档案库房管理

档案库房作为集中保管各类档案资源的核心场所，其管理质量直接关系到档案的完整性、安全性与长期可用性。科学规范的库房管理需贯穿“硬件建设-环境管控-档案存放-安全防护-日常运维-应急处置”全流程，严格遵循档案管理相关国家标准与行业规范，实现档案资源的系统化、精细化保护。

一、档案库房的基础建设与布局规范

档案库房的基础条件是保障档案安全的前提，其选址、建筑标准与功能布局需满足档案保管的特殊需求。在选址方面，应优先选择地势较高、排水通畅、远离污染源的区域，避开低洼易涝地带、地震活跃区、化工厂、加油站等存在安全隐患的场所，同时远离强磁场、强电场源（如高压变电站、大型电机设备），防止磁场对磁性档案（如磁带、硬盘）造成损坏。库房建筑需具备良好的结构稳定性，采用钢筋混凝土等坚固结构，墙体、屋顶应具备防火、防潮、隔热、保温性能，门窗需采用防盗、防光、密封性能优良的材质，窗户应安装遮光窗帘或磨砂玻璃，防止紫外线直射档案。

功能布局上，档案库房应实行“三区分离”原则，即划分库房区、阅览区、办公区，三区之间保持物理隔离，避免相互干扰。库房区内部需根据档案载体类型（纸质、磁性、光盘、实物等）划分不同保管区域，如纸质档案区、电子档案存储区、实物档案陈列区等，不同区域根据载体特性设置差异化的保管条件。库房内部通道设计应符合消防安全要求，主通道宽度不小于1.2米，次通道不小于0.8米，确保人员通行顺畅及消防器材的灵活使用，同时预留足够的空间用于档案整理、搬运及设备摆放。此外，库房应配备独立的通风系统、配电系统、消防系统，且各类管线布局合理，避免管线穿越档案存放区域，防止漏水、漏电等安全隐患。

二、档案库房的环境参数管控

（一）温湿度控制

温湿度是影响档案保存寿命的核心因素，不同载体档案的温湿度要求存在差异。对于纸质档案，国家标准规定库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；磁性档案（如磁带、软盘）的适宜温度为15℃-25℃，相对湿度为40%-55%；光盘档案的适宜温度为14℃-22℃，相对湿度为40%-60%。为实现精准管控，库房应配备智能温湿度监控系统，实时监测并记录温湿度数据，数据记录保存周期不少于3年。同时，根据库房规模配备合适的调温调湿设备，如中央空调、除湿机、加湿器等，确保温湿度超出标准范围时能及时调整。需要注意的是，温湿度调整应遵循“缓慢渐变”原则，避免短时间内剧烈波动，防止档案因热胀冷缩、湿度骤变产生变形、霉变等问题。

（二）光照与紫外线防护

光照中的紫外线是导致档案载体老化、褪色的重要原因，尤其是纸质档案的字迹褪色、纸张变脆，彩色档案的色彩失真等，均与紫外线照射密切相关。因此，档案库房应严格控制光照强度，采用无紫外线光源（如LED灯、防紫外线荧光灯），禁止使用白炽灯、高压汞灯等强紫外线光源。库房内光照强度应控制在50勒克斯以下，若需进行档案查阅或整理，可临时使用局部照明设备，且照明时间不宜过长。此外，库房门窗应采取遮光措施，如安装遮光率不低于90%的窗帘、贴防紫外线膜等，避免自然光直射档案架。同时，档案存放时应尽量避免裸露，纸质档案应装入档案盒，磁性档案、光盘档案应密封存放，进一步减少光照对档案的影响。

（三）空气质量与污染物控制

库房内的有害气体（如二氧化硫、氮氧化物、甲醛等）和粉尘会加速档案载体的腐蚀与老化，因此需加强空气质量管控。首先，库房应保持通风良好，可采用自然通风与机械通风相结合的方式，自然通风需选择无污染、湿度适宜的时段进行，机械通风应配备空气过滤装置，过滤空气中的粉尘和有害气体。其次，库房内禁止存放易挥发有害气体的物品，如化妆品、清洁剂、油漆等，同时避免在库房附近进行装修、喷漆等产生有害气体的作业。对于新建成或新装修的库房，需进行甲醛、苯等有害气体检测，检测合格后方可投入使用，且投入使用初期应加强通风换气。此外，库房应定期进行清洁，采用湿式清扫方式（如用湿拖把拖地、湿布擦拭设备），避免粉尘飞扬，清洁工具应专用，防止交叉污染。

三、档案的存放管理规范

（一）档案架的选择与摆放

档案架是档案存放的核心设备，应根据档案载体类型、库房空间及承重条件选择合适的档案架。纸质档案优先选择密集架或铁皮档案柜，密集架应具备防倾倒、防盗、防尘、防潮功能，且操作灵活，符合人体工程学设计；磁性档案、光盘档案应选择防磁档案柜，防止磁场干扰导致数据丢失；实物档案（如印章、奖牌、锦旗等）应选择专用陈列柜，根据实物尺寸设计分层存放空间，确保存放稳定。

