复印件与复制件：你知道它们能否归档吗？

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局第8号令规定，机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。从而得知，复制件属于归档范围，复制件可以归档，复制件也是档案。但是要注意一点，复制件存档是有限制条件，联合会议、联合行文就是前提。

复印件不是复制件，是否需要归档，应当根据实际情况来定。

复制件和复印件的概念？

在《档案工作基本术语》对复制件的定义是指与原件内容相同的复制品。复制件和原件几乎一样，类似仿真件。一般可以理解为，内容信息一模一样，图案、公章，甚至手写文字也几乎一模一样。

复印件是通过影像技术采用复印机等设备制作的副本。复制件和原件从外貌上看基本一致，复印件由于光学精度、机器新旧、墨粉质量、纸质材质等特点，复印的质量和精度差异比较大。

实际工作中，做仿真件的机器设备一般单位无法配备，即使配备了也没有专业技术人员会操作使用，但是各种功能型号的复印机早已在各单位大量普及。文件材料的大量复印，加速了信息的流转，提高了工作的效率，但是也带来了新的问题，为文件材料的收集和归档，埋下了隐患。

复印件是否要归档？

 

1.一般，复印件不需要归档。

2.属于归档范围的文件材料，如没有原件，即使复印件也需要归档。

3.如果原件有缺页，有复印件可同时归档。

4.原件由于各种原因而不清晰、模糊、损毁，可以通过相关技术手段制作复印件同时存档。

5.有原件和复印件，如复印件上有重要领导批示、指示、意见、工作安排等文字，需要和原件同时归档，著录时应当自拟题名予以备注。

6.原件和复印件同时归档时，原件在前，复印件在后。

7.需要归档的复印件，应当选择精度高、质量好的复印件。

实际工作中，应当控制复印件的使用，明确使用范围和使用数量，特别是内部文件材料、涉密文件材料。同时，妥善保管好文件材料的原件，及时准确的掌握文件材料的运转动态，一旦运转完毕需及时归档。

复制件归档需要注意哪些问题？

 

1.真正的复制件不易制作，复制件类似仿真件，一模一样代价很大。

2.做复制件不如做两份原件，正式公文印制两份，加盖公章后主办、协办各自存档。

3.做不了复制件，即使是普通复印的，也要签字或加盖公章增加档案的凭证性。

在归档时，复印件和复制件的差异还体现在存档的方式与存储的方便性。复印件通常需要纸质存档，可能会占用较多的物理空间，而复制件则多以电子形式存储，便于快捷检索和管理。这也是现代办公环境中，越来越多企业选择使用电子档案的原因之一。

总结来说，复制件和复印件虽然都是对原始资料的复制，但它们在制作手段、视觉效果以及使用目的上存在显著差异。在处理文档和资料时，应根据具体需求和场合选择合适的复制件或复印件。

无论是采用复印件还是复制件进行归档，了解其法律地位和适用原则是非常重要的。在实际操作中，建议根据具体情况、法律要求以及行业标准，选择最合适的文件形式进行归档，以确保后续的法律效力和便利性。