实物档案的收集与整理

实物档案，是指单位及个人在工作活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品。

实物档案的收集

（一）实物档案实行统一登记、分层管理的原则。

（二）收集的实物档案应确保齐全、完整、真实。

（三）凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为己有，不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。应按规定交本单位档案室统一登记、存放和保管。

（四）凡属个人非公务活动中形成的能反映本单位重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，应鼓励个人向本单位档案室捐赠，或由单位征集归档。

实物档案的归档范围

（一）本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、牌匾等。

（二）本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票等。

（三）本单位在国（境）内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯（章、册等）、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。

（四）本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模）。

（五）其他有重要保存价值的实物。

实物档案的归档要求

（一）凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全，完整无损，整理归档。

（二）归档的实物应保持整洁、无破损，归档使用的书写、装具等材料应符合长久保管档案的要求。

（三）实物档案应在形成或获得1个月内进行移交，一般不应跨年度。

（四）归档的实物档案必须要有相应的文字说明，应拍照归档。本单位在对外交流活动中赠送给对方的重要实物，也应拍照留存。所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

实物档案的整理

实物档案以“件”为单位进行整理归档。整理应遵循形成规律，集中整理分类，便于保管利用。

清洁修整

实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时就要进行清洁修整。如奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、保养，尽量恢复原状。其他实物可根据不同的要求进行修整，如字画未装裱的要装裱成卷轴。

划分保管期限

（一）根据本单位实物档案归档范围，对每一件归档实物的保存价值进行鉴定，判断其是否归档。

（二）对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。

（三）归档的实物档案保管期限一般为永久。

分类

实物档案的分类要遵循自然形成规律，与载体特征相结合，符合档案管理要求。

（一）按年度分类

将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2009”。

（二）按类别载体形式分类

按证书、奖牌、字画、锦旗、纪念品等进行分类。

排序

同一类的实物档案按时间顺序排序，时间相同的可根据其内容按重要程度排序。一个立档单位的分类方案应保持前后一致性，不能随意变动。

参照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）及本单位分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。

编制档号

（一）制作归档

标签归档标签由全宗号、实物档案代号、年度、件号等组成。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代码。

实物档案代号：采用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。

年度：填写实物档案形成或获得年度，如“2005”。

件号：归档实物的排列顺序号，采用4位阿拉伯数字标识，如“0001,0002……”。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“000l”开始标识。

即：全宗号—实物档案一级类目代号·实物档案二级类目代号·年度—件号。

实例：A223—SW·YZ·2005—0005。

（二）编制档号

例如：山东省XX局荣获“2005年中国北方旅游交易会最佳组织奖”的奖牌，排序在第5号，其档号结构为：A223—SW·2005—0005。

（三）粘贴档号

签即在实物档案上粘贴编有档号的标签，平面实物粘贴在实物反面右上方，立体实物粘贴在实物底座或背面。

编制目录

归档的实物档案应按分类方案和档号顺序编写实物档案目录。

实物档案目录设有序号、档号、立档单位、实物名称、来源单位、形成时间、参见号、备注等项目。

（一）序号：按实物排列顺序编号，如1，2，3，4……。

（二）档号：由“全宗号—档案类别代码·年度—保管期限—顺序号”组成。

（三）立档单位：与全宗相对而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。

（四）实物名称：由“时间+单位（地区）+内容+实物名称”组成。

（五）来源单位：颁发或赠送单位通用简称。

（六）形成时间：根据实物的形成、标识、落款等时间来填写。

（七）参见号：指与本件实物有密切联系的其他载体档案的主要档号。

（八）备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。

数字化并上传系统

实物档案入馆应当统一进行数字化备份。根据不同载体类型可采用扫描、拍摄等方法，并对形成图片进行修图。图片的命名规则应与实物档号一致。将实物档案数字化后的图片上传至档案管理系统，实现图片与目录数据的对应。珍贵档案可做仿真件。

编制检索工具

每件实物都应按分类方案著录各项目要素，并将机读目录打印形成纸质实物档案目录，可将不同属类的归档目录订成一本，每一属类前加一不同颜色的纸作封皮。

实物档案目录应逐件按保管期限编制目录（录入时必须保证数据与实体的一一对应）。

实物档案目录封面由全宗名称、全宗号、保管期限、年度等组成。横向A4纸大小(29.7cmx21.0cm）。

装盒、上架

实物档案根据实物形状、规格、质地等不同特征存放于不同类型的档案装具中。按种类及确定的档号分别排放，排列方法应统一，前后保持一致，不要任意变动。较大实物档案，如奖牌、奖杯、字画等，由于规格不统一、无法入盒保管，可贴上标签后放在陈列室专用柜中保管，也可放在特制的装具里或置于展厅。

实物档案存放方式有两种：一是竖放，二是平放。