档案架的摆放需遵循合理布局原则，架体与墙壁之间应预留10-15厘米的距离，便于通风和检查；架体之间的通道宽度应符合库房通道标准，密集架的移动通道宽度不小于0.8米。架体摆放应避免靠近窗户、空调出风口、加湿器等设备，防止雨水渗漏、温度骤变对档案造成影响。此外，档案架应安装牢固，密集架需配备制动装置，防止使用过程中发生倾倒事故。

（二）档案的排列与存放

档案排列应遵循“分类有序、便于查找”的原则，按照档案的分类方案（如年度-机构-保管期限分类法、年度-问题-保管期限分类法等）进行系统排列，确保同一类别、同一保管期限的档案集中存放。排列顺序通常为从左至右、从上至下，档案架上应粘贴明显的分类标识，标识内容包括类别、年度、保管期限等信息，便于快速定位档案。

档案存放时需注意保护档案载体，纸质档案应按“件”或“卷”整理装订后装入档案盒，档案盒应选用无酸、无碱、防虫的优质材料，盒内可放置防虫剂（如樟脑丸、香樟木片），但需避免防虫剂与档案直接接触。档案盒在档案架上应垂直摆放，不得倾斜、挤压，盒与盒之间预留适当空隙，便于取放和通风。磁性档案、光盘档案应单独存放于防磁盒内，防磁盒需密封良好，存放时避免剧烈震动和磁场干扰，光盘档案应竖放，防止变形。实物档案应根据其材质和形状选择合适的存放方式，易碎实物需采取防震、防摔措施，贵重实物应单独上锁保管。

四、档案库房的安全防护体系

（一）防火安全

档案库房是防火重点区域，需严格落实防火责任制。库房内严禁吸烟、使用明火，禁止存放易燃易爆物品（如酒精、汽油、鞭炮等）。电气设备应符合消防安全标准，电线应穿管保护，避免乱拉乱接，电气设备运行时应有专人监护，下班前必须切断非必要电源。库房应配备充足的消防器材，如干粉灭火器、二氧化碳灭火器、消防栓等，消防器材应放置在明显、易取用的位置，定期进行检查和维护，确保完好有效。同时，库房应安装火灾自动报警系统，与消防控制室联动，一旦发生火灾，能及时发出警报并启动灭火装置。此外，需制定火灾应急预案，定期组织人员进行消防演练，提高应急处置能力。​

（二）防盗安全

为防止档案被盗，库房应采取有效的防盗措施。库房门窗应安装防盗锁、防盗栏杆，窗户可加装防弹玻璃或防盗网。库房出入口应安装视频监控系统，监控范围覆盖库房门口、档案架区域、通道等关键部位，监控录像保存周期不少于30天。同时，可配备红外报警系统、门禁系统，门禁系统应实行权限管理，只有授权人员才能进入库房，进入库房需进行登记备案，记录进入时间、人员、事由等信息。对于贵重档案、涉密档案，应单独存放于密码柜或防盗保险柜内，加强防护等级。此外，库房应建立值班制度，实行24小时专人值班，定期对库房进行巡逻检查，及时发现和排除安全隐患。

（三）防虫防鼠安全

害虫和鼠类会对档案造成严重破坏，如害虫啃食纸质档案、鼠类咬坏档案盒和档案载体。因此，库房需做好防虫防鼠工作。首先，保持库房清洁卫生，及时清理垃圾、杂物，消除害虫和鼠类的滋生环境。其次，定期对库房进行防虫防鼠处理，可在库房角落、档案架底部放置防虫剂、灭鼠器材（如粘鼠板、捕鼠笼），但需注意灭鼠器材的摆放位置，避免对人员造成伤害。同时，加强档案入库检查，新接收的档案需经过防虫防鼠处理后才能入库，防止携带害虫或虫卵。若发现档案被虫蛀、鼠咬，应及时将受影响档案隔离处理，对库房进行全面消毒，防止病虫害扩散。

（四）防水防潮安全

防水防潮是档案库房管理的重要内容，需防止雨水渗漏、地下水渗透及管道漏水对档案造成损坏。库房应做好屋面、墙面、地面的防水处理，屋面应设置防水层，墙面和地面采用防潮材料铺设。库房内的给排水管道应安装牢固，避免管道破裂漏水，管道布置应远离档案存放区域。同时，定期检查库房的防水情况，尤其是在雨季、汛期，要加强巡查，发现漏水隐患及时处理。若库房发生漏水，应立即切断电源，将受水浸的档案转移至干燥、通风的地方进行处理，采取晾干、烘干等方式恢复档案，防止档案霉变。

