工程档案与组卷

一、工程资料收集工作的原则

凡办理完毕并能反映与生产、建设、科研、技术、经营管理等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其他载体的），均需进行收集。而事务性、临时性等无查考利用价值的则不需进行收集。

二、什么是基本建设工程档案资料

基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。

三、工程资料的归档范围

目前，工程文件的归档主要参照《建设工程文件归档规GB/T50328-2014（2019局部修订）》，其中涵盖了工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工和验收文件。各个地方的档案管理部门会依据本地的不同状况进行相应的调整。

在组卷归档时，施工单位的文件数量最为繁多。我们在材料进场验收时详细检查质量证明文件，对于有必要进行复试的材料，务必要及时见证取样复试，并取回检测报告进行查漏补缺。因为这些文件后续再去补充会十分麻烦，并且也不符合工程施工的流程。

施工记录文件则包含了施工过程中重要节点的详细施工过程记录，比如工程定位测量记录、地基验槽记录、沉降观测记录等。此外，还有一类非常重要的文件，即施工质量验收文件，主要包含检验批验收质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录等。

四、归档文件的质量规定

1. 凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。

2. 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

3. 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

4. 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

5. 书写规定

（1）书写字迹工整，图样清晰。

（2）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

（3）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

6、书写材料的大小尺寸应规范，装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。

五、工程资料的归档范围

1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2、为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

3、工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

4、设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细账。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

5、购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

六、工程资料组卷的基本原则

（1）建设项目按单位工程组卷；

（2）工程资料应按基建文件、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷，施工资料、竣工图还应按专业分别组卷，以便于保管和利用；

（3）工程资料应根据工程资料的分类进行组卷；

（4）卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而成，一般顺序为:封面、目录、文件部分、备考表封底。组成的案卷力求美观、整齐；

（5）卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。

七、工程资料组卷要求

归档文件务必完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围及文件的质量满足上文的要求。

文字材料按事项、专业顺序排列。文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内，倘若资料材料较少，需放置在一个装具内时，文字材料和图纸材料必须混合装订，其中文字材料排前，图样材料排后。

归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。单位工程档案总案卷数超过20卷的，应编制总目录卷。

八、建设工程资料的组卷方法

工程文件组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。当一个建筑工程由多个单位工程构成时，项目应按单位工程组卷。主要是按照基建文件、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷。案卷排列要具备内在联系，便于档案的利用和查考。

基建文件可根据类别和数量的多少组或一卷或多卷。例如：工程决策立项文件卷、征地拆迁文件卷、勘察及测绘与设计文件卷、工程开工文件卷、商务文件卷、工程竣工验收与备案文件卷；同一类基建文件还可根据数量多少组成一卷或多卷，基建文件组卷具体内容和顺序可参考各地档案馆或公司要求。

监理文件可根据单位工程、分部工程、专业、阶段和数量多少组成一卷或多卷。

施工文件组卷应按照单位工程、系统、专业、阶段来划分，每一专业、系统再按照资料类别顺序排列，并根据资料数量多少组成一卷或多卷。

竣工图应按单位工程、专业进行组卷，每一专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。

九、项目文件组卷的要求

1、项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷

①招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷；

②施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷；

③信息系统开发文件按应用系统组卷；

④设备文件按专业、系统、台套组卷；

⑤监理（监造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；

⑥科研项目文件按科研项目（课题）组卷；

⑦生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

2、卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后。

十、项目案卷排列的要求

1、项目前期文件、项目管理性文件按主题、事由排列；

2、施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定验收排列；

3、信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列；

4、设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列；

5、监理（监造）文件按依据性、工作性文件顺序排列；

6、科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列

7、生产准备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。

十一、工程资料分类原则

按照各单位工程项目先分大类，再分小类。

1、根据工程项目的大小，预先分配一定数量或一片区域的铁皮柜空间；

2、把预留的铁皮柜分配到这个项目的每个单位工程，项目中的每个单位工程至少有一个铁皮柜，根据工程进度及工程规模进行合理逐步增加铁皮柜数量；

3、监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷。

十二、移交资料要求

1、归档工程文件组卷分类必须清楚，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。

2、移交资料类别必须齐全，内容完整。

3、归档的工程文件原则上为原件。没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。

4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。

5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面（297mm×210mm）规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。

6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用二底图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求（一般情况下是折成手风琴的样式）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据。