收文处理

收文处理的主要工作程序包括签收、登记、初核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、答复环节。

一、签收

签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记上签字，以表示文书收到。其目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

（一）签收的范围

一般来说，一个单位每天都会收到大量的函件，但并不是所有的函件都需要履行签收手续。需要履行签收手续的主要有以下收文：机要交通送来的机要文件；邮局送来的挂号函件和电报；外机关和部门直接送来的文件材料；本单位领导和工作人员出差带回的文件材料等。

（二）签收的具体操作步骤

签收的具体操作步骤包括以下几个方面：

1.清点。

2.检查。

3.签字。

二、登记

登记就是对收进的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序。

（一）收文登记的范围

一般来说，无论是上级机关的文件还是下级机关的请示、报告，不管有无密级的文件，凡收到的重要文件都应登记。同时，仔细确认不必登记的文件，主要包括：公开的和内部不保密的出版物；一般性的简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等。

（二）收文登记的方法

根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。

（三）收文登记的作用

收文登记是一项极其重要的工作，因为它记录了来文的基本信息，从中可以了解文件的来龙去脉，以便今后查询；还可以据此掌握来文数量和范围，为平时归卷工作和今后整理、归档工作打下基础。

（四）收文登记的具体要求

收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责丝不苟。要做到以下几点：

①登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上；

②在填写收文号时不要空号、重号；

③登记项目不可任意删减；

④书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹，要用钢笔和签字笔；

⑤分清轻重缓急；

⑥如果收文较多，应先登记急件和重要件，一般件稍后处理。

三、初审

初审即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等进行审查核对工作，看其是否规范。这一环节是针对下级来文设置的，目的是把好上行文的质量关。初审的重点包括以下方面。

（一）看来文是否应由本机关办理

有些下级机关，在没有完全了解某级机关的职能的情况下就发来文件，要求帮助解决本级机关职权范围之外的问题，类似这样的来文不应由本机关办理，文书部门初审后，就可以将来文退回发文的下级单位。

（二）看来文是否符合行文规则

看发来的文件是否是按照组织系统进行的，采取的行文方式是否符合要求，是不是必要的行文，是否正确运用了主送和抄送方式等。如果是不符合行文规则的文件，亦可退回发文机关。

（三）看内容是否符合国家法律，法规及其他有关规定

为了建设法制化社会，必须依法行政，而这一点首先要体现在公文当中。如果在初审中发现下级来文的内容不符合国家法律和法规，收文的上级机关就有权向下级机关提出修正的要求。

（四）看来文是否符合程序

如果来文涉及其他部门或地区职权，那么要看发文的单位是否与相关单位进行了协商，是否经过了会签。否则，就会引起矛盾，影响工作的正常进行。

（五）看文种使用和公文格式是否规范

每一种公文都有其使用范围，进行哪项工作，应该使用哪一个文种，文书处理办法都有明确规定。例如：向上级反映情况用报告而不能用请示，请示与报告不能合用，否则就会影响文件的回复，从而影响工作。文件的格式不可缺项，在格式上缺项的公文是不规范的公文，尤其是在办公自动化的条件下，格式不规范的公文会给工作带来很多麻烦。如果发现文种格式不规范的文件，应向下级机关指出，引起其重视，以防再犯类似的错误。这对实现文书工作的规范化有着重要意义。

四、分送

分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求、及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。

分送工作的原则和要求如下：

第一，已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。

第二，来文单位等复木单位询问的文件，如收到的批复，复函或情况报告，报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的、复文就送哪个部门办理。

第三，分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。

第四，要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。

五、传阅

传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件有两种情况：一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。

传阅文件的要求是：

①有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅范围：

②传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控制好传阅时间；

③文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中；

④每份传阅文件都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单，凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。

六、拟办

拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。

拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。文秘人员提出拟办意见时要抓住中心，有针对性，应考虑全面，切实可行，文字表述要简明精练。

（一）拟办的范围

需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只有那些除了阅知之外还需要具体办理的文件，才需要写拟办意见。其范围包括：上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件；机关直属各部门主送本机关的请示性或建议性文件，重要计划、方案、财务预决算等；下级机关主送给本机关的请求性文件；平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性文件，以及涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻和承办的文件。

（二）拟办的要求

拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、合理，并且做到简明扼要。同时，要将拟办意见写在文件处理单。

七、批办

批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。批办通常由单位主要负责人对来文做出批示，这是领导人参与公文处理的重要环节，是领导人行使其职权的过程，也是收文办理中最重要的程序，它决定了文件的最终处理要求，是决策性的办文环节。

