一、归档文件的保管期限划分
机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。（《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。（《归档文件整理规则》DA/T22—2015）
1、机关单位的文件材料归属
（1）凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
（2）机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
（3）机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
（4）机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
（5）机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
2、保管期限的划分机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
（1）永久保管的文书档案主要包括：
①本机关制定的法规政策性文件材料；
②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料；
⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
（2）定期保管的文书档案主要包括：
①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
④本机关一般性事务管理文件材料；
⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
⑦上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
二、归档文件的分类
1、选择分类方法，编制分类方案
《归档文件整理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，在实际工作中，常用的分类方案有：年度—保管期限分类法；保管期限—年度分类法（简称为两级分类法）；保管期限—年度—机构分类法；年度—机构—保管期限分类法；问题—年度—保管期限分类法等（简称为三级分类法）。
2、介绍几种常用的分类方案
（1）“年度—保管期限”分类法（两级分类法）
即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分开。这种分类方法特别适用于内部机构设置简单的中小机关，或者每年形成文件数量不是太多的机关，以及小型的事业单位。“件号”的编制方法为每年一个保管期限一个流水号，即保管期限为永久、30年、10年的档案各有1个流水件号）
• 2008年：永久： (1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 30年：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 10年： (1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 2009年：永久：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 30年：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 10年： (1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 2010年：永久：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 30年：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
• 10年：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）
（2）“保管期限—年度”分类法（两级分类法）
即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的市、县（区）直、乡镇机关，或者每年形成的文件数量少的机关单位。此时分类方案为：
永久： 2001年、2002年、2003年……
(件号1-n) (件号1-n) (件号1-n)
30年： 2001年、2002年、2003年……
10年： 2001年、2002年、2003年……
（3）“保管期限—年度—机构”分类法（三级分类法）
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、排列方法为：
永久： 2001年办公室(件号：1～ｎ)、业务处(件号：1～ｎ)……
2002年办公室(件号：1～ｎ)、业务处(件号：1～ｎ)……
2003年办公室(件号：1～ｎ)、业务处(件号：1～ｎ)……
30年：2001年办公室、业务处……
2002年办公室、业务处……
2003年办公室、业务处……
10年：2001年办公室、业务处……
2002年办公室、业务处……
2003年办公室、业务处……
（4）、“问题—年度—保管期限”分类法（三级分类法）
企业或大的事业单位采用此分类法，要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产管理各类分开，在每个类别里，把每一年度的按永久、3O年、10年分类。
党群工作类（1）
2007年 永 久，30 年， 10 年 （件号）
1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
2008年 永 久，30 年， 10 年 （件号）
1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
2009年 永 久，30 年， 10 年 （件号）
1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
行政管理类（2）同上
经营管理类（3）同上
生产管理类（4）同上
3、对归档文件进行实体分类
根据上述掌握的分类方法及确定的分类方案对归档文件进行实体分类操作。选择两级分类法方案的，先分好年度，再将每年的归档文件按已编制好的《文书档案保管期限表》进行保管期限分类，准确划分保管期限，分为永久、30年、10年即可。若是选择三级分类法方案的，先分年度、分机构（问题），在同一机构（问题）内再分保管期限。 |
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