做好文书档案归档

文书档案归档是保障单位历史记录完整、规范管理的重要工作，它能为单位的决策、审计、查考等活动提供可靠的依据。

前期准备

在正式开始文书档案归档工作之前，做好前期准备至关重要，这能为后续工作的顺利开展奠定坚实基础。首先，要建立健全归档制度，明确归档的范围、时间、要求以及各部门的职责。单位应根据自身性质和业务特点，制定符合实际情况的归档制度，确保所有工作人员都清楚自己在档案归档过程中的责任。

其次，配备必要的归档设备和材料。这包括档案柜、文件夹、档案盒、装订机、打印机、标签纸等。档案柜要选择质量可靠、防潮、防火、防虫的产品，以保证档案的长期保存。文件夹和档案盒应规格统一，便于整理和存放。

另外，对参与归档工作的人员进行培训也必不可少。培训内容包括归档制度、档案整理方法、档案保密规定等，让工作人员熟悉归档流程和操作规范，提高工作效率和质量。

收集

收集是文书档案归档的首要环节，其目的是将单位在各项工作中形成的具有保存价值的文书材料集中起来。收集范围应严格按照归档制度的规定执行，主要包括单位的各类公文，如命令、决定、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函等；还有单位的工作计划、总结、会议记录、统计报表、合同协议、人事材料、财务报表等具有查考和利用价值的材料。

收集时间通常分为定期收集和不定期收集。定期收集一般按季度或年度进行，确保在规定时间内将一定时期内形成的文书材料收集齐全。不定期收集主要针对一些临时性的重要文件，如突发事件的处理材料、重大项目的相关文件等，要及时收集，避免遗漏。

在收集过程中，要保证文书材料的完整性和准确性。对于收到的文件，要检查是否有缺页、漏页、字迹模糊等情况，发现问题及时与形成部门沟通解决。同时，要收集文件的正本、定稿以及相关的附件、附图等，确保文件的完整性。

整理

整理是文书档案归档的核心环节，它能使零散的文书材料系统化、条理化。整理工作主要包括分类、排序、编目等步骤。

分类是根据文书材料的内容、性质、形成时间等特征，将其划分到不同的类别中。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。单位可以根据自身情况选择合适的分类方法，也可以结合多种分类方法进行分类。例如，先按年度分类，再在每个年度下按组织机构分类，最后在组织机构下按问题分类。

排序是在分类的基础上，按照一定的顺序对文书材料进行排列。通常可以按照文件形成的时间先后顺序、重要程度、文号顺序等进行排序。对于同一问题的文件，要将正文、附件、定稿、草稿等放在一起，保持文件之间的有机联系。

编目是对整理好的文书材料进行编号和编制目录。编号要遵循一定的规则，确保每个文件都有唯一的标识。目录应包括文件的文号、标题、形成时间、责任者、页数、保管期限等信息，便于查阅和管理。

鉴定

鉴定是确定文书材料的保存价值和保管期限的过程。通过鉴定，可以剔除没有保存价值的文书材料，保留有价值的文书材料，并确定其保管期限。

鉴定工作应遵循客观性、科学性、实用性的原则。根据文书材料的内容、性质、使用频率、历史价值等因素，对其进行全面、细致的分析和评估。保存价值主要包括凭证价值、参考价值、历史价值等。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。永久保管的文书材料是指具有重要历史价值和长远利用价值的文件；长期保管的文书材料是指具有一定历史价值和较长利用价值的文件，保管期限一般为16-50年；短期保管的文书材料是指只在一定时期内有利用价值的文件，保管期限一般为15年以下。

鉴定工作应由单位档案管理部门会同相关业务部门的人员共同进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。对于难以确定保管期限的文书材料，应向上级档案管理部门咨询。

编号

编号是为了便于文书档案的管理和查找，给每个档案盒和文件赋予唯一的编号。编号要遵循系统性、逻辑性、唯一性的原则。

编号的方法通常包括全宗号、年度、保管期限、件号等要素。全宗号是指立档单位的代号，由档案管理部门统一赋予；年度是指文件形成的年份；保管期限是指文件的保管期限；件号是指在同一全宗、同一年度、同一保管期限内文件的顺序号。

装盒

装盒是将整理好并编号的文书材料放入档案盒中。档案盒的规格要统一，材质要符合档案保存的要求。在装盒前，要检查档案盒的质量，确保其无破损、无污渍。

装盒时，要按照编号顺序将文件放入档案盒中，并在档案盒的封面和脊背上填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。填写的信息要清晰、准确、完整，便于识别和查找。

同时，要注意文件在档案盒中的摆放整齐，避免挤压、折叠，确保文件的平整和完好。对于一些较大的文件或图纸，可以采用卷起来或折叠的方式放入档案盒，但要注意保护文件的完整性。

编目

编目是对整个文书档案进行系统的记录和描述，编制档案目录。档案目录是档案管理和利用的重要工具，它能帮助用户快速准确地找到所需的档案。

档案目录的种类很多，主要包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。案卷目录是按案卷排列顺序编制的目录，它反映了案卷的基本情况；卷内文件目录是对案卷内文件的详细记录，包括文件的文号、标题、形成时间等信息；全引目录是将案卷目录和卷内文件目录合二为一的目录，便于全面查找档案。

编目时，要确保目录信息的准确、完整、规范。目录的编制要符合档案管理的相关标准和要求，便于计算机管理和检索。编制好的档案目录要进行校对和审核，确保无误后进行存档。

如何做档案归档整理

归档入库

归档入库是将整理好的文书档案存入档案库房进行保管。在归档入库前，要对档案库房进行检查，确保库房的温度、湿度、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件符合档案保管的要求。

档案入库时，要按照档案的分类、编号顺序进行排列，做到整齐有序。对于不同保管期限、不同年度的档案，要分开存放，便于管理和利用。同时，要建立档案入库登记制度，记录档案的入库时间、数量、编号等信息。

档案入库后，要定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。如定期检查档案的保存状况，对受损的档案进行修复；定期清理库房，保持库房的整洁卫生等。

总之，文书档案归档是一项严谨、细致的工作，需要遵循一定的流程和规范。只有做好每个环节的工作，才能确保文书档案的完整、准确、系统和安全，为单位的发展提供有力的支持。