批办文件，要求单位领导人认真阅读文件，琢磨拟办意见，提出原则批示意见。批示中要给文件承办部门指明办理原则、应注意的问题和办理要求，做到表态明朗、词义明确，并将批办内容写在文件处理单。

八、承办

承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。承办应严格遵循以下要求。

（一）确认承办范围

部门（人员）接到收文后、首先要确认地吾属干自邑的承办范围，对不属于本单位职权范围或者不宜有本单位办理的文书，应及时退回教版的文秘部门，并说明理由。

通常需承办的文书有：

①上级机关或本机关的方针，政策性文件，有的需向下传达贯彻，有的在本机关内部执行；

②上级领导交办的事项或需要办复的公文；

③来自下级机关的请示或重要的报告；

④平行机关或其他不相隶属机关要求写作的函电、合同等；

⑤人大代表的议案、建议和政协委员的提案。

（二）按批办意见办理

承办部门（人员）收到交办的文书后，应认真阅读，掌握它的内容、发文意图及领导的批示意见，按照批办意见认真组织办理，不得自行其是或者寻找理由推诿。但当遇到批办意见与实际情况不一致，或随机出现了新情况而不能按批办意见执行时，可以请示后按批示意见办理；情况紧急的，可在一定的条件下采取相应措施。两个或两个以上部门联合办理公文时，被定为牵头单位者应担负起主办责任，并负责将有关单位提出的意见归纳整理，报请本单位领导审批。协办单位要积极配合。

（三）及时、迅捷办理

任何文书都具有时效性，对需要承办而本身没有明确规定办理时限的文书，承办人员应根据其性质与重要程度及以往惯例确定办理的时限；对于紧急文书，应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。通常，特急件应随到随办，尽快在当时或在一日之内办理完毕；急件原则上也是随到随办，最迟不超过三天；对于限时完成的文书，必须在限定的时间范围内办理完毕，不能延续。

（四）依据规章办理

承办中应遵循有关的方针政策和法律法规，依据惯例及实际情况办理。同时，承办工作要实行岗位责任制，对文书承办人员明确职责，提出具体的要求与指标，做到目标明确、各司其职、权责相符、赏罚分明，以保证承办工作准确、及时、安全地完成。凡被指定为牵头单位者，具有主办责任，但不得独自行事，而应在法定职权范围内召集会议，组织协调，并负责将有关单位提出的意见归纳整理，拟写办理意见。

（五）签注文书的承办结果

为了日后查考文书承办的过程、方式、结果以及承办的责任者，便于维护正常的承办工作秩序，防止出现重复办文的现象，需简要注明文书的办理经与结果。包括：发文承办的，注册复复文号、复文日期；会议承办的，注明会议名称，会议时间、议定事项；电活回复的，注明时间、地点、人员，主要内容；当面解决的，注明时地点、解决的方式与方法以及措施与结果等。

在文书办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在文件处理单上填写承办的经过与结果，并应填写承办人姓名与日期，以备目后查询。

九、催办

催办即文书人员或有关部门对需要承办的文书进行检查督促的工作。它是文书处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误、加快文件运转的有效措施。

（一）催办的范围

上级机关来文要求及时回复的；平级机关与本机关联系工作、商洽事务需要复文的；下级机关送本机关的请示需要批复的。

（二）催办的形式

1.电话催办。

2.信函催办。

3.催办卡（单）催办。

4.登门催办。

5.会议催办。

6.简报催办。

（三）催办的要求

紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并随时或者定期向领导反馈办理情况。

与此同时，对有明确办理时限的批办件，催办部门应在到期前三个工作日向未办理完毕批办件的承办部门发送催办单，提醒承办部门按时办结；对未明确办理时限的批办件，催办部门应根据情况的轻重缓急，不定期发送催办单或电话催办。

优办部门应定期向领导报告催办结果，写明催办公文运行的具体环节、每个环节的完成情况及时间、未及时办理的原因等。

催办还应有工作记录：通过发催办单催办的，应留存工作底单；通过电话催办的，应备有电话记录。

十、注办

注办也称查办，即由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明。这项工作应由承办部门或承办人完成。

公文注办一般包括以下内容：

①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；

②需要办理复文的文件，办理完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；

③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人主要内容等，并由承办人签字；

④不需要复文的文件要注明“已办”“已阅”“已摘记”等字样。

十一、答复

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。