档案管理是各单位工作中的重要环节，科学分类、明确归档范围并遵循整理规范，有助于提升档案利用效率，为单位各项工作提供有力支持。不同单位虽性质各异，但在档案管理方面存在诸多共性。
文书档案
（一）归档范围
文书档案是各单位档案的基础组成部分，主要反映党务、行政管理等活动。涵盖上级机关来文，如重要的方针政策、指示、批复等；本机关发文，包括各类决定、通知、报告、请示等；同级机关或不相隶属机关的来文，如商洽工作、询问答复等文件。例如，政府部门收到上级关于政策调整的文件，企业内部发布的关于业务拓展的通知等，都属于文书档案的归档范畴。
（二）整理规范
分类：通常按照年度-组织机构-保管期限进行分类。先将文件按形成年度分开，再依据产生文件的部门或机构归类，最后根据文件的重要程度和保存价值确定保管期限，一般分为永久、定期（30年、10年等）。
编号：为每份文件赋予唯一编号，包含年度、机构代码、保管期限代码及顺序号等信息，方便检索与管理。如“2023-05-Y-001”，表示2023年第5个机构产生的永久保管的第1份文件。
装订：对纸质文件进行整理装订，去除金属装订物，采用线装或专用装订设备装订，确保文件的完整性与安全性。
编目：编制文件目录，包含文件题名、责任者、文号、日期、页数、保管期限等详细信息，以便快速查询所需文件。
科技档案
（一）归档范围
基建档案：涉及单位基本建设项目的全过程文件，从项目的立项、可行性研究、设计、施工到竣工验收各个阶段。如项目规划图纸、施工许可证、工程变更通知、竣工决算报告等。无论是新建办公大楼，还是对现有建筑的改造工程，相关文件都应归档。
设备档案：主要是设备从采购、安装、调试、使用、维护到报废全过程的记录。包括设备采购合同、说明书、操作规程、维修记录、设备报废申请等。以企业购置的大型生产设备为例，其相关的所有文件都构成设备档案的一部分。
科研档案：若单位开展科研活动，科研档案则涵盖科研项目的申报、立项、研究过程、成果鉴定及推广应用等环节产生的文件。如科研项目申请书、实验记录、研究报告、专利证书等。科研机构或企业的研发部门会产生大量此类档案。
（二）整理规范
项目完整性原则：科技档案以项目为单位进行整理，确保每个项目的文件材料齐全、完整，反映项目的全貌。
分类组卷：基建档案可按项目阶段分类组卷，如前期文件、施工文件、竣工文件等；设备档案按设备型号或类别组卷；科研档案按科研项目组卷。卷内文件按重要程度或时间顺序排列。
编号标识：为每个项目或设备赋予唯一编号，并在档案盒、文件封面等显著位置标注，便于查找与管理。
图纸管理：对于基建和设备档案中的图纸，应进行折叠、编号，使其规格统一，便于存放和查阅。同时，要确保图纸与文字说明的一致性。
人事档案
（一）归档范围
人事档案全面记录员工的个人信息、工作经历、教育培训、考核奖惩等情况。包括员工入职时的简历、学历证书、劳动合同；工作期间的职务任免通知、绩效考核报告、奖惩文件；参加培训的记录、获得的职业资格证书等。无论是政府机关的公务员，还是企业的员工，其人事档案都涵盖这些关键信息。
（二）整理规范
一人一档：严格遵循一人一档原则，为每位员工建立独立的人事档案。
分类整理：按照中组部规定的十大类进行分类，包括履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国材料、其他可供组织参考的材料。每类材料按时间顺序排列。
材料审核：对归档的人事档案材料进行严格审核，确保材料真实、准确、完整，手续完备。如学历证书需验证真伪，奖惩文件要有相关部门的盖章确认。
保密管理：人事档案具有高度保密性，应采用专门的档案柜存放，严格限制查阅人员范围，做好借阅登记，防止档案信息泄露。
会计档案
（一）归档范围
会计档案反映单位的财务收支和会计核算情况。主要包括会计凭证，如原始凭证、记账凭证；会计账簿，如总账、明细账、日记账；财务会计报告，如月度、季度、年度财务报表；其他会计资料，如银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。无论是企业的财务部门，还是行政事业单位的会计核算中心，都会产生大量会计档案。
（二）整理规范
分类组卷：会计档案按凭证、账簿、财务报告、其他资料四类分别组卷。凭证按时间顺序和编号顺序排列，装订成册；账簿按不同类型分别装订，如总账、明细账等；财务报告按年度和月份整理；其他资料按类别整理。
装订要求：会计凭证装订要牢固，厚度适中，一般不超过2厘米，封面注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。账簿装订要整齐，封面标注账簿名称、年度等。
保管期限：根据《会计档案管理办法》，会计档案保管期限分为永久和定期两类。如年度财务报告、会计档案保管清册、销毁清册等永久保存；会计凭证、会计账簿等定期保存，期限一般为30年。
信息化管理：随着信息技术发展，电子会计档案也逐渐增多。对于电子会计档案，要确保数据的真实性、完整性和安全性，采用可靠的存储介质，定期备份，并建立电子档案索引，便于查询和利用。
专业档案
（一）归档范围
