一、排列原则
（一）遵循分类方案
归档文件需在分类方案的最低一级类目内展开排列。
（二）事由结合时间
同一事由集中排列：事由可理解为具体事项、问题或紧密相连的工作流程等。将同一事由产生的文件集中放置，能充分体现文件间的有机联系。如一次会议从筹备、召开到后续总结的所有文件，或是一项工程从立项、施工到竣工的相关材料，均应归为一组排列。
事由内按时间先后：在同一事由范畴内，文件依据形成时间的先后顺序排列，先形成的文件在前，后形成的文件紧随其后。这有助于还原事务发展的时间脉络，清晰展现事情的进展过程。
不同事由依时间或重要程度：不同事由的文件，可依据事由办结时间的先后进行排列，先办结的事由对应的文件排在前面；也可根据事由的重要程度排序，重要性高的事由相关文件优先排列。
（三）成套性文件特殊处理
会议文件、统计报表、内部刊物等成套性文件，因其系统性强、利用时需相互参照，可集中排列。以会议文件为例，一场会议可能包含会议通知、议程安排、参会人员名单、会议记录、会议决议等多类文件，这些文件虽形成时间不一，但围绕同一会议展开，集中排列能确保会议相关资料的完整性，方便后续对会议情况进行全面了解和研究。统计报表也是如此，一套完整的统计报表涵盖不同时间段、不同指标的数据，集中排列便于对比分析数据变化趋势。
二、排列方法
（一）区分年度和保管期限
首先，要明确将不同年度的文件严格分开，不能出现跨年混排的情况。同时，按照永久、30年、10年等不同保管期限，对同一年度内的文件进行分类。
（二）按“同一问题”或“同一机构”集中
以问题为导向：若以“问题”作为分类维度，如单位内部将工作划分为党群工作、行政管理、业务开展等不同问题领域，那么在每个保管期限类别下，将涉及同一问题的文件集中排列。以党群工作为例，在永久保管期限的文件中，把关于党组织建设、党员发展、党内活动等所有与党群工作相关的文件整理在一起，形成一个有序的子集，便于对特定问题领域的文件进行集中管理和查询。
以机构为依据：若按“机构”分类，在同一保管期限内，将同一机构产生或处理的文件归拢。例如，办公室形成的所有文件，包括通知、报告、会议纪要等，无论其内容涉及行政协调、后勤保障还是其他方面，都集中排列；业务部门的文件也同样按照机构进行集中，突出文件来源的机构属性，方便从机构角度快速定位和查找相关文件。
（三）排列不同事由的文件
按办结时间排序：在“同一问题”或“同一机构”的框架下，对于不同事由的文件，可依据事由的办结时间先后进行排列。
按重要程度排列：也可根据事由的重要程度来排列不同事由的文件。将单位的核心业务、重要决策等相关事由的文件放在前列，一般性事务的文件排在后面。例如，某企业在进行战略规划调整和日常办公用品采购两项工作时，战略规划调整涉及企业未来发展方向，重要性高，其相关文件应优先排列，而办公用品采购文件相对重要性较低，排在其后，突出重要文件的优先地位，方便管理者和使用者快速关注关键事务的文件资料。
（四）排列同一事由的文件
时间顺序法：同一事由内的文件，按形成时间先后排序是最常用的方法。比如，在筹备一场活动时，活动策划方案最先形成，接着是活动预算申请，然后是活动宣传资料的制作文件等，这些文件按照各自形成的时间依次排列，能够清晰呈现活动筹备工作逐步推进的过程，方便了解整个活动从构思到准备实施的每一个环节。
重要程度法：根据文件在同一事由中的重要程度排列，将核心文件、关键决策文件置于前面，辅助性、过程性文件排在后面。
（五）串联合并
完成上述各步骤后，需将所有排列好的文件子集进行合并串联。若按“问题”分类，按照党群、行政、业务等问题的逻辑顺序依次连接各个子集；若按“机构”分类，则依据办公室、综合处、业务处等机构设置顺序，将不同机构的文件集合依次排列，形成一个完整、系统的归档文件序列，涵盖单位所有方面的文件资料，为全面、系统地查阅和利用档案奠定基础。
三、身边的塑料危机
（一）保持一致性
在整个归档文件排列过程中，务必保持排列规则的一致性。从年度区分、保管期限划分，到事由界定、文件排序，都要遵循预先确定的原则和方法。不能在一部分文件中按办结时间排列不同事由文件，而在另一部分中又按重要程度排列，否则会导致档案排列混乱，严重影响后续的检索和利用效率。
（二）合理界定事由
事由的界定要合理且具有逻辑性。既不能过于宽泛，将多种关联性不强的事务笼统归为一个事由，导致文件集合过于庞杂，难以查找；也不能过于细化，把紧密相连的工作流程拆分成多个琐碎事由，破坏文件间的有机联系。
（三）关注特殊文件
对于一些特殊文件，如跨年度完成的工作文件、联合发文等，要特殊处理。跨年度工作文件，可根据工作的主要完成阶段或关键节点，将文件归入相应年度，同时做好备注说明，以便查阅时了解文件的时间跨度和工作全貌。联合发文涉及多个单位，在排列时应确保文件在各相关单位的档案体系中都有合理的位置，可协商确定统一的排列规则，或在各自档案中注明文件在其他单位的归档情况，方便相互参照。 |
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