从“纸间留存”到“指尖赋能”，从“工程收尾”到“全程管控”，城市建设档案管理迎来历史性升级。2026年4月20日，住房城乡建设部、国家档案局联合签发《城市建设档案管理规定》（中华人民共和国住房和城乡建设部、国家档案局令第61号），明确自2026年9月1日起正式施行。作为替代沿用近三十年旧版规定的核心法规，新规以六大突破性变革重构城建档案管理体系，进一步衔接新时代城市规划、建设与治理需求，为城市记忆留存、城市高质量发展注入强劲动能。
本文结合新规全文，逐条拆解核心要点，助力大家精准把握新规要点、合规落实各项要求，为新规正式施行做好充分准备。
变革一：管理边界大拓展——从“建设档案”到“治理档案”
这是新规最具标志性的调整之一，明确将城建档案的定义从传统“城市规划、建设及其管理活动中形成的历史记录”，升级为“城市规划、建设及其治理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录”。一字之差，彰显了城建档案从“服务建设”向“服务治理”的延伸，将城市治理全流程纳入档案管理范畴。
第六条明确了城建档案的法定接收范围，细化为五大类，确保档案收集“应收尽收、无死角”：
城市勘测、规划档案：涵盖城市地形勘测、地质勘察、城市总体规划、详细规划等各类基础性档案，是城市规划布局的核心依据；
城市建设工程档案：覆盖范围全面，包括工业、民用建筑工程，市政基础设施工程（道路、桥梁、管网等），公用基础设施工程（供水、供电、供气等），交通基础设施工程，园林绿化、风景名胜建设工程，市容环境卫生设施建设工程，城市防洪、抗震、人防工程等各类工程形成的全套档案；
城市建设科研档案：记录城市建设领域科研成果、技术创新、工艺改进等相关资料，为城市建设技术升级提供支撑；
城市建设基础资料：由负责城市规划、建设工作的主管部门在履职过程中形成，包括城市建设相关政策文件、基础数据、调研报告等；
法律法规规定应当接收的其他档案：为后续新增档案类型预留合规空间，确保管理的前瞻性。
一句话解读：档案管理不再是工程收尾的“句号”，而是贯穿城市规划、建设、治理全程的“逗号”，实现从“事后留存”到“全程赋能”的转变。
变革二：全生命周期管理——明确工程建设单位责任清单
新规第七条明确提出“城市建设工程档案应当实行全生命周期管理”，打破以往“重移交、轻过程”的管理模式，将档案管理贯穿工程立项、勘察、设计、施工、验收、备案、运维乃至改建扩建的全过程，同时为工程建设单位划定清晰的责任清单，强化主体责任落实。
结合第十二条、第十三条、第十九条、第二十条、第二十一条，工程建设单位需重点落实以下5项硬性要求，缺一不可：
1.经费保障：必须将档案相关费用（包括档案收集、整理、数字化、保管等费用）列入建设工程造价，确保档案工作有充足的资金支撑，杜绝“重工程、轻档案”的资金倾斜问题；
2.同步归档：严格落实“归档进度与工程建设进度同步”，工程建设各环节（勘察、设计、施工、监理）形成的文件材料，需及时收集、整理，不得拖延至工程收尾再集中补档，避免档案缺失、遗漏；
3.督促查验：作为档案管理的第一责任人，工程建设单位需定期督促勘察、设计、施工、监理等参建单位开展档案收集、整理工作，全程查验归档质量，确保参建单位交付的档案符合规范要求；
4.竣工图编制：明确竣工图编制单位和编制费用，必须在工程竣工验收前完成竣工图编制工作，且竣工图需真实、准确反映工程实际建设情况，严禁涂改、伪造，确保竣工图与工程实体一致；
5.档案移交：严格遵守移交时限，工程竣工验收备案前，需向城建档案机构移交完整的工程档案；竣工验收备案后形成的补充档案（如运维记录、后续整改资料等），需在备案后三个月内完成移交。
特别注意：改建、扩建和重要部位维修工程：工程建设单位需重新组织设计、施工等单位，收集、整理改建、扩建及维修过程中形成的全部档案，并按规定移交，不得沿用原有档案替代；
