文书档案整理中的以“件”归档

文书档案作为机构历史轨迹的原始记录，其整理质量直接影响着信息利用的效率与历史凭证的完整性。以件归档作为文书档案整理的主流方法，凭借其科学性与实用性，成为现代档案管理体系的核心环节。它打破了传统立卷模式的束缚，以“件”为基本单位，重构了档案整理的逻辑框架，为档案资源的规范化管理与高效化利用奠定了坚实基础。

以“件”归档的核心

以件归档，顾名思义，是将具有独立功能或完整内容的文书材料视为一个“件”，作为档案整理、保管和利用的基本单元。这里的“件”并非简单的物理纸张数量概念，而是依据文书的形成规律与价值属性界定的。例如，一份请示与其对应的批复构成一个完整的处理单元，应合并为一件；一份独立的合同文本，即使页数较多，仍可作为一件归档。

从适用范围来看，以件归档广泛应用于各级党政机关、企事业单位和社会组织的文书档案管理。无论是行政公文、业务合同、会议纪要，还是信访材料、调研报告等，只要符合“内容完整、功能独立”的特征，均可采用这一方式。特别是在电子文书日益普及的当下，以件归档的理念同样适用于电子档案，通过数字化封装技术，确保电子“件”的真实性、完整性和可用性。

以“件”归档的关键

以件归档的操作流程围绕“件”的识别、整理、编号、编目等环节展开，形成一套闭环式的管理体系。

在“件”的识别阶段，需依据文书的形成背景与关联关系，判断独立单元的边界。同一事项的来文与复文、正文与附件、正本与定稿等，应整合为一件，避免档案内容的碎片化。对于批量形成的同类型文书，如年度工作总结、月度报表等，则可按时间顺序或内容主题分别成件。

整理环节的核心是对“件”内材料进行排序与装订。通常遵循“正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，批复在前、请示在后”的原则，确保件内材料逻辑清晰。装订方式需兼顾保护与利用的需求，纸质档案可采用线装、胶装等方式，防止纸张散落；电子档案则通过格式转换、元数据采集等手段，实现数字化封装。

编号与编目是实现档案有序管理的关键。编号采用“年度-机构（问题）-件号”的格式，其中件号为年度内的连续流水号，确保每一件档案都有唯一的标识。编目则需填写归档文件目录，包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等字段，为后续检索提供精准的索引信息。

以“件”归档的实践

相较于传统的立卷归档方式，以件归档在提升管理效率、优化利用体验等方面展现出显著优势。

从管理效率来看，以件归档简化了档案整理的流程，减少了组卷、拟写案卷标题等复杂环节，降低了对档案人员专业技能的要求，使基层单位能够更便捷地开展档案工作。同时，以“件”为单位的管理模式，便于档案的增减与调整，适应了机构职能变动和业务拓展带来的档案管理需求变化。

在利用价值层面，以件归档通过明确的编号与编目，使检索过程更加精准高效。利用者无需逐层查阅案卷，可直接通过件号或关键词定位所需档案，大幅缩短了检索时间。此外，“件”的独立性特征，使得档案的借阅、复制更加灵活，避免了因单份文件借阅而导致整个案卷无法使用的问题。

从历史凭证角度而言，以件归档完整保留了文书形成的原始面貌与关联关系，确保了档案的凭证价值。每一件档案都是一个独立的证据单元，能够清晰反映事项的处理过程，为历史追溯、责任认定等提供可靠的依据。

以“件”归档的注意事项

在推行以件归档的过程中，需把握以下要点，确保实践效果。

强化制度建设是前提。机构应制定符合自身实际的以件归档实施细则，明确“件”的界定标准、整理规范和操作流程，使档案工作有章可循。同时，加强对档案人员的培训，使其熟练掌握以件归档的方法与技巧，避免因理解偏差导致的整理不规范问题。

注重质量管控是核心。在“件”的识别与整理过程中，需严格审核材料的完整性与真实性，剔除重复、无效的文件，确保归档材料的价值。对于重要档案，应建立双套制保管机制，同时保存纸质版与电子版，提高档案的安全性。

适应数字化转型是趋势。随着信息技术的发展，以件归档应与电子档案管理系统深度融合，实现档案的在线整理、自动编号、智能编目。通过OCR识别、语义分析等技术，提升档案著录的准确性与效率，构建“以件为核心”的数字档案资源库，为智慧化利用奠定基础。

以件归档作为文书档案整理的科学方法，不仅是档案管理技术的革新，更是档案管理理念的升级。它以“件”为纽带，串联起文书形成、流转、归档的全生命周期，实现了档案管理的规范化、高效化与智能化。在未来的档案工作中，我们应持续深化以件归档的实践应用，不断完善操作规范，推动档案资源更好地服务于机构决策、业务开展和社会公众需求，让每一件档案都能在历史长河中发挥其应有的价值。