01.排列档案室归档文件
档案室归档文件的排列可按以下五个步骤。
（1）区分年度和保管期限
无论是以“问题”还是以“机构”为最低一级类目的，首先都要将同一年度中不同保管期限的归档文件分别排列成永久、30年、10年三部分，确保不将不同年度和不同保管期限的归档文件混排。
（2）“同一问题”或“同一机构”的归档文件集中排列
在第一步的基础上，将同一保管期限的归档文件按照“同一问题”或“同一机构”集中排列。例如，一个单位 2013 年度形成的凡是涉及“党群工作”的永久保营的归档文件集中排列在一起；2013年度“办公室”形成的永久保管的归档文件集中排列在一起。
（3）排列“同一问题”或“同一机构”下不同事由的归档文件
在上一步的基础上，“同一问题”或“同一机构”下不同事由的归档文件可按照事由办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。例如，“党群工作”中，可按党群工作的计划、实施、总结等工作程序排列不同事由的归档文件也可按照年度重点工作、重要工作、常规性工作等排列。“办公室”形成的归档文件，可以最后办结时间的先后排列不同事由的归档文件，也可根据事由的重要程度，将本单位印发的政策性文件、制定的中长期规划、举办的重要活动形成的归档文件排在前面，将其他的归档文件排在后面。
（4）排列同一事由的归档文件
同一事由的归档文件可按形成时间的先后顺序排列，形成日期早的排在前面，形成日期晚的排在后面；也可以按同一事由归档文件的重要程度排列，相对重要的文件排前，其他文件排后。例如，“某某会议文件材料”，可按会议筹办、召开、闭幕后的后续工作为顺序依次排列归档文件，清晰反映会议筹办、举办的脉络和历史面貌；也可将会议的决议、决定、议程、领导讲话稿等重要文件材料排在前面，其他请示、简报等过程性、依据性文件材料排在后面，突出反映会议的成果。
（5）串联合并归档文件
将以上四步排列完成的归档文件按“问题”的排列顺序（如党群、行政、业务……），或按“机构”设置顺序（如办公室、综合处、业务处、教育处…）将所有归档文件进行合并串联。
02.编制档案室归档文件目录
档案室归档文件目录，就是在部门编制归档文件目录的基础上，按照本单位档案分类方案将各部门的所有归档文件目录进行统一汇总。
例如，机关分类方案为年度一保管期限的，则按照永久、30年、10年三个保管期限，分别将各部门的归档文件依次排列编目，同一保管期限的归档文件按照机构设置顺序排列编目或按问题的重要程度排列，一个年度形成三本归档文件目录。
案卷目录和归档文件目录应装订成册，同时编制目录封面。
03.归档文件的编号
（1）档号
归档文件应依照分类方案和排列顺序编档号。
档号结构为:全宗号一档案门类代码·年度一保管期限一机构（问题）代码一件号。
其中，全宗号为档案馆给立档单位的代号。
归档文件档案门类代码由“文书”的汉语拼音字母“WS”标识，年度为文件形成年度。
保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以“Y”“D30”“D10”标识。
机构（问题）代码采用三位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。
件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用四位阿拉伯数字标识，不足四位的，前面用“0”补足。
（2）档号编制示例
如果各部门、处室的归档文件数量较少，分类方案为年度一保管期限的，室编件号就在分类方案中最低一级类目“保管期限”内编制。档案室应分别将每个部门的永久件、30年件、10年件串联排列成“三条辫子”。同一保管期限内按照本单位内设机构设置顺序或“问题”的重要程度排列，每个保管期限分别从“1”开始流水编号，一个单位一个年度形成三个流水号。这种编号方法方便一个单位一个年度档案数量的统计。
归档文件号为WS·2013-Y-105，表示2013年度永久保管的第105 件归档文件。
如果各部门、处室的归档文件数量较多、分类方案为年度一保管期限一机构的、室编件号就在分类方案中最低一级类目“机构”内编制。每个机构内分别编制件号，都从“1”开始流水编号。这种编号方法方便一个单位某一内设机构不同保管期限档案数量的统计。
归档文件号为WS·2013-D30-BGS-30，表示2013年度办公室定期30年保管的第30 件归档文件。
档案室统一编号后，应当将兼职档案人员在归档章空白处用铅笔预编的室编件号擦去，在归档章的“室编件号”项填入档案室统一编制的流水号。
04.装盒
以“卷”为保管单位整理的案卷，封面如果是软卷皮，必须装入档案盒内上架保管、档案盒脊背应当标明盒内起止卷号；以“件”为保管单位整理的归档文件必须按顺序装盒保管，并填写档案盒盒脊及备考表，档案盒脊背应当注明盒内起止件号。在实际工作中，为方便查阅，也可在档案盒内最前面加放一张本盒归档文件目录，格式同归档文件目录，用以介绍本盒保存的归档文件内容和数量。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件，不得装入同档案盒内。
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