一、科技档案的定义
科技档案的全称是科学技术档案，是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。简单来说，它是科技活动的真实记录，对后续的研究、生产、建设等工作具有重要的参考价值。
科技文件与科技档案的关系
科技文件是指记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。科技文件是科技档案的前身，当科技文件完成了其现行使命，经过整理、鉴定等程序，符合归档要求后，就转化为科技档案。
科技档案工作的重要性
科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。各工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位，都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中，加强领导。因为科技档案不仅记录了过去的科技成果和实践经验，还能为当下和未来的工作提供有力的支撑。
二、科技档案的范围
（一）涉及单位的范围
涵盖工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等众多领域的单位。这些单位在日常工作中都会产生大量与自身业务相关的科技档案。
（二）档案类型的范围
科研档案：在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。例如科研项目的开题报告、实验数据记录、研究成果报告等。
基建档案：又称建设项目档案，是在建设项目立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等活动中形成的科技档案。像项目的可行性研究报告、施工图纸、竣工验收报告等都属于基建档案。
设备档案：各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案，包括设备的采购合同、安装调试记录、维修保养记录等。
科研、基建档案收集范围应当分别符合《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。
三、科技档案的管理
（一）管理机构设置
国务院所属的各专业主管机关，根据需要建立专业档案馆，收集和保管本专业需要长期和永久保存的科技档案。
大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。这些档案对于城市的规划、建设和管理至关重要。
大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专（兼）职人员管理。不同规模的单位根据自身情况，采取合适的方式管理科技档案，以确保档案的安全和有效利用。
（二）门类设置和门类代码
《机关档案管理规定》（国家档案局第 13 号令）规定：机关档案包括文书档案、科技档案（科研、基建、设备）、人事档案、会计档案、专业档案、音像档案、实物档案等。科技档案使用第一个拼音字母 “KJ” 设置一级门类代码，按照科研（KJ・KY）、基建（KJ・JJ）、设备（KJ・SB）设置科技档案二级门类代码。这种设置便于对科技档案进行分类管理和检索。
（三）案卷组织
一般以卷为单位进行整理：将相关的科技文件组合成一个个案卷，便于保管和查找。
组卷原则：遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。例如，在整理一个产品研发的科技档案时，要将产品设计、实验测试、生产工艺等各个环节的文件整理在一起，形成一个完整的案卷。
组卷要求：案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。
案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。避免使用易褪色、易损坏的纸张和墨水等材料。
组卷方法：针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。如一台设备的安装、调试、使用、维护等文件，以设备的台套为单位组卷。
成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。比如一本完整的设备操作手册，无需拆分，直接作为一个整体组卷。
通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。这样便于在需要时快速找到相关的通用图和标准图。
底图以张或套为保管单位进行整理。底图通常是重要的图纸原件，需要特殊保管。
产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。这样可以清晰地反映产品或项目的变化情况。
产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。因为这些文件代表了新的阶段和情况，单独组卷便于管理和查阅。
（四）案卷和卷内文件排列
科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列：卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。
案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列：一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。
科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列：清晰地展现科研项目的全过程。
产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列：便于了解产品的研发和生产过程。
建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列：全面反映建设项目的各个环节。
设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列：有助于设备的管理和维护。
四、科技档案的整理
（一）页号的编写
科技档案以卷为单位进行编制页号，每卷一个页号，每卷从 “1” 开始编写页号。这样可以方便地确定每卷档案中文件的顺序和页码范围。
编写页号时以有效内容的页面为一页，没有有效内容的页面不算做档案页。
已有页号的文件可不再重新编写页号（页号需要连续，保持位置相对固定，不得中断）。如果文件本身已经有连续且正确的页号，就无需重复操作，避免混乱。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。因为它们有其特定的作用和格式，不需要编入文件的页码序列。
（二）案卷封面编制
案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。封面的位置要醒目，便于识别和查阅。
案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。
立卷单位：应填写负责组卷部门或单位。明确档案的来源，便于日后追溯和管理。
起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间--- 年、月、日（年度应填写四位数字）。
保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。不同的科技档案根据其重要性和使用价值，会有不同的保管期限，如短期、长期、永久等。
密级：应填写卷内科技文件的最高密级。如果卷内文件有不同密级，以最高密级为准，如 “机密”“秘密” 等，确保档案的安全管理。
档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。
全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；如果档案无需向档案馆移交，可不填写全宗号。
分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；
项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；
目录号，填写目录编号；
案卷号，应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。档号是档案的重要标识，便于准确查找和管理。
（三）案卷脊背编制
案卷脊背印制在卷盒侧面。方便在档案上架后，从侧面快速识别档案的相关信息。
案卷题名、保管期限、档号，填写方法同上。与案卷封面的相关信息保持一致，确保信息的准确性和连贯性。
案卷脊背项目可根据需要选择填写。如果空间有限或某些信息无需展示，可以适当选择填写部分关键信息。
（四）卷内目录的编制
卷内目录应排列在卷内文件首页之前。方便查阅者快速了解卷内文件的基本情况。
序号：应依次标注卷内文件排列顺序。从 1 开始，依次递增，便于定位文件。
文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
责任者：应填写文件形成者。可以是个人、部门或单位，明确文件的来源。
文件题名：应填写文件全称，题名内容不足以显示内容的，需根据文件内容拟写题名。确保能准确反映文件的核心内容。
日期：应填写文件形成的时间，一般为八位阿拉伯数字，不足部分用 “0” 补全。
页数：应填写每件文件总页数。便于了解文件的篇幅。
备注：可根据实际填写需注明的情况。如文件的特殊说明、修改记录等。
档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。与案卷封面的档号一致，方便关联和查找。
（五）卷内备考表编制
卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。例如文件的缺失情况、补充说明等。
立卷人：应由立卷责任者签名。明确整理档案的责任人。
立卷日期：应填写完成立卷的时间。记录档案整理完成的时间节点。
检查人：应由案卷质量审核者签名。通常是相关负责人，确保档案质量。
检查日期：应填写案卷质量审核的时间。与检查人相对应，记录审核时间。
互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。如果同一内容有纸质档案和电子档案，可在此注明电子档案的档号和载体类型。
档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。再次明确档案的档号，方便管理。
卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。其位置要便于查阅和填写相关信息。
（六）案卷目录编制
案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表，是档案检索、统计和管理的必要工具。科技档案案卷目录一般按照一级类目分别编制，即科研、项目、设备档案分别编制案卷目录。案卷目录上的档号、案卷题名、保管期限应与案卷封面上的内容一致，确保信息的一致性和准确性，方便通过目录快速找到对应的案卷。 |
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