（五）防泄密安全

对于涉密档案，需加强保密管理，防止信息泄露。涉密档案应单独存放于涉密库房或密码柜内，实行专人保管、专人负责。进入涉密库房需具备相应的保密资质和权限，严格执行登记制度。涉密档案的查阅、复制、传递需经过严格审批，查阅时应有专人监督，复制件需进行编号登记，用完后及时回收。库房内禁止使用无线通信设备（如手机、对讲机）、具有存储功能的设备（如U盘、移动硬盘），防止涉密信息被窃取。同时，定期对涉密档案进行保密检查，排查泄密风险，加强对工作人员的保密教育，提高保密意识。

五、档案库房的日常运维与管理​

（一）人员管理

档案库房管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案库房的各项管理制度和操作流程，责任心强、认真负责。管理人员需经过专业培训后方可上岗，定期参加业务培训和学习，不断提升业务水平。同时，建立岗位责任制，明确管理人员的职责分工，如库房环境监控、档案存取管理、安全检查、设备维护等，确保各项工作有人负责、有人落实。管理人员进入库房应遵守库房管理规定，穿戴专用工作服、工作鞋，不得携带无关物品进入库房，严禁在库房内从事与工作无关的活动。

（二）档案存取管理

档案的入库、出库、查阅、归还等环节需严格遵循操作流程。档案入库前，需进行整理、鉴定、编号、登记，确保档案信息准确无误，符合入库标准。入库时，管理人员应根据档案分类方案将档案放置在指定位置，并及时更新档案管理系统中的库存信息。档案出库时，需由相关人员提出申请，经审批同意后，管理人员方可出库，并办理出库登记手续，记录档案出库时间、用途、借阅人等信息。档案查阅应在阅览区进行，不得将档案带出阅览区，查阅过程中禁止涂改、勾画、抽取档案，查阅完毕后，管理人员需对档案进行检查，确认无误后办理归还手续，将档案放回原位置。对于涉密档案、贵重档案的存取，需执行更严格的审批程序和管理规定。

（三）设备维护管理

库房内的温湿度监控设备、调温调湿设备、消防设备、监控设备、门禁系统等各类设备，需定期进行维护和保养，确保设备正常运行。建立设备维护台账，记录设备的型号、安装时间、维护时间、维护内容、故障处理情况等信息。温湿度监控设备应定期校准，确保监测数据准确；调温调湿设备应定期清洁、检修，更换滤网、耗材；消防设备应定期检查压力、有效期，及时更换过期或损坏的器材；监控设备、门禁系统应定期检查线路、摄像头、传感器等部件，确保监控清晰、报警灵敏。设备出现故障时，应及时联系专业人员维修，避免因设备故障影响库房管理工作。

（四）定期检查与隐患排查

定期对档案库房进行全面检查，是及时发现和解决问题的重要手段。检查内容包括库房环境参数（温湿度、光照、空气质量）、档案存放情况（是否整齐、有无霉变、虫蛀、鼠咬）、安全防护设施（消防器材、监控设备、门禁系统、防盗防虫防鼠设备）、设备运行情况、档案存取登记情况等。检查频率应根据库房实际情况确定，日常检查每日不少于1次，全面检查每月不少于1次，季节性检查（如雨季防潮、冬季防火）每季度不少于1次。对检查中发现的问题，应及时制定整改措施，明确整改责任人、整改期限，跟踪整改落实情况，确保隐患及时消除。同时，做好检查记录，将检查结果、整改情况整理归档，作为库房管理工作评估的依据。

六、档案库房的应急处置机制

（一）应急预案制定

根据库房可能面临的突发事件类型，制定针对性的应急预案，明确应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施、应急物资储备等内容。应急预案应具有可操作性，明确各岗位职责和操作流程，确保突发事件发生时能够快速、有序地开展应急处置工作。

（二）应急物资储备

库房应储备充足的应急物资，包括消防器材、急救药品、排水设备（如水泵、水桶）、除湿设备、烘干设备、防虫灭鼠药品、档案修复工具（如无酸纸、胶水、镊子）、应急照明设备（如手电筒、应急灯）、通讯设备（如对讲机、手机充电宝）等。应急物资应分类存放，明确标识，定期检查和更新，确保应急时能够正常使用。

（三）应急演练与处置

定期组织人员进行应急演练，模拟各类突发事件场景，检验应急预案的可行性和人员的应急处置能力。演练结束后，及时总结经验教训，对预案进行修订和完善。当突发事件发生时，管理人员应保持冷静，按照应急预案的要求迅速采取行动。例如，发生火灾时，立即报警，组织人员疏散，使用消防器材灭火，优先转移重要档案；发生水灾时，迅速切断电源，组织排水，将档案转移至高处干燥区域，对受水浸的档案进行晾干处理；发生病虫害时，及时隔离受影响档案，对库房进行全面消毒，更换防虫剂、灭鼠器材。突发事件处置结束后，及时对档案损失情况进行评估，对受损档案进行修复和整理，恢复库房的正常管理秩序，并做好事件记录和总结报告。