录音、录像档案管理

录音、录像档案分为唱片、录音磁带、录像磁带。录音、录像档案，是一种特殊的文件材料，即用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声者和图像的一种特殊载体的档案。

录音、录像档案的收集

在录音、录像档案产生较多的单位，如电台、电视台等，记者、编辑应将采访录制的各种素材，经过编辑加工，与有关登记单、审查表一并送交有关领导审定。送审表上应注明节目来源、节目内容、录音地点、原录日期、复制日期、录音效果和时间等。经过审批的录音、录像材料才能归档。

在录音、录像档案不多的单位，还要通过各种方式开展经常性的收集，向有关人员宣传档案工作的基本常识，防止在未经审查与批准的情况下，把反映立档单位基本活动面貌的磁带擅自消磁，造成不可弥补的损失。因此，录音、录像档案也应同其他档案一样，将具有查考价值的材料按归档制度的要求交档案室统一保管。

在接收录音、录像档案时，必须按规定进行验收，即首先核对录音和录像带的登记表，检查表中的各项内容是否填写清楚，手续是否完备；其次，根据登记表上的内容听音观看，检查声音是否清楚，画面是否清晰以核对内容。因此，保存录音带、录像带的档案部门，应有相应的听音和录放设备。其次，在验收合格后，填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。

录音、录像档案的分类与编目

录音录像档案，在一般机关、单位形成的数量并不多，内容也比较单一，因而没有必要分类。而在形成数量较多的单位，可以按录音带和录像带的具体内容进行分类。通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育分为若干类别。如果数量多，还可以再细分。一般按问题（内容、事由）进行分类。分类时，尽可能做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；不同版本（原版、复制版等）分开，每盒（盘）的外套上要贴有标签，注明内容、主要人物、形成日期、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等，并填写目录。

档案馆（室）对需要入库的录音和录像档案进行必要的登记。一般按照进馆的时间先后登记入册。登记的内容主要包括：编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况和数量、备注等。

录音、录像是以盘或盒为保管单位，编号按收集归档时间顺序结合内容分别编流水号。格式为：类别代号一顺序号，例如：音-35，表示录音档案第35盒。档号编制的目的是为了固定录音、录像在实体排列中的位置，因此，要标注在两个位置上：一是录音、录像带的标签上；二是外盒的标签上。经整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以便于保管和利用。

录音、录像档案的保管

接收入库的录音录像档案应放入特制的盒或套内，在盒、套外面贴上标签并写上题目、讲话人、录制日期、盘数、编号、带长、时间等项目。在盒内应有固定盘心的定位装置，磁带装入盒后应松紧适度，不应过紧。磁盘盒应有一定的硬度，以防变形。与录音带、录像带有关的文字材料，如录音记录、画面说明等，可单独保管，也可与录音、录像档案一起上架保管。

录音带和录像带均应垂直放置在专用柜内，还要定期检查，一般每隔半年重绕一次，如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行清洗和技术处理。在潮湿环境中，磁盘会生霉；温度过高的环境，磁盘易变形，所以，录音、录像档案要保存在干燥阴凉的环境下，避免阳光直射。为避免磁带退磁或磁化，造成信号失落，应远离磁场保存。

录音带和录像带的母带不应提供利用，尽量提供复制子带。归还后的音像档案，档案工作人员应播放检查是否有被消磁或其他损坏现象。