在档案管理的世界里，“卷” 和 “件” 如同两把不同的钥匙，开启着档案有序管理和高效利用的大门。它们既是档案整理的基本单位，也是区分档案管理模式的重要标志。随着档案管理从传统走向现代，从手工操作迈向信息化，“卷” 与 “件” 的概念、整理方法和适用范围都有着鲜明的差异，共同构建起科学的档案管理体系。
1.“卷”的传统与坚守
“卷” 是传统档案整理的基石，承载着历史档案管理的智慧。它指的是将同一问题、同一类型或有密切联系的若干文件材料组合成一个整体，形成一个档案卷。在立卷过程中，“立卷六特征”，即问题、时间、文种、责任者、地区、通讯者，是关键的分类和组合依据 。通过这些特征，零散的文件被系统地整合，同一卷内的文件紧密关联，形成一个有机整体。
在适用范围上，“卷” 尤其适合传统纸质档案，特别是那些需要按问题或事由集中保管的文件。比如历史档案中，同一朝代的某类政务文书；文书档案里，同一会议、同一案件、同一项目的全部文件资料。在电子档案尚未普及的早期，立卷整理是档案管理的主流方式，这种方式便于档案的实体保管和查阅，能从整体上反映某一事件或工作的全貌。
其整理过程较为繁琐。首先要按全宗内档案的来源、时间、内容和形式进行分类，如采用年度 — 机构 — 问题分类法；接着依据分类，将同一类别的文件按事由、时间等特征组卷，确保卷内文件逻辑清晰，例如批复在前、请示在后；然后编写卷内文件目录、卷号、案卷标题等，完成编目工作；最后将卷内文件装订成册，放入档案盒妥善保管。这种方式的优点在于能充分保持文件间的历史联系，便于系统性地查阅某一主题的档案；但缺点也显而易见，人工干预多，操作过程复杂，且不利于单份文件的灵活利用，如需取出某份文件，可能会破坏卷内结构。
2.“件”的革新与突破
与 “卷” 不同，“件” 是现代档案整理的核心单位，体现着档案管理的创新与发展。“件” 以每份文件为个体进行整理，既可以是单份独立文件，也可以是一组不可分割的文件组合，如正文与附件、原件与复印件、来文与复文等。“单件归档” 遵循 “一事一件” 原则，以文件为最小单位开展分类、编号、装盒工作。
在当下，“件” 的整理方式广泛应用于电子档案与现代纸质档案，契合党政机关、企事业单位的文书档案、电子文件等的管理需求，尤其适用于需要快速检索和单份利用的场景。新《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）大力提倡以 “件” 为单位整理归档文件，推动档案管理从传统立卷模式向更高效的文件级整理模式转变。
“件” 的整理流程更加标准化和高效。先按 “年度 — 机构（问题）— 保管期限” 等维度对文件进行分类；然后确定 “件” 的组成，明确哪些文件应归为一件；接着在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间或事由重要程度排列；再为每件文件编制唯一的档号，如 “年度 — 机构 — 保管期限 — 件号”；随后制作详细的文件目录，包含件号、文号、责任者、题名、日期等信息；最后将文件按编号顺序装入档案盒，并填写盒脊及备考表。这种方式简化了整理流程，提高了工作效率，便于档案的数字化扫描和信息化管理，单份文件能够独立检索和利用，极大提升了档案利用的灵活性。不过，它对文件之间历史联系的体现相对较弱，需要借助分类和检索工具来弥补，并且在文件数量庞大时，分类和编号的难度会有所增加。
3.卷与件的多维对比
从基本单位来看，“卷” 是若干文件的组合体，注重整体性；“件” 则聚焦单份文件或不可分割的文件组合，强调个体独立性。核心原则上，“卷” 以按 “问题 / 事由” 集中文件为导向，突出系统性；“件” 以 “单件” 独立整理为准则，侧重个体可查性。适用场景方面，“卷” 扎根于历史档案和需要系统性保管的档案；“件” 则活跃在现代文书档案、电子档案等高频利用的领域。管理效率上，“卷” 的人工操作复杂，效率受限；“件” 流程标准化，契合信息化管理需求。利用方式上，“卷” 以整卷查阅为主，灵活性欠佳；“件” 可实现单份文件快速检索借阅，灵活性高。
4.档案管理的时代选择
随着信息化浪潮席卷而来，档案管理逐渐从 “立卷整理” 向 “文件级整理” 转型，“件” 成为主流的档案整理单位。这一转变源于多方面因素。数字化需求促使档案管理必须适应便捷的扫描、著录和数据库建设，以支持全文检索；用户对档案利用的需求也发生变化，更倾向于快速获取单份文件，而非调阅整个案卷；同时，政策导向也发挥了重要作用，新的档案管理国家标准积极推荐 “件” 整理模式，简化流程的同时提升了档案管理的规范性。当然，在档案管理领域，也存在例外情况，部分特殊载体档案，如会计凭证、基建图纸等，因其自身特点，仍采用 “卷” 整理，以保持档案的完整性。
档案中的 “卷” 和 “件” 各有优劣，它们在不同的历史阶段和管理需求下，发挥着不可或缺的作用。了解二者的区别与联系，有助于档案管理人员选择更合适的整理方式，提升档案管理的质量和效率，让档案资源更好地服务于社会。 |
您现在的位置：