一、核心原则
在进行任何分类操作之前，必须遵循以下几个核心原则，以确保分类工作的科学性和有效性：
来源原则（尊重全宗原则）：这是档案管理的首要原则。它强调首先应按文件的形成单位（如部门、项目部、子公司）进行分类，保持文件与其形成者之间的原始联系。这有助于维护文件的客观性和历史真实性。
事由原则（内容关联原则）：将涉及同一事由、同一项目、同一主题的文件集中归类。这是最常用、最直观的分类方法，便于按主题检索和利用。
时间原则：按文件形成的自然年度或专门年度（如财年、学年）进行分类。适用于常规性、年度性的文件（如年度总结、年度报表），便于按时间脉络进行查找和历史研究。
价值原则：在分类初期就应考虑文件的不同价值，为后续的鉴定和保管期限划分打下基础。例如，将合同协议、资质证明等重要文件与普通通知、流程单等区分开。
实用性原则：分类方案必须符合本单位的实际业务需求、组织结构和文件产生规律，不能照搬理论。方案应清晰、简洁，易于被所有相关人员理解和执行。
二、常用分类方法
通常，一个完整的档案分类体系是多种方法的结合，呈现出层级结构。
第一层级：常用分类标准
按组织机构分类：适用于内部机构稳定、职责分明的大中型单位。例如：
行政部
人力资源部
财务部
市场部
研发部
按职能/业务分类：适用于机构变动频繁或规模较小的单位，以稳定的职能应对机构的变动。例如：
行政管理类
人事管理类
财务管理类
业务运营类
项目管理类
按问题/主题分类：作为上述方法的补充，用于对特定领域的文件进行细分。例如，在“项目管理类”下，再按具体项目名称细分。
按年度/期限分类：通常作为二级或三级分类标准，与上述方法结合使用。例如：财务部->2023年度->会计报表。
第二层级：复合分类法的应用（推荐）
在实际操作中，我们通常采用“年度-机构-保管期限”或“机构-年度-保管期限”的三段式复合分类法。这是《归档文件整理规则》（DA/T22）推荐的方法，逻辑清晰，便于管理和检索。
三、操作步骤
收集与初步筛选：
收集所有需要归档的文件（纸质与电子）。
剔除重份文件、无需归档的事务性临时文件和个人材料。
制定分类方案：
这是最关键的一步。根据本单位情况，选择并确定上述分类方法组合，编制一份《档案分类编号规则表》，作为所有归档工作的统一标准。
划分保管期限：
在分类的同时，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》或企业自定标准，初步确定每份文件的保管期限（永久、定期30年、定期10年等）。
组件与排序：
组件：将一份文件的正本、定稿、附件、文件处理单等收集齐全，作为一件进行整理。（“件”是现代档案管理的基本单位）
排序：在一个分类文件夹内，文件按“事由原则”结合时间顺序排列。通常将最重要的文件（结论性文件）排在前面，如批复在前、请示在后；正本在前、定稿在后。
编号与编目：
编号：为每一“件”文件赋予一个唯一的档号。档号是文件的身份证，通常包含“全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号”等元素。
编目：编制《归档文件目录》，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等字段。这是检索文件的根本工具。
装盒与上架：
将整理好的文件按顺序装入档案盒，并填写盒脊和盒面信息（包括档号区间、机构、年度等）。
档案盒按档号顺序入库上架，实现实体秩序与目录秩序的统一。
四、注意事项
电子文件同步：在物理归档的同时，必须对电子文件进行同步整理。保持电子目录与实体目录一致，并建立清晰的电子文件夹结构，与物理分类方案镜像对应。
灵活性：分类方案不是一成不变的，应定期（如每3-5年）回顾和修订，以适应业务的发展变化。
标签化：为文件和盒子使用清晰、耐久的标签，确保信息准确易读。
培训与共识：确保所有涉及文件产生和处理的员工都了解基本的分类规则，特别是文件题名的重要性。要求他们在创建文件时就使用规范、准确的名称，这将极大减轻归档时的整理压力。
工具辅助：积极利用档案管理软件或甚至带有良好权限管理功能的网盘工具，可以自动化完成许多编号、编目和检索工作，大幅提升效率。
归档文件分类远不止是“把文件放进不同的文件夹”，它是一个系统的思考过程，是连接文件产生与未来利用的关键桥梁。一个设计良好的分类体系，能确保信息在需要时能够被快速、准确、完整地找到，从而释放信息的最大价值，为决策、审计和历史研究提供坚实支撑。 |
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