柜架排放与编号
柜架排放一致，横竖成行；与窗垂直，通风防光；距墙10厘米，行距80厘米，不仅防潮，而且方便管理。
统一编制柜架号、栏格号
编制方法：柜架号按入门处自左到右的顺序编制，栏格号按柜架从上到下依次编制，以便存取档案。
档案的排列存放
档案应按一个全宗接一个全宗的顺序依次集中排列，不得打乱全宗混合排列。特殊档案，如声像、技术图纸等，应按专门的规定排列。
各全宗应按分类顺序排列，不得打乱类别顺序混合排列，排定后应编制库房号、柜架号、栏格号，以便存取。
案卷应竖放，特殊档案（如宽幅面图纸）可平放，但要注意存取方便和防止重压受损。声像档案应按载体材料的特殊要求排放。
档案存放管理
1、编制档案存放位置索引。
2、制作档案代理卡（又称代卷卡）。这种卡片放在移出案卷的空位上，卡片的内容包括案卷名称、档号、去向、移出时间等，以便检查、清点库房案卷和及时催还。
3.建立全宗卷。全宗卷是档案室（馆）在管理一个全宗的过程中把反映该全宗历史情况的文件材料按一定要求组成的专门案卷，它不属于档案的范围，但又要作为档案来管理。其文件材料主要有：该全宗案卷的立卷说明、该全宗分类方案该全宗档案的鉴定报告、该全宗档案的交接凭证、该全宗剔除案卷的销毁清册、该全宗档案的检查记录、全宗介绍材料。
档案库房温、湿度控制
库房内的温、湿度是直接影响档案寿命的环境因素。因此，库房温、湿度的控制与调节是档案保管工作的一个重要部分。
1、温度、湿度对档案的影响。温湿度直接影响档案制成材料的寿命。高温、高湿会使纸张加速老化，纤维素分解，墨水扩散和褪色，利于有害生物生长和繁殖低温、低湿会使纸张的水分结，纤维变硬变脆，强度下降较为适宜的库房温度为14~24℃（+2℃），相对湿度为45%~60%（±5%）。
2、档案库房温、湿度控制的措施。
（1）掌握库房温度、湿度情况，每天要定时做好温、湿度测量记录，注意温、湿度的调节和资料的积累，以便分析其特点和规律，制定科学的管理计划；
（2）库房内应安装温湿度测量仪、去湿机、空调等设备并注意维护；
（3）柜架排放要保持规定的距离,以保证通风；
（4）新修库房应在6~12个月以后才能装进档案；
（5）采用通风设备调节库内温度、湿度。
“八防”措施
1.防虫与防霉。
（1）应设置消毒设备，新档案入库前要消毒和除尘；
（2）定期检查并及时处理虫、霉、尘等有害物；
（3）配备吸尘器，加密封门或过渡门，安装空气过滤器，防止灰尘和有害气体进库；
（4）加强库房周边的绿化和及时排除污染源。
2.防火与防盗。
（1）建立、健全安全制度并坚持贯彻落实；
（2）配备气体消防设施和防盗、防火装置，经常检查并及时排除各种隐患和险情；
（3）加强安全教育和安全意识,培训消防技能，建立消防组织，制定应急方案，一旦发生灾害，积极有效地抢救档案和消灭灾害；
（4）库房内禁止吸烟，忌用明火。
3.防光与防尘。
（1）库房的窗户要少；
（2）在库房窗户玻璃上采取一定的措施，如加设百叶窗、使用毛玻璃、在窗户玻璃上涂刷紫外线吸收剂；
（3）避免自然光源，采用人工光源，选用白炽灯；
（4）正确选择档案库房的地址，不把库房的地址选在工业区、大居民点或繁华的街道上；
（5）档案库房要密闭；
（6）档案库房周围进行绿化，使用空调装置净化和过滤灰尘与有害气体；
（7）做好库房清洁卫生。
4.防水与防潮。
（1）库房内及附近不能有水源；
（2）防止水进入档案库房；
（3）掌握库房内的湿度变化情况，比较库内外湿度；
（4）库内湿度大于库外时，采取抽风、排气、打开库房门窗进行通风或关闭门窗启动除湿机等措施，库房湿度小于库外湿度时采取关闭门窗等措施。
保管状况检查
1.定期检査。定期检查期限不宜过长，一般以半年为宜，最长不超过1年；应勤查勤看，以便及时发现问题和妥善解决。还要定期（以3个月为宜）抽查档案并作好情况记录，以便积累资料，制定科学的管理措施。
2.不定期检查。不定期检查通常是在发生灾害或事故（水灾、火灾、地震、盗窃等）时，及时检查档案受灾、损害情况，并作好检查记录。在检查中发现的问题如不能自己解决的，要及时报告上级主管或有关领导，请求予以解决。
进出档案库房制度
一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入。确实需要非档案工作人员进入库房，如维修库房及设备等，必须有档案工作人员陪同。
档案工作人员进出库房有限制性规定，非工作时间内一般不允许进入库房。库房内不能从事与库房管理工作无关的其他活动，更不能在库房中喝水、吃东西、吸烟。库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。 |
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