归档后以“卷”为保管单位的档案整理

各部门、处室将整理完毕的案卷（或文件材料）向档案室归档移交后，档案室应对案卷（或文件材料）进行统一整理编号，具体步骤为：排列、编号、编制案卷（或归档文件）目录、装盒。

排列案卷

排列案卷就是按照一定规则，将案卷按系统整理要求，排列成有机联系的整体。通常情况下，《文件材料归档范围和档案保管期限表》中归档条款即可作为案卷排列顺序的依据。当然，还可结合案卷的保管期限、机构、问题、时间和重要程度等因素排列。

编制案卷目录

案卷目录就是案卷名册，它是将经过系统排列、编号的案卷，按题名等某些特征依次登记到案卷目录上。其作用体现在：固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序；作为档案室必备的检索工具及今后移交进馆的依据之一，概括介绍档案的内容和成分；是档案登记的基本形式，成为对案卷进行统计和检查的重要依据。

档案室在各部门、处室完成归档移交后，应当统一编制本单位的档案案卷（或归档文件）目录。一般来讲，案卷（或归档文件）目录编制完成，就标志着一个单位上一年度文件和档案的整理工作基本完成。

（1）案卷目录的种类

案卷目录必须按全宗编制。案卷目录的类型有两种：一种是以全宗为单位编制的综合目录；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录。在实际工作中，大多采用第二种。

编制综合目录，就是将一个全宗内的所有档案进行分类排列后，将案卷编一个顺序号。这种方法主要适用于立档单位已经撤销等不再有新的档案产生的全宗。编制分类目录，就是依照所采用的档案分类方案，按照其中的第一层次标准即年度、组织机构、问题或保管期限等，分别编制目录。同时，案卷的编号也按每个类分别从“1”开始。

（2）案卷目录的编制方法

案卷目录编制主要有以下几种方法：

第一种方法是以年度为分类方案一级类目编制案卷目录。立档单位案卷数量获多、一般一年编制一本案卷目录，案卷编号以年度为单位，每本案卷目录内统从“1”开始编号；若立档单位案卷数量不多，则可若干年编制一本案卷目录案卷编号为大流水号。一本案卷目录内案卷数量一般控制在四位数以内。

第二种方法是以组织机构或问题为一级类目编制案卷目录。有多少个内设机构或问题、就编制几本案卷目录。案卷的编号也是以机构或问题为单位，每本案卷目录内统一从“1”开始编号。

第三种方法是以保管期限为一级类目编制案卷目录。将案卷按照所划定的永久、30年、10年三种保管期限，分别编制三本案卷目录。同样，在每本案卷目录内统一从“1”开始编制案卷号。

案卷目录编制完毕后，应复制一式数份，供日常管理使用。档案室向档案馆移交档案时，应当按照进馆要求重新编制案卷目录，与档案同时移交。

（3）案卷目录的结构和内容

案卷目录一般应包括以下几个部分：

第一部分，封面和扉页。主要项目有全宗号、档案馆（室）编的卷目录号、目录名称、保管期限、编制单位和编制时间等。

第二部分，目次。一般应写明目录内案卷分类排列顺序、类目的名称及起止页码，也可包括案卷的起止号。

第三部分，案卷目录表。这是案卷目录的主体，主要是将案卷封面上的主要内容以表格形式逐个登记，具体登记的项目有：

案卷号，依案卷编号顺序填入，用来固定案卷在案卷目录内的顺序，案卷的排列顺序应与编号顺序完全一致，案卷号一般分档案室编和档案馆编两栏，先由档案室填入相应栏内，移交给档案馆后，如有改变填入“档案馆编”栏内；

案卷题名，应与案卷封面上的标题完全一致；

年度，该案卷内档案文件的起止年度；

页数，卷内文件实际页数或件数；

期限，即所确定的该案卷的保管期限；

备注，用以说明个别案卷需要说明的有关问题，如卷内文件的质量情况，是否存在破损或霉变及案卷的移出、卷内文件数量增减、案卷的销毁等变化情况。

第四部分，备考表。一般附于案卷目录的最后。主要说明该目录的基本情况，如目录内案卷总数、目录的编制时间、编制者。

编制档号

档号是档案馆（室）在整理和管理档案实体的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。它是存取档案的标记，具有统计和检索的作用。

