全宗内档案分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将立档单位的档案划分为若干层次和类别，使其进一步条理化、系统化，构成有机体系的工作。对档案进行科学合理的分类，能有效揭示文件材料间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织库藏和排架管理有着重要意义。
常用的档案分类方法
常用的档案分类方法有年度分类法、组织机构分类法和问题分类法三种。
年度分类法
年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。年度分类法是运用最为广泛的档案分类方法，能够保持文件材料形成时间上的紧密联系，反映一个单位每年工作的特点和发展变化情况，简单易行，适用于组织机构界限不清、档案数量少的单位。运用年度分类法时，应正确判断文件的所属年度。
组织机构分类法
组织机构分类法是按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。组织机构分类法能够保持档案在来源上的紧密联系，归档比较准确，共同来源的文件相对集中，便于查找利用档案，适用于内部机构比较稳定的单位。
问题分类法
问题分类法是以文件内容所涉及的问题为根据，将档案分成各个类别。问题分类法能够较好地反映文件在内容上的密切联系，使相同性质的档案得到集中，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，适用于职能分工界限不清、档案数量少的单位。
档案分类方法的结合运用
在档案分类工作中，通常将几种分类方法结合使用，形成复式分类法。
年度一组织机构分类法
这种方法是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按组织机构进行分类。年度---组织机构分类法适用于立档单位内部组织机构时有变化但不复杂的全宗。
年度一问题分类法
这种方法是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。这种分类方法适合于内部机构变化复杂、组织机构分工不很明确、内部机构较少或内部机构间的档案混淆、难以区分所属机构的单位。
组织机构一年度分类法
这种方法是先将立档单位内的档案按照内部机构分类，然后在每个内部机构类下再按年度分类。这种分类方法适用于内部机构比较稳定的单位或撤销单位的档案分类。
问题一年度分类法
这种方法是先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题类下再按年度分类。这种分类方法适用于撤销机关或历史档案的分类。
实际工作中，人们往往结合保管期限进行分类。例如：年度一组织机构一保管期限分类法、年度一问题一保管期限分类法、年度一保管期限一组织机构分类法、年度一保管期限一问题分类法、保管期限一年度一组织机构分类法、保管期限一年度一问题分类法。
档案分类的注意事项
档案分类是将文件材料归入相应的类别。必须认真分析和确定档案文件所属的时间、机构和问题，以便准确归类。
正确判定档案文件所属年度
文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。例如：法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据（公布生效的文件，以公布日期为根据）；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据，跨年度的计划可放在开始年度，跨年度的总结可放入最后年度。
文件上没有注明日期，要判定和考证文件的准确日期或接近日期。通过分析文件的内容，研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记，或者与已有准确日期的同类文件比较、对照来判定该文件的日期。
如果立档单位的主要业务工作是按专门年度进行的，而其他工作按一般年度进行，在采用年度分类法时，以专门年度形成的文件材料一般按专门年度归类，与专门年度不一致的按一般年度归类；或者按一般年度与专门年度分别归类，然后有规律地合并在一起，形成交错的年度类别。
正确判断档案文件所属机构
按组织机构分类时，对涉及几个机构的文件，应遵循有关的规定，将文件合理而有规律地归入相应的类别。有统一规定的按规定归类；没有规定的，一般按发文字号归类；如果是部门代为起草的则归入该部门；联合办理的可归入主办部门或最后承办部门。
合理设置类别
类别的设置要以机构的构成、工作职能和文件材料状况为依据。
（1）组织机构分类法的类别设置。如果采用组织机构分类，中小型单位按内部第一层次组织机构设置类别，组织机构名称就是类别名称。大型单位设置的类别可划分到内部组织机构的第二层或第三层，先按内部第一层次的组织机构设置一级类别，再在一级类别下按第二层次、第三层次组织机构设置二级类别、三级类别。设置类别层次主要是根据立档单位内部组织机构的设置情况以及文件材料形成的数量。
类别排列次序可根据有关文件规定或按照习惯确定。一般是按照先领导机构后下属机构、先综合部门后职能部门的顺序排列。例如：党的机构在前，行政机构在后；办公厅（室）在前，其他处室在后。如果是独立机构则应单独设置一类，排列在最后。如果是合署办公的机构，则归入所附的常设机构之后合成一类。
（2）合理设置问题类别。如果采用问题分类，要参照立档单位职权范围的基本任务，分析研究其工作性质，从文件材料形成的实际情况来合理设置类别。
类目设置要符合实际，反映立档单位的主要面貌，按文件的主要内容有规律地归类，不任意划分类别，不随意设虚类。
类目体系要简明、合乎逻辑。一般情况下，类目设置的层次不宜过多，通常要设置“综合类”，以解决一些难以明确归类的文件材料的归类问题。各级分类标准要统一，同级类别的划分只能按照一个标准进行，类与类之间必须是并列关系，不得互相包容和交叉。归类时，应按照文件的主要内容来归类，对于一些不易归类的文件材料，应制定一个统一的规定来妥善解决其归类问题。
全宗内档案分类的要求
为了确保每份文件材料都能正确归类，构成一个适合保管和利用的全宗内档案的有机联系体系，便于科学地管理和系统地利用，为文件材料的组合排列与编目创造便利条件，要按照科学的原则进行分类。
客观性
分类要从客观实际出发，保持文件材料之间原有的历史联系。应根据全宗内档案形成的特点和档案成份的实际情况，按照文件在立档单位活动中原来形成的联系分类。
逻辑性
全宗内档案的类、属类、细目的等级层次必须分明，等级层次的设立以够用为度。等级层次多了则分类过细，增加不必要的整理工作量；等级层次少了则分类太粗，不便于利用。
每一级分类只能使用一个分类标准，并且其标准必须保持一致性，不能使用两个以上标准。
每一级类别必须做到概念明确、范围界限清楚，即同一级类别必须是并列关系，不能互相包容和交叉。
实用性
从立档单位的实际情况出发，根据档案的成分、数量、形式和载体材料选用最有实用意义的分类方法；根据档案管理要求选用对于档案部门在分类保管、检索、利用方面最有实用价值的分类方法。
排斥性
各级分类的结果必须互相排斥，同级分类所得到的属类或细目不能互相包容或交叉。一般应对各类目的范围和归类方法加以说明，使具体归类时易于操作。
伸缩性
设计分类方案要从本单位档案和档案工作的实际出发，尽量充分地考虑组织机构、档案内容可能发生的变化，设置类目留有余地，以便根据实际情况的变化作适当的增删、调整。 |
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