科技文件（科学技术文件材料的简称）是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。
科技档案（科学技术档案的简称）是指国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。
科技档案的特点
（一）专业性科技档案是科技活动的记录和伴生物，科技活动是分专业进行的，这就决定了科技档案产生的领域具有鲜明的专业性，其内容性质和表达形式也具有鲜明的专业性。
（二）成套性科技档案的形成是有规律性的，一个科研课题的研究、一个新产品的开发、一项工程项目的建设都会按照一定的规律形成一整套的科技档案。这些在某一科技生产活动中形成的、以项目成套的科技档案是有机整体，具有不可分散性。我们在科技档案管理工作中应尽可能地保持成套科技档案的完整性和有机联系。
（三）现实性科技档案应准确记录和反映科技生产活动的现实变化情况，即科技档案与现实科技生产活动成果具有一致性。随着科技生产活动的变化，科技档案应及时地进行修改补充。科技档案对科技生产活动具有现实的参考和依据作用。
（四）效益性科技档案还有一个不同于其他门类的显著特点，就是它的使用不仅能产生社会效益，也能产生经济效益。科技档案记载着科技成果和科技知识，通过对它的转让可以收获直接的经济效益。同时，科技档案的利用可以产生间接的经济效益，如设计人员套用原有的科技图纸，可以降低设计成本，缩短设计时间，从而增加效益。
（五）通用性各学科、专业相互依赖性的增强和标准化工作的不断发展，给科技档案的通用性奠定了基础。一个项目（甚至一个单位）产生的科技档案不仅本项目（本单位）可以利用，其他项目（单位）往往也可以利用，尤其是同一行业的各单位可以相互通用。
（六）可更改性科技档案工作的基本要求是维护科技档案的完整、准确、系统、安全。其中，维护科技档案的完整、准确、系统，是对科技档案质量的要求，科技档案在内容上既要保证科技活动的历史面貌，还要保证从动态上记述和反映科技对象的发展变化过程。所以，当科技活动对象发生变化时（如产品更新换代，建设项目维修维护、扩建、改建，设备仪器维修、改造等），客观要求科技档案必须随着它所记述和反映的对象的变化而变化。因此，科技档案不仅可以更改、补充，而且必须及时更改、补充，否则科技档案的价值就难以实现。
科技档案的种类和作用
根据不同的划分方法，我们可以将科技档案划分成不同的种类：
（一）按产生领域划分，可以分为科学技术研究档案（科研档案）、建设项目档案（项目档案）、设备仪器档案（设备档案）、产品档案等。
（二）按行业划分，可以分为农业科技档案、工业科技档案、国防科技档案、测绘科技档案、气象科技档案、地震科技档案等。
（三）按记录形式和载体形态划分，可以分为文字档案、图样档案、图表档案、计算档案、声像档案、电子档案、样品实物档案等。不同的作用：
（一）科技档案是指导科技、生产、建设活动的重要依据。
（二）科技档案是继承科技知识的重要手段。
（三）科技档案是提高经济效益和社会效益的重要工具。
科技档案与科技文件的关系
科技档案与科技文件是同一事物在不同阶段发展、演变而成的两种不同性质的事物。
（一）联系
1.科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的重要归宿之一。
2.科技文件的质量状况直接影响科技档案的质量和价值大小。
3.二者的内容、形式完全相同，都是科技活动真实的原始记录。
（二）主要区别
1.属性不同。科技档案是历史记录，具有历史再现性；科技文件是现行记录，这是二者的根本区别。
2.功能作用不同。科技文件只针对所反映的科技活动发挥现行效用；科技档案可为各种社会实践服务，具有相对广泛的功能。
3.整体价值水平和数量不同。
4.保存形式不同。科技档案是以案卷的形式保存；科技文件以件或自然张的形式存在。
5.管理方式不同。科技档案实行集中统一管理；科技文件分散在各职能部门和科技人员手中。
科技档案与科技资料的关系
科技资料是为了科技、生产活动的参考需要，通过交流、购买、汇编等手段获得的各种科技文献。
（一）联系
1.二者都记录和反映人们从事科技活动的面貌或科技思想，是科技信息及载体的统一物。
2.二者都是科技、生产活动不可缺少的科技资源条件。
3.在日常管理和使用中，互相补充，相辅相成。
4.在一定条件下可以相互转化。科技资料被套用和直接利用就可转化为科技档案。
（二）主要区别
1.二者与本单位科技、生产活动的关系不同。表现在二者记录和反映的对象不同，这是它们的根本区别。
2.作用不同。科技档案具有依据凭证和查考作用，科技资料具有参考作用。 |
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