建设项目档案的组卷要求
组卷是建设项目档案整理的基础环节，核心是将零散文件按规则整合为有序案卷，需兼顾文件成套性、载体特性及不同类型文件的形成特点，具体要求如下：
前期筹备与基础规范要求
组卷前必须完成文件的全面清查，确保归档文件齐全完整且签章手续完备，比如施工中的隐蔽工程记录需有施工、监理等多方签字盖章，立项批复文件需有审批单位的正式签章，避免因文件缺失或手续不全影响案卷有效性。同时文件载体和书写材料要符合长期保存标准，纸质文件需用耐磨损、不易褪色的纸张，采用钢笔、签字笔等书写工具，杜绝圆珠笔、铅笔书写的文件入卷；电子文件则需选用通用格式，保障数据可长期读取。组卷工作需由文件形成单位分别负责，施工文件由施工单位整理，监理文件由监理单位组卷，建设单位则统筹协调，并承担前期筹备、竣工验收等核心文件的组卷工作。此外，案卷厚度需合理把控，通常工程准备阶段文件、监理文件等文字类案卷厚度不宜超过20mm，竣工图这类图纸案卷厚度不宜超过30mm，方便后续归档存放。
案卷构成的核心规范
每一卷案卷都需围绕特定主题、阶段或专业形成相对独立的内容体系，避免文件混乱拆分。对于成套成册的文件，如完整的项目可行性研究报告、成套的设备说明书等，需保持原有装订形式，不得拆散重组。案卷内严禁出现重复文件，若存在附件被多份文件共用的情况，必须在卷内备考表中清晰注明附件的归属案卷及共用情况，防止查阅时产生混淆。当不同保管期限的文件因特殊关联需合并组卷时，需遵循“保管期限从长”原则，比如短期保管的施工进度报表与长期保管的结构验收记录同卷，该案卷整体按长期保管标准管理。另外，纸质、照片、电子、视频等不同载体的文件要分开组卷，例如项目施工照片需单独立卷，电子图纸不能与纸质图纸混装一卷，避免不同载体相互影响导致档案损坏。
各类专项文件的组卷细则
不同类型的建设项目文件，组卷方式需适配其形成逻辑。前期文件、工程管理文件及竣工验收文件，多按项目阶段、核心问题或文件来源组卷，像立项阶段的申请、批复文件集中组卷，用地审批相关的各类文件单独成卷，同一问题的请示与批复需归入同卷。设计文件要分阶段、按专业结合卷册号组卷，而设计变更文件则需按专业或单位工程，再结合变更时间顺序组卷，方便追溯设计调整的脉络。
施工文件通常以单位工程为核心组卷，若一个单位工程由多个施工单位承建，各单位先整理自身承建部分的文件，竣工后再按工程部位或工序整合为完整案卷，且施工记录需与对应部位的检验报告配套组卷。调试文件按调试阶段、专业及系统组卷，单体调试文件归入施工案卷，整套启动调试文件由调试单位整合方案、记录和报告单独组卷，性能试验相关文件则按具体试验项目组卷。
监理文件可按文种、专业或时间组卷，监理大纲等策划类文件按文种组卷，监理旁站记录按专业结合时间组卷，监理会议纪要则按时间顺序集中组卷。原材料质量证明文件需分专业，再依据材料种类、型号组卷，将同种类材料的出厂合格证、进场报验单、复试报告等成套文件集中归档；设备文件则遵循成套性原则，按专业、系统及设备台套组卷，确保单台设备的安装说明、调试记录等资料完整归集。质量监督文件需按监督阶段、节点及专业组卷，一个阶段的监督报告、整改通知、整改反馈等文件需全部归入同卷，保障监督流程的文件闭环。
建设项目档案的排列要求
档案排列涵盖案卷间的整体排序与卷内文件的顺序编排，既要符合项目建设流程，又要便于快速检索，具体要求如下：
案卷的整体排列规则
建设项目的整体案卷排列需遵循统一的类别顺序，通常按工程准备阶段文件、声像文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件的顺序排列。若项目包含多个单位工程，施工文件和竣工图需严格按单位工程分类排列，比如小区建设项目中，1号楼、2号楼的施工文件需分别归类排序；而工程准备阶段文件、监理文件等则以项目为单位组卷，若存在多个监理单位，各单位的监理案卷需单独排列在监理文件类别下，避免混淆。对于只有一套的工程准备阶段文件、竣工验收文件等，可将其放置在项目中第一个竣工或具有代表性的单位工程案卷序列中，同时在案卷目录中注明其关联范围。整体排列完成后，需及时编制案卷目录，清晰标注每一卷的序号、题名、责任人等信息，方便整体检索。
卷内文字文件的排列规范
卷内文字文件的排列需以内容逻辑为核心，兼顾形成时间和文件性质。按文件性质排序时，遵循印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，复文在前、来文在后的原则，例如项目施工方案的正式印发件要排在修改稿之前，监理通知单要排在施工单位的回复单之前。按事项关联排序时，同一事项的全套文件需集中排列，如质量问题的整改通知、整改方案、整改验收记录需依次衔接，确保事项流程完整可追溯。按时间排序时，需遵循文件形成的先后顺序，像监理日志、施工进度报表等连续性文件，按记录时间依次排列，便于还原项目推进的时间脉络。对于涉及质量、安全的审查文件，需按报审、审查、批复的流程顺序排列，保障审批环节的文件逻辑连贯。
图纸文件的排列要求
图纸排列有明确的层级和顺序规范，整体遵循综合图在前、专业图在后，室外图在前、室内图在后，土建图在前、设备安装图在后的原则。具体到竣工图，排列顺序通常为综合管线、燃气管线竣工图，随后是规划红线内的室外给水、排水、供电等管线竣工图，接着是道路绿化等室外设施竣工图，再依次排列建筑、结构、钢结构竣工图，以及给水排水、电气、通风与空调等各专业竣工图。同专业的图纸需严格按图号顺序排列，确保检索时可按图号快速定位。图纸折叠需采用手风琴式折叠法，折叠后规格统一为A4幅面，且图签需外露在右下角，同时左侧预留1-2厘米的装订边，既方便查阅时快速识别图纸信息，也为后续装订或装盒提供便利。
特殊载体文件的排列细则
声像文件中的照片需按工程前期筹备、施工过程、竣工验收的阶段分类排列，每张照片需粘贴在A4规格白纸上，注明拍摄时间、地点、内容等信息，若为一组关联照片，还需补充总说明；照片数量较少时，可与工程准备阶段文件合并立卷，但需单独标注类别。视频文件则按形成阶段或事件主题排列，同时制作详细的文字说明，注明视频对应的工程环节、拍摄时间等关键信息。
电子档案需按文件类型、形成阶段分类排列，如电子图纸、电子报表、电子合同等分开存储，且需与对应的纸质档案建立统一的关联标识，方便二者相互对照查阅。电子档案排列时还需同步做好分类备份，设置访问权限，保障数据安全。而轨道交通、园林绿化等特殊行业项目，需结合行业特性调整排列方式，比如轨道交通项目的竣工图可按线路、站点细化排列，园林绿化项目的施工文件按绿化区域、植物种类等维度优化排列，适配行业档案利用需求。 |
您现在的位置：