文件的整理是以件为单位，按修整、装订、分类、排列、编号、编目和装盒的步骤进行。
1.修整
为保证文件能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。
修整的主要内容包括：修复破损文件，复制字迹模糊或褪色的文件，如对纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件进行复印；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物，如订书钉、曲别针、大头针；对大于A4 纸型规格的报表、图样等文字材料，按照A4 纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处尽量位于字迹之外。
2.装订
文件按件装订。要将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便保管和利用。“件”内的各页应按一定方式对齐以便于翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式应能较好地维护文件的原始面貌；装订材料应符合档案保护要求，应成本低廉，简便易用。目前常用的装订方式除传统的线装外，还包括：黏结式，如裱糊糨糊、热封胶；穿孔式，如钉书钉、铁夹背；变形材料，如钢夹、塑料夹；等等。
3.分类
分类是指将所有归档的文书，按照自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组织在一起，使所有归档文件构成一个有机的整体。
常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。文件整理可采用年度一组织机构（问题）一保管期限法或保管期限一年度一机构（问题）法进行分类。
分类采用的一般方法是，文件按形成年度分开；同一年度的文件按不同的保管期限分开；同一年度、同一保管期限的文件按问题分开。如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。
4.排列
文件经过分类，整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类内的文件，仍然处于零散杂乱的状态，需要通过排列进一步系统化。《归档文件整理规则》强调了“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。事由可以指一件具体的事、一个具体的问题或一段较紧密的工作过程。
文件排列可以按下列三种方法进行：
第一，事由结合时间排列。排列案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在一起，然后再将相同事由的文件按时间先后进行排列。
第二，事由结合重要程度排列。排列案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在一起，然后再将相同事由的文件按重要程度排列，即重要的文件排在前，次要的文件排在其后，依次进行。
第三，成套文件可集中排列。一次事件所产生的所有文件可排列在一起，如一次会议，会议进行过程中产生的所有文件可依次排列在一起，然后结合时间或重要程度进行排列。
排列的实际操作可以分为两步：在最低一级类目内，先按照事由原则将属于同一事由的文件按文件的形成时间或文件的重要程度排列；对不同事由间的文件可以按不同事由形成时间的先后顺序或事由的重要程度排列。
排列的实际操作可以分为两步：在最低一级类目内，先按照事由原则将属于同一事由的文件按文件的形成时间或文件的重要程度排列；对不同事由间的文件可以按不同事由形成时间的先后顺序或事由的重要程度排列。
文件的排列方法：不同年度的文件分别排列；不同保管期限的文件分别排列。对于同一年度、同一保管期限的文件，如果是同一问题的文件按时间先后顺序排列；如果是不同问题的文件，一般按问题的时间先后顺序排列；文件数量较多的，可先按机构顺序排列，同一机构的文件再按问题的时间先后顺序排列。
5.编号
编号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
1.确定编号项目。编号的作用是固定归档文件在全宗中的位置，是代表编号项目的一组数字和字符的组合。编号项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）件号等，分为必备项目和选择项目。必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号，满足文件整理和管理工作的基本需要；选择项目有机构（问题）、种类等，可以根据实际需要选择使用。
（1）件号。件号是归档文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号是文件在本单位的档案室内的编号，是文件在最低一级类目内的排列顺序号按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆的编号，按进馆要求标注。
（2）全宗号。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号，便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行管理。
（3）年度。年度是指归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字表示
（4）保管期限。保管期限是整理文件时按照《文书档案保管期限表》等有关规定划定的文件保存期限。保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
（5）机构（问题）。机构是形成文件的单位、部门。填写作为分类方案类目的机构名称。
填写问题项时，可根据分类方案直接填写。
各单位的档案部门可根据实际需要设置选择项目。有的单位把种类号作为选择项，例如，将纸质档案、声像档案、照片档案等分别赋子特定的编号。
2.填写归档章。应在归档文件材料上逐件加盖归档章，并填写相关项目。归档章的位置在每份文件首页的上端居中的空白处，不要压盖文件字迹。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项和机构（问题）种类等选择项。
6.编目
编目是编制归档文件目录，为档案的保管、鉴定、检索和利用提供有利条件。编目应以“件”为单位，根据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，系统、全面地反映归档文件面貌。归档文件目录有不同条目按照一定的体系和方法排列而成。
归档文件目录包括的项目有：
1.件号。件号指室编件号。
2.责任者。责任者指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者填写责任者一般应使用全称或通用简称。
3.文号。文号即文件的发文字号，是发文机构按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
4.题名。题名即文件标题，直接表达文件的内容，由责任者、问题、文种三部分组成。没有标题或标题不规范，可自拟标题，并加“[]”。
5.日期。日期即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日如 20070526.
6.页数。填写每件文件的总页数。
7.备注。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
在编目过程中，应注意以下几点：归档文件应逐件编目；来文与复文作为一作时、只对复文进行编目；归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型；归档文作目录应装订成册并编制封面；归档文件目录封面可以根据需要设置年度、保管期限，机构等项目。
7.装盒
归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。装盒的具体要求是：形成年度或保管期限不同的文件材料不得装入同一档案盒内；按机构（问题）编件号的，不同机构（问题）形成的文件材料不得装入同一档案盒内。
1.档案盒封面及盒脊。档案盒封面应使用全称或规范化的简称标明全宗名称。档案盒的盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接。
2.备考表。归档文件整理结束后或者盒内文件发生调整变化时，整理者或者文件调整人应填写文件备考表，放于盒内文件之后。备考表的项目包括整理时间、盒内文件情况说明和整理人、检查人。
（1）整理时间，是指文件整理结束后的年、月、日。
（2）盒内文件情况说明，填写盒内文件缺损、修改、补充、移交、销毁等情况
（3）整理人，对盒内文件进行整理人员的姓名。
（4）检查人，对文件整理情况和质量进行检查人员的姓名。
3.档案盒规格及监制。档案盒外形尺寸为310mmx220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等；档案盒应采用无酸纸制作。 |
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