停建、缓建工程档案：此类档案暂由工程建设单位负责保管，若停建、缓建时间超过两年，且工程建设单位不具备档案保管条件（如无专门库房、无专业管理人员、无安全保障设施等），需将档案交由城建档案机构代为保存，确保档案安全。值得注意的是，若停缓建工程已建成部分已履行竣工验收程序并作出合格结论，建设单位可将已建成部分的档案整理合格后提前移交城建档案管理机构。
工程建设单位发生机构变动、撤销、合并等情况时，需第一时间按规定向相关承接单位或城建档案机构移交全部工程档案，不得擅自处置、损毁。
变革三：双轨制验收——工程档案验收意见书，成为竣工备案“硬门槛”
新规第十八条构建了“档案验收与工程竣工验收双轨联动”的管理机制，城建档案管理部门应当对需要移交的工程档案进行验收，出具工程档案验收意见书，从制度层面破解了以往“档案验收与工程验收脱节”“重工程质量、轻档案质量”的难题。
该机制分为三个关键环节，环环相扣、缺一不可：
1.前置整理：工程建设单位需在组织工程竣工验收前，完成全部工程档案的整理、立卷工作，确保档案完整、准确、系统、规范，为档案验收做好准备；
2.专项验收：城建档案管理部门负责对需移交的工程档案进行专项验收，也可委托城建档案机构具体实施验收工作，验收合格后出具《工程档案验收意见书》（部分地区称为《建设工程档案验收审核意见书》）；若验收不合格，需限期整改后重新验收，直至符合要求；
3.备案查验：住房城乡建设主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，必须查验工程档案验收意见书，无合格意见书的，不予办理备案手续。
特别注意：交通、水利、能源、铁路、民航领域的重大建设项目，其档案验收不适用本环节规定，需按照各自领域的相关专项规定执行，确保行业适配性。
一句话总结：没有档案验收意见书，就办不了工程竣工备案，档案质量成为工程验收的“硬指标”。
变革四：数字化全面落地——电子档案与纸质档案同等效力，实现“数字赋能”
第五章“信息化建设”是本次新规修订的最大亮点之一，立足数字化转型趋势，明确电子档案的法定效力，规范数字化管理流程，推动城建档案从“纸质主导”向“纸电双轨”“数字优先”转型，破解传统档案保管难、利用难、共享难的痛点。
新规用三条核心条款，确立了数字化管理的核心规则，可直接作为实操指南：
第二十八条（数字化管理要求）：城建档案机构需配备满足信息化建设需求的设施设备，推进传统载体档案（纸质、图纸等）数字化转换，实现电子档案从形成、收集、整理、移交、保管到利用的全过程管理，同时推动电子档案与城市规划、建设等相关业务系统的协同联动和数据共享，打破“信息孤岛”；
第二十九条（电子档案效力）：明确电子档案与传统载体档案具有同等法律效力，可以以电子形式作为凭证使用——这意味着，企业在工程验收、备案、纠纷处理等场景中，可直接使用合规电子档案作为依据，无需再额外提供纸质档案原件，大幅提升办事效率；需注意的是，电子档案需满足“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，否则无法作为有效凭证；
第三十条（电子档案安全）：对建设工程竣工图等重要电子档案，实行“异质、异地多套备份”管理，城建档案机构需定期对电子档案的保管状态进行检测、维护，确保档案数字资源安全、长久可用，同时保障在应急状态（如自然灾害、设备故障等）下能够快速启用，防范电子档案丢失、损坏风险。
其他数字化要求：
BIM档案移交：建筑信息模型（BIM）作为工程数字化的核心载体，其相关档案需按规定同步移交，实现工程档案的数字化可视化管理；
数字化成果规范：纸质档案的数字化成果需真实、准确反映原档案内容，不得篡改、失真，确保数字化档案与原件一致；
跨域共享：推动城建档案数字资源跨区域、跨部门共享，助力城市治理数字化、精细化，方便各相关单位查询、利用档案资源，提升工作协同效率。
变革五：信用管理入法——守信激励与失信惩戒双轮驱动，强化约束效力
