类别号是按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。
类别号，分为一级类别号、二级类别号、三级类别号等。其中一级类别号一般为档案门类代码，如文书档案代码、科技档案代码等；档号元素的选用上，二级及三级类别号为可选项，可根据实际需要选择使用。
《档号编制规则》（DA/T22—2022）
档案门类代码（一级类别号）的编制方法
1.采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。
如，文书 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。
2.在同一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的档案门类代码。
二级及三级类别号的编制方法
1. 二级及三级类别号的设置应科学、简洁。根据实际情况，可扩展至四级。
2. 采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号，不应有重号。
示例：
①科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码；
②行政许可档案中登记注册档案中的注册类档案，标识为“XK·ZC·01”。
类别号编制的注意事项
1.档案门类的设置一般较为固定，一级类别号（档案门类代码）如无特殊情况，不要轻易变动；
2.不要过多设置二级、三级……类别号
从表面看，类别号设置的越多，层次越分明，排列越有序。实际上，类别层次过多，管理越混乱，特别是纸质实体档案的管理。“类别”区分的是档案属类，根据档案属性的不同划分不同的档案类别，每个类别的案卷编号都要从“1”开始编号，即所谓的编写小流水号。类别越多，小流水号的编号范围越窄；类别越多，部分类别的档案数量可能较多，部分类别的数量可能较少，甚至非常少。
①类别号过多不便于档案装盒
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）规定，不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
同理，其他类型的档案，不同类别、年度、保管期限的归档文件也不能装入同一个档案盒。无论档案盒是否能装满档案，只要不同类别、年度、保管期限就不能装入同一个档案盒。这就可能会造成相当数量的档案盒无法装入适量的档案，而造成巨大的实体空间浪费。
②类别过多不便于库房管理
档案盒是档案的保管装具，库房是档案的长期存储基地，档案在库房的存放位置是有科学性、规范性要求的。档案类别过多不便于库房的管理，无论是预留空间、编号排列，还是档案的调阅利用都将加大工作难度。
3.科学设置类别号，做到统一规范
档案类别的划分，类别号代码的命名，一定要做到符合档案的形成规律，便于保管和利用。一般，每种档案的管理办法或整理规范，都明确此种档案有哪些类别，每个类别的类别号是什么，只需要按照规范标准进行操作即可，千万不可肆意妄加改变。当遇到一种新类型的档案，又没有相关的管理办法或整理规范，就需要好好研究一下这种类型的档案是否需要划分类别，每个类别如何定义类别号代码等问题。
档案分类的认识和思考
研究档案的过程，就是对档案形成规律的认识、总结和提炼，从而形成一套档案的整理方案。2016年，国家档案局、国务院扶贫开发领导小组先后下发《精准扶贫档案管理办法》《关于做好精准扶贫档案工作的意见》等文件，当时精准扶贫档案如何收集、管理、利用，大家都处于一个摸索阶段，没有一个切实可行的精准扶贫档案整理方案。笔者所在的县档案局馆，参与了精准扶贫档案试点工作，笔者也有幸参加精准扶贫档案的调研、试点、业务指导等工作，拟稿了县级《精准扶贫档案管理实施细则》，先后被市档案局、省档案局借鉴，形成全市、全省的精准扶贫档案管理实施方案，为精准扶贫档案规范化提供理论依据。
以扶贫档案参与者的眼光观察扶贫档案的形成，分析扶贫档案的规律，探讨扶贫档案如何整理和管理，容易在档案分类上形成误区，认为分的越细越好，实则不然。2015年，拟稿县级《精准扶贫档案管理实施细则》时，曾将精准扶贫档案作为一级档案类别，二级类别的精准施策类又按照十大工程分了10个三级小类，拟定方案的出发点是减轻基层档案人员的工作负担，便于基层扶贫工作的开展，但是忽略了制定方案的科学规范性和普遍实用性原则，小范围试用效果较好，却不便于大范围的推广使用，更不便于日后的移交进馆。后来，省级出台的档案分类方案中，避免了上述问题的产生，形成的方案既“通”用又“适”用。
档案分类是门科学，体现着科学合理，规范有序，有明确标准规范的要按照标准规范来分类，没有明确标准规范的要参照相关标准规范制定符合实际的分类规则。近年来，国家档案局提出各单位要制定“三合一制度”的要求，“三合一制度”首当其冲的就是档案分类，可见做好档案分类的重要意义。制定“三合一制度”时，要找标准规范，做到有理论有依据，又要能够符合实际管理的需求，有的放失，不能照搬照抄，更不能片面认识实际状况。 |
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