一、编目基本原则
准确性：确保目录信息与档案实体内容、形式特征完全一致，避免出现错漏。比如文件的标题、形成时间、责任者等信息，必须准确无误地记录在编目中。
完整性：涵盖档案的全部必要信息，包括但不限于文件标题、文件编号、责任者、形成日期、页数、保管期限等，保证档案信息无遗漏。
规范性：遵循统一的行业标准和单位内部规定，使用规范的术语和格式进行编目，使编目成果具有通用性和可读性。
系统性：按照一定的逻辑顺序对档案进行编排，体现档案之间的内在联系，方便档案的检索和利用。一般可按照年度-机构（问题）-保管期限等分类体系进行编目。
二、归档文件目录编制
（一）目录结构与项目
归档文件目录一般由件号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目组成。
件号：指归档文件的排列顺序号，分室编件号和馆编件号。室编件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注；馆编件号待档案移交进馆后，由档案馆按进馆要求编制。
档号：档号是档案的唯一标识符，由全宗号、年度、机构（问题）代码、保管期限、件号等要素组成，格式如“XXX-2023-01-Y-001”，其中“XXX”为全宗号，“2023”为年度，“01”为机构代码，“Y”代表永久保管期限，“001”为件号。
文号：文件制发机关的发文字号，如“国发〔2023〕1号”，记录文号有助于快速查找文件的出处和相关系列文件。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。对于多个责任者的文件，应尽量全部列出，若责任者过多，可列出主要责任者，后面加“等”字。
题名：即文件标题，应照实抄录。若文件标题不能反映文件主要内容或无标题，需根据文件内容重新拟定标题，并在拟定的标题外加上“〔〕”。
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如“20230510”。
页数：每一件归档文件的总页数，文件中有图文的页面为一页。
备注：用于填写文件需要说明的情况，如文件的缺损、修改、移交等情况。
（二）编制要求与方法
使用Excel等电子表格软件编制归档文件目录，方便后期的修改、排序和检索。
录项目应填写完整、准确，字体、字号要统一，确保目录清晰、美观。
按照分类方案和排列顺序，逐件编制目录，保证目录顺序与档案实体排列顺序一致。
三、卷内目录编制（适用于传统立卷方式）
（一）目录结构与项目
卷内目录一般包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。
顺序号：卷内文件的排列顺序号，从“1”开始依次标注。
文号、责任者、题名、日期、备注：与归档文件目录中相应项目的填写要求一致。
页号：卷内文件所在的页码，标注每份文件首页的页码，最后一份文件标注起止页码，如“1-5”。
（二）编制要求与方法
卷内目录一般采用统一格式的表格，可打印后手工填写，也可直接在电子表格中编制后打印。
卷内文件应按照一定的逻辑顺序排列，如按文件形成时间先后、重要程度等，并在目录中准确反映文件的排列顺序和页码。
四、目录装订与保管
归档文件目录和卷内目录编制完成后，应按照年度或保管期限等进行装订，一般采用线装或胶装的方式，确保目录牢固、整齐。
装订好的目录应放置在专门的目录盒或文件夹中，并在封面和侧面标注目录的相关信息，如年度、保管期限、目录名称等，方便查找和管理。
目录应与档案实体分开保管，但要保持一一对应的关系，同时做好目录的备份工作，防止目录丢失或损坏。 |
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