新规第三十一条、第三十二条首次将信用管理纳入城建档案管理体系，通过“信用约束+法律处罚”的双重机制，倒逼相关单位和个人依法履行档案管理责任，破解以往“违规成本低、监管难度大”的问题。
信用管理机制（第三十二条）：城建档案管理部门需建立健全城建档案信用信息归集、评价、应用机制，将相关信用信息（如档案移交及时性、档案质量、违规行为等）归集到公共信用信息平台，实现信用信息互联互通；
双轮驱动措施：依法对守信单位和个人采取激励措施（如优先办理档案业务、减少监管频次等），对失信单位和个人实施惩戒措施（如限制工程审批、纳入失信名单、通报批评等）；
重点提示：工程建设单位、勘察设计单位、监理单位、档案服务企业等相关主体，其档案移交的及时性、档案内容的完整性、真实性，将直接影响自身的信用记录，进而影响后续工程审批、招投标等业务开展，需高度重视。
变革六：开放利用加码——从“被动保管”到“主动传承”，释放档案价值
新规在档案利用方面释放了明确的“开放、便民、赋能”信号，打破以往城建档案“重保管、轻利用”的格局，推动档案价值从“留存”向“传承、赋能”延伸，兼顾公共服务与安全管控。
结合第二十三条、第二十四条、第二十五条，重点明确以下4点：
1.开放导向：城建档案应当依法向社会开放，最大限度保障公众的知情权和利用权；涉及国家安全、重大利益以及其他不宜开放的城建档案，需严格遵守相关法律法规规定，不予开放或限制开放，实现“开放与安全”平衡；
2.利用便利：单位和个人持合法证明（如身份证、营业执照等），即可申请利用已经开放的城建档案，无需额外提供复杂材料，简化利用流程；利用未开放城建档案的，需按国家有关规定办理审批手续；
3.价值挖掘：城建档案机构需主动开发馆藏档案资源，为城市规划、城市更新、历史文化保护利用、防灾减灾救灾、城市信息模型（CIM）平台建设等工作提供精准支撑，让档案“活起来”；
4.文化传承：鼓励城建档案机构开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，普及城建档案知识，展示城市建设发展历程，传承城市历史文化，增强公众对城市记忆的认同感和保护意识。
法律责任红线：明确违规后果，守住合规底线
新规进一步强化了法律约束，明确了各类违规行为的处罚依据，相关主体需严格遵守，避免触碰法律红线：
一般违规处罚（第三十一条）：单位或者个人在城建档案形成、收集、整理、移交、保管、利用等活动中有违反本规定行为的，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《建设工程质量管理条例》等法律法规予以处罚，包括警告、罚款、责令整改、没收违法所得等，情节严重的，将依法追究相关人员责任；
连带责任提示（第十五条）：委托档案服务企业开展档案整理、数字化、开发利用和寄存等服务的，委托方应当对受托方的服务过程进行全程指导和监督，明确双方权利义务，确保档案安全和服务质量；若因受托方违规操作导致档案损毁、泄露，委托方需承担相应连带责任。
结语：把握变革机遇，筑牢城市记忆防线
《城市建设档案管理规定》（2026版）的出台，标志着我国城建档案管理工作实现了从“被动接收”向“主动治理”、从“单点管理”向“全生命周期”、从“纸质主导”向“数字赋能”的历史性跨越，为新时代城建档案工作提供了清晰的法规遵循和实操指南。
此次六大变革，不仅拓宽了管理边界、压实了主体责任，更推动城建档案工作与城市治理深度融合，让档案真正成为城市规划建设的“参谋助手”、历史文化的“载体纽带”、防灾减灾的“重要支撑”。
距离2026年9月1日正式施行还有不到4个月，无论是工程建设单位、档案服务机构，还是城市建设管理者、档案从业者，都需以新规为标尺，重新审视和优化自身的档案工作体系，提前梳理工作流程、补齐管理短板，确保新规落地见效、合规执行。 |
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