文件的分类与排列

各立档单位档案部门应按照《归档文件整理规则》的规定，对归档文件进行科学分类，同一全宗内应保持分类方案的一致性和稳定性。

分类方案的标准

分类方法主要有年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法。

按年度分类

按年度分类是指根据文件形成和处理的年度，对归档文件进行分类，这是运用最广泛的分类标准。归档文件按年度特征分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。

按机构（问题）分类

按机构（问题）分类是指将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类。机构主要指一个机关单位内设的部门，如办公部门、人事部门、财务部门等，每个部门都承担着相应的职责任务，并负责一些文件的承办或主办工作，所以按机构分类即将本机关文书档案按部门分类有多少部门就设多少类，文件由哪个部门形成、承办或主办，就归入哪个部门的档案中。

采用机构分类，能最好地保持全宗内文件在来源方面的固有联系，客观地反映立档单位的历史面貌；同时，由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作的内容，便于按照一定的专题来查找和利用档案。

一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构在前，再依次排列各业务部门。原则上哪个机构的发文或承办的文件就归入哪个机构的类目中，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

按问题分类，就是参照本机关的职权范围和基本工作职能，以档案内容所反映的主要问题（事由）作为分类标准，将全宗内文书档案分为若干类别的方法。如一个全宗内的文书档案可以分为党群、人事、生产、销售、宣传等类别。采用问题分类，可以避免或减少同类问题文件分散的现象。但是这种方法主观随意性较大，不同的人对问题的理解不同，在实际工作中较难把握。因此一般用于不适合按组织机构分类时才采用问题分类法。

按保管期限分类

按保管期限分类，即将文件按划定的保管期限分类。国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中，将机关文件材料分为永久、定期两种，其中定期般分为 30年、10年。

采用这种方法分类，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。

分类方法的组合

在实际工作中，一般不是单纯地选用一种分类方法，而是将几种分类方法结合使用，叫作复式分类法。针对不同规模的单位，可采用不同的分类方法。

（1）将同一全宗内须归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位进行分类整理。

（2）严格对照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表来制定的本单位文书档案保管期限表，按永久、30年、10年区分保管期限。

（3）同一期限的文件再分机构或问题。

（4）同一机构（或问题）相同保管期限的文件按事由结合时间排列。

分件的排列

归档文件的排列是指在单位分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。通常情况下归档文件应在分类方案的最低一级类目（类别）内，按事由（事情原由）结合时间排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；不同事由之间，按事由办结时间的先后顺序排列。如一套会议文件、统计报表、材料属同一个事由，其应按时间顺序排列在一起。

需注意事项：

（1）件的排序主要按事由结合时间排列，这样工作就会简化很多。大部分小单位采用二级分类，在排列时，先将同一科室或同一问题的排列在一起，再将同一事由的排列在起，这种排序虽无差错，但并不提倡。

（2）因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并人关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应该在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。