料、房屋买卖和土地征用等凭证性文件、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件等。定期保管的则涵盖一般性业务文件、一般性会议文件、一般性事务管理材料等。
三、企业文件材料：归档范围与不归档范围
（一）应当归档的四类文件材料
根据10号令第四条，企业文件材料的归档范围包括：
1.反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；
3.本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料，所属和控股企业报送的重要文件材料；
4.有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
（二）可不归档的五类文件材料
10号令第五条列明了可不归档的五类情形：
1.有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2.本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论或未经领导审阅签发的文件，一般性文件的历次修改稿和各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信和来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3.非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；
4.所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
5.其他不需归档的文件材料。
值得注意的是，10号令将“可不归档”界定为“可”而非“必须”。换言之，如果企业认为某些材料有必要列入归档范围，也是可以的，这为企业保留了自主裁量空间。
（三）企业档案保管期限的灵活性
企业档案的保管期限同样定为永久和定期两种，定期一般分为30年和10年。但10号令赋予企业更大的自主权：在保证最低保管期限要求的前提下，企业可自主设置保管期限的年限。例如30年的可设置为35年、40年，10年期的可设置为15年、20年或25年，但不得低于10年。这一制度设计充分考虑了不同行业、不同规模企业的差异化管理需求。
四、实操中的关键要点与常见误区
（一）三大常见认知偏差
培训实践中发现，归档判定容易出现三类偏差：
1.电子版可替代纸质原件。电子文件与纸质文件应实行双轨归档管理，不能以电子版替代纸质原件归档，反之亦然。
2.工作总结等同于全套档案。一份工作总结不能替代工作过程中形成的全套文件材料，过程性文件同样具有查考价值。
3.材料留存科室保管更便捷。凡属归档范围的文件材料，必须向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
（二）按文件来源分类施策
深圳市档案馆的实践指南提供了按来源分类的操作框架：上级来文聚焦落地执行与业务关联，需要本机关贯彻落实的主营业务文件必须归档；本机关文件从严筛选，核心职能工作正本及定稿、重要法规修改稿、重点信访全套处置材料等应当归档；同级机关文件立足业务协同，需本机关协同推进的联合发文应当归档；下级机关文件紧盯重大事项，年度及以上周期工作计划、总结、统计报表必须归档。
（三）电子文件归档的新要求
随着《电子档案管理办法》的施行，电子文件归档被纳入统一管理框架。各单位应当确定电子文件归档范围和电子档案保管期限、分类方案，并纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。电子文件应当与元数据一并归档，归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性。新一轮企业归档范围编制审核工作特别关注将新业务、新领域、新平台形成的各类文件材料纳入归档范围，要求前端业务信息系统产生的电子文件和业务数据尽量做到来源清晰、“应归尽归”。
结语
归档范围的划定，本质上是在“存”与“弃”之间寻找平衡：既要确保有保存价值的文件材料应归尽归，不让历史的碎片散失；也要果断剔除没有查考价值的冗余材料，避免档案资源被无效信息稀释。
从操作层面看，档案人员需要把握三条核心准则：
第一，以价值判断为根本标准，不唯红头、不唯文号，关注文件是否具有查考价值、凭证价值和存史价值；
第二，以制度规范为操作依据，对照8号令或10号令的具体条款逐项甄别，同时结合本单位“三合一”制度中的归档范围表执行；
第三，以动态管理为工作习惯，随着业务发展及时调整归档范围，确保新业务、新载体形成的文件材料得到妥善保存。
归档不是简单的“收集—装盒—上架”，而是一次对组织记忆的系统梳理。每一次准确的归档判定，都是在为未来的查考、凭证和研究留下可靠的依据。 |
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