（1）档号的结构

（2）档号一般由四个层次所构成，即全宗号、案卷目录号、案卷号、件或页（张）号。根据《档号编制规则》（DAT13-1994）的规定，档号的结构分为三种：

第一种，全宗号--案卷目录号--案卷号--件或页（张）号。这种结构主要适用于档案馆（室）对文书档案的编号。

第二种，全宗号--类别号--案卷号--件或页（张）号。这种结构主要适用于档案馆（室）对各类档案的编号。

第三种、类别号--项目号--案卷号--件或页（张）号。这种结构主要适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号。

（2）档号编制原则

档号应按唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性等原则进行编制。

唯一性原则是指档案馆（室）内档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。合理性原则是指档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。稳定性原则是指档号一经确定，一般不应随意改变。扩充性原则是指档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。简单性原则是指档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高工作效率。

（3）档号编制方法

各个档案馆一般都保存有少至若干个多至数百个全宗，为了便于对全宗的管理，必须给每个全宗编一个固定号码。而对于档案室来讲，大多只保管一个全宗一般不用编制全宗号，除非档案馆已事先指定。

全宗号一般是用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母表示全宗属性，后三位用阿拉伯数字表示某一属类全宗的顺序号。

在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复，全宗属类单一的档案馆可以“0”作属类代码。

而全宗顺序号编制方法很多，适用的有以下两种：

第一种、大流水编号法，又称顺序流水编号法，即档案馆对馆藏所有的全宗按其进馆时间先后顺序编制的代号。如第一个进馆的全宗号为“1”号，第二个进馆的全宗编号为“2”，依次类推。这种方法简便明了，而且全宗号可以直接反映各个全宗的进馆先后顺序，便于管理。

第二种，分类流水编号法，各级地方综合性档案馆一般都保存着三部分省案即新中国成立后档案、革命历史档案、旧政权档案。按照国家档案局规定的通行多年的档案馆全宗卡片报送制度，全宗类型就是采用了这种习惯的划分方法，编码使用了“建”“革”“旧”三个字。因此，在编制全宗号时，应按规定将馆教所有全宗划分为用这三个字表示三种不同的属类，在每属类下，再按全宗进馆先后顺序编号。

案卷目录号是全宗内案卷所属目录的代码，以三位阿拉伯数字标识。应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间、不同组织机构、不同保管期限、不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜，即案卷目录内案卷数量不足1000卷时，一般不另立案卷目录，亦不另编目录号；案卷数量超过1000卷时，一般另立案卷目录，并另编目录号。一个全宗内的案卷目录号不应有重复。

类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

项目号为引用有关管理部门编制的项目代号。

案卷号即案卷排列的顺序号。案卷号是档案管理中最常用的基本代号。当案卷确定了排列次序后，必须对案卷按一定方法进行编号，并依次登记到案卷目录上去。案卷号表明了某一案卷在案卷目录中的具体次序。案卷在档案柜架上的排列次序必须与案卷目录内的顺序号完全一致。

不装订的案卷，卷内文件必须单件装订后编件号，装订的卷内文件件号用阿拉伯数字标识。件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。

页（张）号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页（张）按排列次流水编号，不应有空号出现。凡是有文字的页面就必须编页（张）号。

（4）以“卷”为保管单位整理的案卷编号示例

如上所述，以“卷”为保管单位整理的案卷应当统一编制档号，档号一般由令宗号--案卷目录号--案卷号--件或页（张）号构成，但在目常管理中，除了档案馆，或保管全宗较多、室藏量较大的档案室编制档号外，机关、企事业单位档案室较少使用档号，大多数单位一般只编制室编卷号，直至进馆前再根据进馆整理要求统一编制全宗号、案卷目录号等。

室编卷号即案卷排列的顺序号，编制方法有两种：第一种是一个全宗所有案卷统一序号，从“1号卷”开始，按顺序编制流水号；第二种是按档案分类方案中一级类目编制。分别从“1号卷”开始编号（具体编制方法在案卷目录编制方法中已述）。

无论采用哪种编制方法，在每一本案卷目录内的全部案卷，案卷号必须从“1”开始流水编号，有多少案卷，就编多少号，案卷号必须连续，不能出现断、重、跳等现象。另编一本案卷目录时，案卷号又必须重新开始。每一本案目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号，如果一个案卷流水顺序号分登两个以上案卷目录时，应合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。