归档文件的编号是档案整理工作中承上启下的关键环节，它是在文件完成分类、排列之后，固定归档文件物理位置和逻辑顺序的重要步骤。一个科学、规范的编号系统是确保档案实体有序、检索高效、管理科学的基石。
一、编号的核心目的与意义
固定整理成果：将归档文件在分类方案中的位置（即实体秩序）转化为唯一的、简洁的数字或代码标识，固化整理顺序。
实现唯一标识：每个编号都对应唯一的一份或一组文件，是档案的“身份证号”，有效避免混淆。
便利检索与存取：编号直接指引档案的物理存放位置，无论是手工管理还是系统管理，都能实现快速定位和存取。
支撑信息化管理：编号是档案管理系统中最重要的基础数据之一，是实现计算机检索、统计和高效管理的前提。
二、编号的构成要素
根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等行业标准，归档文件编号的结构通常由以下要素组成，并建议在档案盒盒脊或封面设置归档文件目录以作提示：
全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号
全宗号：指档案馆指定给立档单位的唯一标识代码。一个单位对应一个全宗号。在单位内部档案室阶段，若未分配，可暂不填写。
年度：指归档文件的形成年度，即形成和处理日期所在的年份。采用4位阿拉伯数字标注，如“2023”。
保管期限：分为“永久”、“定期30年”、“定期10年”。编号时可用简称或代码，如“永”、“30”、“10”或“Y”、“D30”、“D10”。
机构（问题）：指分类时采用的类目名称，可以是用部门名称（如“办公室”、“财务处”），也可以是问题名称（如“党群类”、“业务类”）。编号时常用其规范化简称或代码。
件号：指归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，用阿拉伯数字“1”开始逐件编号。
示例：Z109-2023-Y-BGS-001
Z109：全宗号
2023：年度
Y：保管期限（永久）
BGS：机构（办公室）
001：件号
三、编号的基本规则
唯一性规则：在同一分类方案中，一个编号只能对应一件归档文件，绝不能重复。
完整性规则：编号应完整反映归档文件的各个分类层次。即使某些单位可能不使用全部要素（如无全宗号、不按机构分类），已采用的要素也必须完整标注。
稳定性规则：一旦确定编号结构和规则，应保持长期稳定，不宜随意更改，以免造成管理混乱。
简洁性规则：在满足需求的前提下，代码应尽量简洁明了，避免过于复杂。
四、编号的常用方法与步骤
步骤一：确定分类方案
在编号前，必须先明确归档文件的分类方法，例如选择“年度-机构-保管期限”还是“保管期限-年度-问题”等分类法。编号结构需与分类方案完全一致。
步骤二：逐件编制件号
在分类方案的最低一级类目内（如“2023年办公室永久”这个类目下），所有归档文件按事由、时间排列完毕后。
使用阿拉伯数字从“1”开始，为每一件文件编制顺序号。
件号必须连续，不得出现空号、重号。
步骤三：填写编号信息
手工填写：使用耐久性强的书写材料（如碳素墨水笔），将编号正确、清晰地填写在归档章的规定位置上。
系统生成与打印：在档案管理软件中，根据预设规则，系统可自动生成编号，并通过打印方式输出到归档章或标签上，效率更高，更规范。
五、归档章的使用
归档章是承载编号信息的标准载体，通常盖在或贴在每件归档文件首页上端的空白位置。
归档章的标准格式：
（全宗号）（年度）（室编件号）
（机构/问题）（保管期限）（馆编件号）
室编件号：即档案室编制的件号。
馆编件号：进馆时如有调整，由档案馆填写，档案室阶段可留空。
六、常见问题与注意事项
件号不连续：原因可能是文件抽出使用后未及时调整后续编号，或插入新文件时处理不当。应建立严格的档案出入库管理制度，一旦实体顺序变动，需重新编制件号或做好记录。
编号规则随意变更：切忌今年用一种规则，明年又换另一种，会导致整个档案库的管理体系混乱。规则制定需有长远眼光。
电子档案编号：原则上应与对应实体档案的编号保持一致，以实现实体与电子目录的关联挂接。在纯电子环境中，编号的生成和管理可由系统自动完成，但规则仍需遵循上述原则。
档号章盖盖位置：应选择文件首页上端空白处，不压盖文字、图案，不妨碍阅读。
归档文件编号是一项细致且要求高度准确性的工作，它不仅是档案实体管理的“坐标”，也是档案信息化的“基石”。建立健全并严格执行编号规则，是档案工作规范化、标准化和现代化的重要体现。 |
您现在的位置：