专业档案是单位在履行行业特有职责时形成的档案，不同行业的专业档案差异较大。例如，医疗行业的病历档案，记录患者的诊疗过程；教育行业的学籍档案，涵盖学生从入学到毕业的学习成绩、奖惩、升学等信息；税务部门的税收征管档案，包括企业纳税申报、税务检查等资料。各单位应根据自身行业特点和工作实际，参考国家档案局发布的《国家基本专业档案目录》，确定本单位专业档案的归档范围。
（二）整理规范
行业标准遵循：各行业通常有相应的专业档案管理标准和规范，单位应严格遵循。如医疗机构病历档案管理要符合卫生健康部门的相关规定，教育机构学籍档案管理要依据教育部门的要求。
分类与编号：根据专业档案的特点进行分类，如病历档案可按患者姓名、住院号等分类；学籍档案按年级、班级分类。同时，为每类档案编制科学合理的编号，方便查找和管理。
质量控制：专业档案的质量直接关系到行业工作的准确性和有效性。要建立严格的质量控制机制，对档案的形成、收集、整理、归档等环节进行监督检查，确保档案内容准确、完整、规范。
信息化应用：利用信息化技术提高专业档案管理效率。如医疗行业通过电子病历系统实现病历档案的数字化管理，方便医生查阅和患者转诊；教育行业利用学籍管理信息系统对学籍档案进行信息化存储和查询。
照片、录音、录像档案
（一）归档范围
这些档案通过影像和声音记录单位的职能工作。包括本机关形成的、收到的和采集的反映本单位重要活动、重大事件、重要会议、主要领导公务活动等的照片、录音、录像。例如，单位举办的大型庆典活动照片、重要会议的录音录像、领导调研工作的影像记录等。
（二）整理规范
内容筛选与标注：对照片、录音、录像进行筛选，确定具有保存价值的内容。同时，对每一项档案进行详细标注，包括拍摄时间、地点、事件、人物等关键信息，便于理解和检索。
格式转换与存储：将不同格式的照片、录音、录像转换为通用、稳定的格式，如照片采用JPEG格式，录音采用MP3格式，录像采用MP4格式等。存储时，使用高质量的存储介质，并建立备份，防止数据丢失。
分类与编目：按时间、事件或主题对这些档案进行分类，编制详细的目录，包括档案名称、编号、拍摄者、时长等信息，方便快速查找所需内容。
保管环境要求：此类档案对保管环境要求较高，应存放在温度、湿度适宜，避光、防尘、防磁的环境中，延长档案的保存寿命。
实物档案
（一）归档范围
实物档案主要是单位形成或收到的反映本单位职能活动的物品，如印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等。这些实物具有一定的纪念意义和历史价值，能够直观地反映单位的发展历程和工作成果。
（二）整理规范
登记与编号：对每一件实物档案进行详细登记，包括名称、来源、获得时间、材质、尺寸等信息，并赋予唯一编号。
分类存放：根据实物的类型、材质等进行分类存放，如将印章单独存放，奖牌、奖章按获奖级别分类摆放。对于珍贵或易损坏的实物，要采取特殊的保护措施，如使用专门的展示柜或包装盒。
建立目录：编制实物档案目录，包括档案编号、名称、简要说明等，方便查找和管理。同时，可拍摄实物照片，与文字记录一并保存，以便更直观地展示实物档案。
定期盘点：定期对实物档案进行盘点，检查实物的完整性和存放状态，确保档案安全无丢失。
其他档案
（一）归档范围
业务数据档案：单位在履职过程中通过业务系统形成的业务数据库，如企业的销售数据、生产数据，政府部门的行政审批数据等。
公务电子邮件档案：公务活动中产生并经由电子邮件系统传输的公务电子邮件，包括邮件正文、附件、收发记录等，涉及重要工作安排、业务沟通等内容。
网站信息档案：机关网站发布的网页和采集其他网站发布的反映本机关职能工作的网页，如单位的政策解读文章、工作动态新闻等。
社交媒体档案：单位通过微信、微博等社交媒体平台发布的信息，如宣传推广内容、与公众互动的记录等。
（二）整理规范
数据备份与存储：定期对业务数据进行备份，采用可靠的存储方式，确保数据的安全性和完整性。对于公务电子邮件，可通过邮件归档系统进行集中存储。网站信息和社交媒体档案可采用网页抓取工具或相关软件进行采集和存储。
元数据管理：为每一项电子档案记录相关元数据，如业务数据的产生时间、数据来源、数据格式；公务电子邮件的发件人、收件人、主题、发送时间；网站信息的发布时间、网址；社交媒体档案的发布平台、发布账号等，便于理解和管理数据。
分类与检索：根据数据类型、业务领域等对电子档案进行分类，建立高效的检索系统，方便快速查询和利用。如通过关键词搜索、时间筛选等方式查找所需的电子邮件或网站信息。
安全防护：加强电子档案的安全防护，采取加密、防火墙、访问控制等措施，防止数据泄露、篡改和丢失。同时，定期进行安全检查和漏洞修复，确保电子档案管理系统的稳定运行。
由于各单位性质复杂多样，情况各异，上述档案门类可能无法完全涵盖所有档案。因此，设立“其他档案”门类，用于收纳未尽的档案内容。各单位可根据自身实际情况，明确该门类所包含的具体档案类型，并制定相应的归档范围和整理规范。
档案管理工作对于各单位至关重要。通过科学划分档案门类，明确归档范围，严格遵循整理规范，能够建立起有序、高效的档案管理体系，为单位的决策制定、工作开展、历史研究等提供坚实的数据支持和信息保障。各单位应高度重视档案管理工作，不断完善档案管理制度和流程，提升档案管理水平，充分发挥档案的价值。 |
您现在的位置：