项目竣工档案中的其他辅助文件

在项目竣工档案中，“其他辅助文件” 是对核心竣工资料的补充与支撑，主要用于完整呈现项目全过程的管理、协调、验证等细节，确保档案的全面性和可追溯性。

一、项目管理类辅助文件

会议纪要

包括项目启动会、进度协调会、技术交底会、问题整改会等各类会议的记录，需体现参会人员、讨论内容、决议事项及执行情况。

例：针对设计变更的专题会议纪要，可说明变更原因、各方意见及最终审批流程。

往来函件

项目参与方（建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等）之间的正式沟通文件，如工作联系单、通知、回复函等。

例：监理单位向施工单位发出的 “关于某分项工程质量整改的通知函” 及施工单位的回复。

进度管理文件

施工进度计划调整记录、延期申请及审批文件、进度考核报告等，用于反映项目实际进度与计划的偏差及处理过程。

二、合同与商务类辅助文件

合同补充协议 / 备忘录

对原合同条款的补充、变更或细化约定，如工程范围调整、工期顺延、价款变更等协议。

付款凭证与结算辅助材料

工程款支付申请、发票签收记录、结算争议协商记录等。

履约担保相关文件

保函复印件、担保公司资质证明、保函延期或解除的通知等。

三、技术与质量辅助文件

材料 / 设备检验辅助记录

除了正式检测报告外，还包括材料进场抽检照片、设备开箱验收旁站记录、不合格材料退场凭证等。

技术核定单与洽商记录

针对非设计变更的小型技术调整，由各方签字确认的书面记录（区别于正式设计变更单）。

质量问题处理跟踪文件

质量缺陷整改通知单、复检记录、第三方质量评估初步意见等。

四、验收与备案辅助文件

各阶段验收筹备文件

验收方案、参会人员名单、验收现场布置图、验收前自查报告等。

备案过程辅助材料

向政府主管部门提交备案资料时的回执、补正通知、备案咨询沟通记录等。

专项验收关联文件

如消防、环保、规划等专项验收的前期沟通函、预审意见、整改反馈单等（非最终验收报告）。

五、其他特殊辅助文件

项目现场影像资料

关键节点施工照片、隐蔽工程覆盖前影像、竣工全貌视频等（需标注时间、地点、拍摄人）。

人员资质证明复印件

项目经理、监理工程师、特种作业人员等的资格证书、上岗证明（与岗位任命书配套）。

不可抗力相关文件

如台风、疫情等导致工期延误的证明材料（气象报告、政府通知、损失评估初步记录）。

这些辅助文件虽非核心竣工资料，但能有效补充项目实施过程中的细节，为后续档案查询、审计、维护或纠纷处理提供重要依据，因此需与主文件同步整理、归档，确保完整性和规范性。