文书档案在每个立档单位中都占据着核心地位，堪称不可或缺的档案门类，它记录着单位的职能活动与运转轨迹。从单位的重大决策制定，到日常工作的细微执行环节，文书档案都留存着关键信息。
在日常办文办事的过程中，会产生形形色色的文字与图表，请示、报告、通知、报表、统计、合同等，在归档之前被称作文件材料。它们是单位工作的原始记录，分散且无序地存在于各个工作环节之中。当这些文件材料经过筛选、整理、分类等一系列规范的流程后，便转化为文书档案。归档，就是从分散到集中，从无序到有序，从单一到系统的过程，为单位的后续工作查考、经验总结、决策制定等提供坚实可靠的依据。
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案。它是综合性的档案，涉及管理、行政、综合、保障等方面，简单点说就是公文、记录、报告、规章等。其类型一般包括公文类文书和事务类文书两大类。公文类文书又包括发文和收文两小类，发文是以本单位名义签发的各种文件，《党政机关公文处理工作条例》规定有15种文件种类，需按照《党政机关公文格式》要求拟制文件，具体种类有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要；收文则是上级、同级、下级发送到相关单位办理各种事宜的文件，一般同级收文和对口的直接上级收文数量较多。事务类文书则是除公文类文书外的其他应归档内容，如计划类（包括计划、规划、方案和安排等）、报告类（包括总结、述职报告、调查报告、调研报告、综合性报告等）、规章类（包括章程、条例、办法、规则、规程、制度、守则、公约等）、简报类（包括工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等）、会议类（包括会议计划、安排、通知、名单、议程、报告、会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等）以及其他（包括人事调动的介绍信和函、花名册、采购相关材料、活动材料、报表、邀请信、感谢信、贺信、请柬、合同、协议、协定、议定书、备忘录、意向书等）。
国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对文书档案的归档范围和不归档范围有着明确的规定，收集档案时需对照此标准做好文件材料的收集和归档。
一、文书档案的收集范围
（一）反映主要职能与历史面貌
反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料，均在收集范围之内。例如本机关制定的法规政策性文件材料，它体现了机关在特定时期的政策导向和管理规范，对工作的开展有着重要的指导意义，同时也是研究机关发展历程和政策演变的重要依据；还有本机关职能活动中形成的重要业务文件材料，这些材料直接记录了机关核心业务的开展情况，反映了机关的工作成效和专业水平。
（二）具备凭证价值
机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料也需收集。像是本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，它们关乎着机关的重要权益，一旦发生纠纷或需要进行权益确认时，这些文件将发挥关键的凭证作用。
（三）需贯彻执行与重要报送
上级和同级机关文件：本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料是收集重点之一。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，明确了上级对本机关业务工作的要求和指导方向，本机关必须严格执行；同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，虽然不属于本机关的核心业务范畴，但可能对机关的整体运作或某些关联工作产生影响，同样需要收集归档，以便在工作中遵循和参考。
下级机关文件：下级机关报送的重要文件材料也不容忽视。如年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料，它们反映了下级机关的工作情况和成果，为上级机关了解基层工作动态、评估工作成效以及做出科学决策提供了重要信息。
（四）其他具有查考价值
其他对本机关工作具有查考价值的文件材料同样要进行收集。这包括了很多方面，例如本机关编辑、编写的简报、情况反映、工作信息等文件材料，它们从不同角度记录了机关内部的工作动态、问题反馈等信息，对机关了解自身运转情况、发现问题并及时调整工作策略有着参考价值。
具体而言，文书档案归档的范围参照8号令附件《文书档案保管期限表》，主要涵盖以下部分：
会议相关：本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录，这些记录了机关重要决策过程和工作部署安排；本机关召开工作会议、专题会议的文件材料，以及机关联合召开会议的文件材料，它们反映了机关在各项工作上的研讨和决策情况；本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料，这类活动往往具有较大影响力，相关文件材料对记录机关在重要活动中的角色和作用意义重大。
上级检查与业务工作：上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料，体现了上级对本机关工作的关注和指导；本机关业务文件材料，包括了业务开展过程中的各种请示、批复、报告、合同等，是反映机关业务工作的核心资料。
内部管理相关：本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料，这些涉及机关内部管理的各个方面，对于维护机关正常运转、保障干部职工权益、加强党风廉政建设等有着重要意义；本机关事务管理文件材料，如房产、土地所有权和使用权的文件材料，与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等，反映了机关在后勤保障和对外合作等方面的情况。
上级、同级及下级机关文件：上级机关制发的文件材料，同级机关制发的相关文件材料，以及下级机关报送的文件材料，共同构成了机关间工作交流和业务指导的信息链条，对全面了解机关工作的外部环境和上下联动情况不可或缺。
二、文书档案收集范围的重点
（一）本机关形成的文件材料
本机关自己形成的文件材料是收集范围的重中之重。因为这些文件直接源于机关自身的职能活动，最能体现机关的工作内容、决策过程和工作成果。例如本机关制发（包括转发和与其它机关联合发）的正式文件的签发稿、印制稿等文件材料，它们记录了机关对外发布信息、传达决策的过程；常委会议、专题会议、业务工作会议形成的记录、纪要、报告、决议、总结等文件材料，详细展现了机关内部的工作研讨和决策制定过程。本机关制定的各项内部管理规章制度，是机关规范自身运作、提高工作效率的重要依据，反映了机关的管理理念和模式。
（二）密切关联的外部文件材料
上级机关：上、下级机关和其它机关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料也是收集重点。上级机关颁发的属于本机关主管业务的文件，明确了工作方向和要求，对机关开展业务工作起着关键的指导作用；上级机关召开的需要贯彻执行的会议的重要文件材料，承载了上级在相关领域的决策部署和工作安排，机关必须认真贯彻落实，因此需要妥善收集保存。
下级机关：下级机关报送的重要工作计划、总结、报告等文件材料，有助于本机关掌握基层工作动态，了解工作任务的执行情况和实际效果，为进一步的工作决策和指导提供依据。例如下级机关在完成重大项目后提交的总结报告，能够让上级机关了解项目的实施过程、取得的成果以及遇到的问题，从而为今后类似项目的开展积累经验。
同级及其他机关：同级和非隶属机关中，虽非本机关主管业务，但需要贯彻执行的文件，以及对本机关工作检查形成的重要文件、与本机关联系协商工作的重要往来文件，也在收集重点范围内。这些文件反映了机关在行业内或区域内的工作交流与合作情况，对拓宽工作视野、借鉴其他机关的经验做法以及协调工作关系有着积极意义。如与同级机关签订的合作协议，为双方在特定领域的合作奠定了基础，相关文件需要妥善保存以保障合作的顺利推进和后续的权益维护。
在实际工作中，立档单位要建立健全收发文登记制度，具备完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本，依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。同时，不能忽视本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料的收集归档，即上述的事务类文书。无论是“红头文件”还是“白头文件”，只要是本单位工作过程中形成的文件材料，均属于立档单位应收集的范围。只有全面、准确地把握文书档案的收集范围和重点，才能确保文书档案的完整性和有效性，为机关单位的各项工作提供有力的支持和保障。 |
您现在的位置：