作为艺术活动历史的真实记录，艺术档案是机构发展的核心凭证，更是国家文化事业传承的重要财富。长期以来，表演艺术机构档案存在归档零散、分类混乱、数字化不规范、权责不清晰等问题，行业亟需统一标准规范管理。
2025年8月20日，国家档案局正式发布DA/T 105—2025《表演艺术机构艺术档案管理规范》（以下简称《规范》），并于2026年2月1日正式实施。该标准填补了表演艺术领域专项档案管理的标准空白，全面规范艺术档案全流程管理，为剧院、艺术团、剧场等各类表演艺术机构的档案工作提供了权威、可落地的执行依据。
一、适用范围与核心定位
1.适用主体
《规范》核心适用于各类表演艺术机构，涵盖具备演出经营、艺术创作、艺术教育、艺术交流、艺术研究功能的剧院、剧场、艺术表演团体等，其他文旅、艺术相关机构可参照执行。
2.核心管理对象
《规范》明确管控艺术活动文件材料，即机构及艺术工作者在创作、演出、教育、交流等活动中形成的文字、图像、音视频、实物等各类具有保存价值的历史记录，同时覆盖纸质、电子、实物等全载体档案。
3.管理核心目标
建立集中统一的艺术档案管理体系，实现艺术档案真实、完整、可用、安全，厘清权责、规范流程、推进数字化，筑牢艺术文化留存与利用的档案根基。
二、权责划分严格管控
《规范》明确划分档案部门与业务部门双向职责，彻底解决“档案工作仅归档案岗”的认知误区，实现全员共管、全程管控。
1.档案部门：统筹管控、专业赋能
负责整体档案工作规划、制度制定、业务指导、监督检查；审核归档范围与保管期限表；组织档案培训、科研交流；负责档案保管、咨询利用、资源开发；统筹电子档案系统建设与信息化管理。
2.业务部门：源头把控、规范移交
作为档案形成第一责任人，负责本部门艺术材料的收集、整理、初审；制定部门归档细则；配合档案部门监督检查，按期保质完成档案移交归档。
3.通用要求
所有在岗人员均有保护艺术档案、按时移交归档的义务，严禁私自留存、占用机构艺术档案材料。同时规范外包管理、涉密档案管理、重大活动档案管理等特殊场景要求。
三、全流程实操规范
《规范》针对艺术档案收集、整理、保管、利用、鉴定处置、信息化六大核心环节制定精细化标准，每一项均可直接落地执行。
1.收集：四类载体，规范归集、限时归档
规范将艺术档案统一划分为文字类、图像类、音视频类、实物类四大类别，明确各类别归档标准：
文字类：内容真实完整、字迹耐久，杜绝圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具，优先归档原件，原文译文、纸质电子文件同步归档；
图像类：演出照、彩排照等画面清晰、主题明确，兼顾舞美、服装、道具等细节，海报整洁无折痕，所有图像材料配套完整文字说明；
音视频类：原版原件、画面声音清晰，光盘、磁带载体完好无破损，标注项目名称、录制时间、录制人等关键信息，电子音视频档案按DA/T78标准执行；
实物类：完整留存演出道具、纪念品等实物，配套说明、包装物等附属材料一并归档。
硬性时限要求：所有艺术活动文件材料，需在项目结束后3个月内完成整理移交归档。移交需填写专用移交清单，双人核对签字、双向留存，不合格材料限期补齐。
2.整理：分类立卷、规范编目、有序归档
新规明确艺术档案保管期限分为永久、定期30年、定期10年三档，机构可结合自身情况制定适配分类方案，且方案一经确定需保持稳定。
组卷方式差异化管控：文字、照片类建议按卷整理，以单个艺术活动为整体组卷，复演新增材料可另立新卷并关联原卷；海报、音视频、实物类建议按件整理。
同时统一编号、编目、装订、装盒标准，规范案卷封面、背脊、卷内目录、备考表等全套表单格式，要求不同类别档案分盒存放，最大限度保护档案原貌。
3.保管：分载体防护，保障档案长效留存
档案库房需符合JGJ 25建筑与防护标准，恒温恒湿、干净整洁，根据档案载体差异化存放：照片、音视频磁带、光盘等竖向存放，避免重压；海报、实物档案平放或卷放集中存放，有效杜绝破损、霉变、失真问题。
4.利用：权限分级、全程留痕、安全可控
机构需搭建完善的档案检索体系，开放查阅、复印、借阅、线上浏览等多元利用方式，同时严格落实分级审批制度：本部门档案利用由部门及档案负责人审批，跨部门利用需三方审批。
所有档案利用行为需填写《艺术档案利用登记表》，明确借阅期限，严禁涂改、裁剪、调换、污损档案。若出现档案损坏、丢失、失密等情况，立即启动责任追究程序。
5.鉴定与处置：定期核查、规范销毁、依规移交
定期对到期档案开展鉴定工作，需继续留存的重新划定保管期限，无保存价值的按流程销毁。销毁需编制专用清册，经单位负责人审批、双人监销、签字确认，销毁清册永久留存。同时明确机构档案定期向属地综合档案馆移交要求，规范机构撤销、合并场景下的档案处置流程。
6.信息化建设：全程数字化、安全智能化
新规重点强化艺术档案信息化管理，要求将信息化建设纳入单位整体规划：搭建电子档案管理系统，实现电子文件归档、整理、保管、利用、销毁全流程管控；各类传统载体档案按规范完成数字化加工；建立多介质、多备份机制，重要档案落实异地备份，全面保障电子档案真实、完整、安全。
四、《规范》落地核心价值
1.标准化破局：结束表演艺术档案管理无专项统一标准的局面，统一全行业作业流程，解决归档混乱、管理随意、标准不一的痛点；
2.权责清晰化：厘清部门与岗位权责，构建“全员参与、全程管控”的档案管理体系，规避管理漏洞；
3.资源价值化：系统化留存艺术创作、演出成果，为剧目复盘、艺术研究、文化传播、品牌建设提供核心档案支撑；
4.管理数字化：推动艺术档案从纸质静态留存向数字活化利用转型，适配新时代档案信息化发展趋势；
5.风险合规化：规范涉密、著作权、外包管理等场景，筑牢档案安全与合规底线。
结语
DA/T 105—2025《表演艺术机构艺术档案管理规范》的发布实施，标志着我国表演艺术机构档案管理迈入标准化、规范化、数字化的新阶段。各表演艺术机构应切实强化档案意识，厘清权责分工，完善制度配套，将规范要求转化为日常管理的刚性约束。相关档案工作者更应主动担当、专业赋能，推动艺术档案从“被动保存”走向“主动服务”，从“历史凭证”升华为“文化资产”，为赓续中华优秀传统文化、繁荣社会主义文艺事业贡献坚实的档案力量。规范于心，践行于行，方能让每一份艺术记忆历久弥新，让每一段文化创造有档可依。 |
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