档案数量和状况登记

档案登记就是以簿、册、表、单等形式，对档案的收进、移出以及整理、鉴定、保管、利用等情况加以记录，以揭示它们的过程、现状和变化。档案登记是档案统计的原始记录形式，是维护档案的完整与安全的必要手段之一，其形成的数据是档案统计的基础资料。

档案数量和状况登记

1.卷内文件目录与案卷目录。卷内文件目录是对卷内单份文件进行登记，是档案整理工作中的一项编目工作，具有对案卷内文件进行保管和数量统计的作用。

案卷目录是登记每一个案卷标题及其他基本状况的薄册，是统计已整理编目档案的最可靠的基础材料。

2、档案收进登记簿。这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式，主要应用于档案馆和规模较大的档案室，具体形式一般为簿册式。其基本登记以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

3、全宗名册。全宗名册是登记档案馆所保存的每一个全宗的名册，是档案馆统计全宗数量和固定全宗号顺序所用的工具，也是档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

4、全宗单。它是详细登记每一全宗情况的登记形式，主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。全宗单一般为单页式，每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。

5.全宗卡片。它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与《档案成分和数量变化情况报道表》结合使用。

6.档案成分和数量变化情况报道表。此表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。

7.案卷目录登记簿。它是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式，主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。

8.总登记簿。总登记簿登记的内容包括案卷收入、移出和总结三个部分。它与会计部门的总账一样，是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式，主要应用于档案室。

档案状况登记

1.工作日志。工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。一般应包括日期（年、月、日、星期）、时间（上午、下午或具体时刻）、工作内容、工作量与进度、工作中的问题及处置情况、每周或每月的统计、小结等。

2.人员进出库房登记。这是库房管理的一种具体手段，一般采用登记本的形式。登记本一般应放置在库房入口处，工作人员及其他人员每次进出库房均应在登记本上登记。登记项目一般应包括日期、进出库房人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。

3.档案出入库登记。这也是库房管理的一种具体手段，一般也采用登记本的形式。其具体的登记项目一般应包括档案出库的日期、时间（时刻）档号及数量、原因（即用途）、归入日期及时间（时刻）经手人等。

4.档案清点、检查登记。它是对定期或不定期进行的档案清点和检查的情况所作的登记。其登记内容应涉及清点、检查的日期、原因，清点、检查过程所发现的情况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检查的工作人员姓名。

5.档案利用登记簿。它是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。

6.利用者登记卡片。它是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录、备案的登记形式。

7.档案借出登记簿。它是专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种登记形式，档案馆和档案室均可使用。

8.档案复制、摘抄登记。它是专用于对在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式，同时具有提出复制、摘抄申请，履行批准手续和确认复制、摘抄事实的凭据性质。

9.利用效果登记。利用效果登记实质上是档案机构对档案每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查。这种跟踪调查性质的登记，对于档案机构调整、改进自己的工作具有重要意义。