一、准备工作
在开展文书档案编页工作之前，需做好以下准备：
1.工具准备：准备好铅笔、号码机、打号机、印章等编页工具。铅笔方便后续修改，号码机或打号机可使编号更规范清晰，印章用于加盖档号等信息。
2.材料准备：准备好档号章、标签等材料，档号章需包含全宗号、年度、保管期限、件号、页号等项目，标签可用于标注特殊情况或补充信息。
3.档案整理：对文书档案进行系统整理，按照分类方案和排列顺序将文件排列整齐，检查文件是否完整，有无破损、缺失、重复等情况，确保每一份文件都处于可编页状态。
二、编页原则
1.完整性原则：对文书档案中的每一份文件、每一页纸张都要进行编号，确保无遗漏，包括正文、附件、空白页（若有特殊要求）等。
2.连续性原则：编号应按照文件的排列顺序依次进行，从 “1” 开始，连续编号，中间不得出现跳号、重号等情况，以保证编号的连贯性和逻辑性。
3.规范性原则：编号的位置、格式要统一规范，便于识别和管理。
三、编页方法
1.确定编号位置
（1）单面书写文件：编号位置一般在文件正面的右上角。若文件右上角有其他重要信息（如红头文件的发文机关标识等），可将编号位置调整到文件正面的左上角。
（2）双面书写文件：正面编号在右上角，背面编号在左上角。对于骑马订装订的文件，编号位置应尽量靠近装订线，以保证编号在文件翻阅过程中不易被遮挡。
2.编号操作
（1）使用铅笔：对于不确定是否最终定稿的文件，或后续可能需要调整顺序的文件，可先用铅笔进行编号。铅笔编号便于修改，在确定文件顺序和内容不再变动后，再用号码机或打号机进行正式编号。
（2）使用号码机或打号机：将号码机或打号机调整到合适的号码，按照编页原则，依次在文件规定的位置进行编号。操作时要注意用力均匀，确保编号清晰、完整、无重影。
（3）手工书写编号：若没有号码机或打号机，也可使用黑色中性笔或钢笔手工书写编号。书写时要注意字体工整、大小一致，避免潦草影响识别。
3.注意事项
（1）保护档案原件：在编页过程中，要注意保护文书档案原件，避免因操作不当造成文件的破损、污染等。使用工具时要轻柔，尽量减少对文件的物理接触。
（2）及时记录：在编页的同时，要及时在档案目录或相关登记册中记录文件的编号情况，包括文件名称、编号范围、所在位置等信息，以便后续查找和管理。
（3）核对检查：编页完成后，要对编号情况进行全面核对检查，查看是否存在漏号、重号、错号等问题。若发现问题，及时进行修正。
特殊情况处理
（4）空白页处理：一般情况下，空白页不进行编号。但如果文件中空白页具有特殊意义（如用于分隔不同部分内容等），可根据实际情况进行编号，并在档案目录中注明空白页情况。
（5）超大尺寸文件处理：对于超大尺寸文件，可采用折叠的方式使其与其他文件尺寸一致后再进行编页。编号时要注意将编号标注在折叠后可见的位置，确保编号不被遮挡。
（6）破损文件处理：对于破损严重、无法正常编页的文件，应先进行修复，待文件修复完成后再进行编页操作。修复过程要遵循档案修复的相关原则和方法，确保文件内容不受损坏。 |
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